ビジネスマナーの基本の基「メールはスピードとクオリティ」:注意点(2/3 ページ)
ビジネスメールはスピードとクオリティが大切です。「件名」と「要約」で相手に伝えたいことが簡潔に分かるようにすることを心掛けましょう。
ビジネス上の要件でメールを送る時の基本ルール
ビジネス上の要件でメールを送る時の基本ルール
(1)必ず1行目に宛名を書く
プライベートのメールでは、1行目から「元気?」などの書き方をしてしまいますが、ビジネスメールではそれはNGです。まず1行目に相手の宛先を書きましょう。
書く内容は「社名+部署名」で改行して「役職+相手の名前+様」です。
相手の名前は苗字だけでもかまいませんが、姓と名を書いたほうがより丁寧に感じます。
(2)宛名の下に挨拶を入れる
通常のビジネスレターのように、丁寧な時候の挨拶(あいさつ)などは不要です。「お世話になっております。」程度の簡単な挨拶を、宛名のすぐ下に入れます。
(3)自分の名前を入れる
これはビジネスレターとは違うルールですが、挨拶を書いた後に「×社の×です」と書くことが多いです。手紙の場合は、誰から来たかをまず確認できますが、メールの場