社内に散在するデータを「チカラ」に変える――DX時代、新しいビジネスを生む“情報活用戦略”とは

[PR／ITmedia]

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　DXが広く浸透し、組織規模や事業内容にかかわらず、多くの企業が新しいビジネスの創出を目指してさまざまな取り組みを推進している。

　もちろん、何かアイデアがあれば、すぐに新しいビジネスが始められるというわけではない。AIなどの先端技術が、自動的に価値を創造してくれるわけでもない。これまで積み重ねてきた知見やノウハウに、データやテクノロジーの力を掛け合わせて新たな価値を発掘するというDX本来の意味を理解した上で、地道な努力が欠かせない。

　そこで課題になってくるのが社内のデータだ。新規ビジネスの創造には、社内にあるさまざまな情報を分析し、自社が得意とする領域や新しい可能性のあるところを探す必要がある。しかし、そうしたデータやファイルがキレイにまとまっていることは少なく、たいていは個人のPC内で放置されていたり、ファイルサーバの奥深くにひっそり格納されていたりすることが多い。まず、こうしたファイルを参照・活用できる状態にすることから始めるのが望ましい。

　かと言って、巨大なデータレイクを構築して全従業員に情報を集めさせるという方法が最適とは言えない。ファイルを整理するという新しい負担は、DXの重荷になってしまう可能性が高い。そこで、従業員に負担をかけずに社内にあるさまざまなファイルを参照できる状態、普段通りの業務のまま自動的に情報が管理できている状態にすることが重要だ。

　DXのためのデータ／ファイル管理の仕組み、ビジネスを成長させる“情報活用戦略”の第一歩について解説しよう。

アイデア創出？　トレンド分析？　DXの第一歩目とは

　DXの推進には、どのような要素が必要だろうか。優れたアイデアを創出するチームや環境を整えることが大切だ。市場トレンドや競合の動向といった外部の情報を収集・分析することも欠かせない。そして何より、自社の強みはどこにあるのか――経験や勘ではなく、正しく自社を分析できる確固たる証拠＝データが必要だ。

　しかし、DXに役立つデータというものは、たいていが社内に散在しているものだ。個人PCのExcelファイルであったり、ファイルサーバの奥深くにしまい込まれたドキュメントであったり、場合によってはデータ化されていなかったりするものもある。これらをイチから整理しなければならないのが、DXの最初の大きなハードルと言える。

　「DXでは、新しいテクノロジーを積極的に採り入れ、デジタルの視点でビジネスを変革することが重要です。そして現場から経営層まで全社的に、活用するためのデータを整備することも同時に進める必要があります。しかし、通常の業務で忙しいにもかかわらず、データの収集・整理にも負担をかけるのは適切とは言えません」と、さまざまな企業の経営戦略や事業開発に関わり、現在はファイルフォースで執行役員 COO（最高執行責任者）を務める竹田健祐氏は述べる。どんなに理想的な情報管理の姿があっても、経営者の想いだけで進めるのではなく現場の現状を理解し、最適な形を選ぶべきというのが竹田氏の主張だ。

竹田健祐氏

ファイルフォース株式会社 執行役員 COO。兼松株式会社、ボストン・コンサルティング・グループ合同会社を経て、株式会社J-オイルミルズの経営会議メンバー・エグゼクティブフェローとして全社戦略や新規事業開発、DX推進を統括。2023年7月に国産クラウドストレージを手がけるファイルフォースに参画し、営業・マーケ部門を管掌している。

　例えば、これまで個人PCのファイルで自分の業務を管理してきた従業員が、「今日から全てのファイルはここに入れてください」「各フォルダには決められたファイルを新しいフォーマットで正しく格納してください」などと指示されても困惑してしまうし、複雑な管理方法を完全に順守することは難しい。新しいツールの使い方を覚えてもらうにも大きな教育コストがかかることになる。

　こうした負担を避け、データ活用から新規事業の創出を支援するコンサルティング事業者などにアウトソースすることも可能だ。しかし竹田氏は、新しいビジネスを創出する際に重要なのは多くの新規事業の種に対してアジャイル（機敏）にトライ＆エラーを繰り返すことであり、コンサルタントに依存しスポットでの数件の種に注力する体制では成功確率が小さくなると指摘する。アウトソーシングには潤沢な予算も必要なので、なかなか捻出できない企業も多いだろう。

「情報基盤」の整備で負担軽減？　そのワケとは

　そこで目指したいのは、負担の小さな情報基盤――深く考えたり手を動かしたりしなくても、全社の情報が管理されている状態を達成することだ。これまで通り日常の業務情報はしっかりと記録した上で、その情報にアクセスしやすく、必要なときに検索しやすい仕組みを設けることである。

　使い方についても、変更は最小限にとどめ、これまで通りに作業すれば情報を収集できる状態が望ましい。新しいツールやソフトウェアが不要で操作性も変わらなければ教育コストが肥大することもなく、ヘルプデスクが対応に追われることもない。

　もちろん情報基盤であるから、運用・管理を担うIT部門にとってもメリットが欲しい。さまざまなファイルの操作ログを取得でき、バージョン管理まで可能となれば、日々の管理業務やトラブル対応などに役に立つ。遠隔バックアップに対応していれば、BCP対応としても効果的だ。

　「DXに集中するチームを創設するとしても、他のスタッフは今まで通りに業務を遂行し、プラスαとして使い勝手が良くなる情報基盤が理想です。例えば情報を共有するとき、いちいち共有フォルダにファイルをアップロードして関係者にメールで通知するという面倒なプロセスが不要になれば、業務を効率化できます。IT部門にとっても、サーバの運用や保守管理などの業務負担が減れば、DXに欠かせない新しいテクノロジーの活用に集中できるようになります」（竹田氏）

　経営者も情報基盤の検討や導入へ積極的に取り組むメリットがある。近年はサイバー攻撃やマルウェアによって機密情報が流出したりデータが暗号化されて業務が停止したりする被害が頻発しており、これは企業経営上の大きな問題になっている。データやビジネスを守れる情報基盤を築くことで、有効なサイバーセキュリティ対策につながる。

日本企業のニーズを深くとらえる　国産クラウドストレージの強み

　こうした役割を果たす情報基盤となるのが、ファイルフォースが提供する国産クラウドストレージ「Fileforce」だ。日本企業のニーズにマッチしたクラウドストレージとして注目されており、竹田氏が主張するDXに必要な要素を備えている。

　Fileforceは、従来と同じようにフォルダやファイルを扱うだけで、自動的にクラウドストレージを利用できるようになっている。PCの操作や挙動が大幅に変化することはなく、ローカルドライブにファイルを保存していると思っていたら、実は安全なクラウドに格納されていた――といった具合だ。竹田氏がファイルフォースにジョインしたときも、誰に操作を教わるでもなく、自然に利用できたという。

FileforceをWindowsのエクスプローラーから使う場合のイメージ

　独自の仮想ファイルシステムは、暗号化されたキャッシュデータを活用してファイルの高速表示を可能にしている。また、エクスプローラーから利用でき、ローカルドライブと同じようにファイルを保存・閲覧・編集できる。Microsoft 365ともシームレスに連携し、ファイルをローカル環境にダウンロードせずにオンライン上でスムーズに編集したり、複数のユーザーで共同編集したりすることも可能だ。

日本企業の特性にフィット　管理者がうれしい機能とは

　Fileforceは管理者にとってもメリットがある。オンプレミスのファイルサーバからクラウドストレージに移行する際に、アクセス権限が課題になることは多い。細かなアクセス制御を行っていたが、それをクラウドでは再現できないという問題だ。ポリシーをサービスに合わせて“意訳”する必要があり、設定を間違えたり新しい問題が発生したりするケースも多い。

　Fileforceは、日本企業の特性に合わせた細かなアクセス権限を柔軟に設定でき、従来型のファイルサーバから移行しやすいというメリットがある。データをダウンロードさせない、共有アクションを制限する、GPSで位置認証を行うなど、クラウドならではの新しい制御も可能なので、より安全で利便性の高いファイル共有が実現するはずだ。

　「バージョンファイルは世代数の制限なく60日間保存され、作業中の誤操作による上書きやエラーなどが発生しても、バージョンファイルからデータをすぐに復旧できます。ランサムウェア対策機能も標準搭載しています。データ保護やビジネス継続性という観点でも、Fileforceによって情報管理を大幅に強化することが可能です」（竹田氏）

情報の“ハコ”を新たな“チカラ”に変える

　Fileforceでは、直近の開発計画としてAI技術を活用した「SmartFolder™（スマートフォルダ）」の提供を予定している。大まかには、フォルダへファイルを保存するだけで自動的に内容を分析してタグ付けする。そのタグを利用してさまざまな目的で検索が可能になるという機能だ。

SmartFolder™のサンプルイメージ

　例えば電子帳簿保存法では、帳票の保存要件の一つに「日付や金額の範囲指定で検索できる」という項目がある。AIでドキュメント内の日付や金額を判別してタグ付けすれば、この要件を満たせるというわけだ。過去の書類を分析して最新の書類見本を生成したり、アクセス数が多い営業資料を見つけて参考にしたりと、さまざまな業務に活用できる。

　ファイルフォースは「『ハコ』を『チカラ』に変える™」というミッションを持って、サービス開発に取り組んでいる。「小規模な組織ですが開発スタッフの割合が多く、日本市場・日本企業に適した機能や技術の創出に注力しています。ほとんどの企業の業務のベースであるファイルを軸にした業務改革や価値創出を、当社のサービスを通じて実現し、ユーザー企業の成長を支える情報基盤としてFileforceを進化させていきたいと考えています」と、竹田氏は締めくくった。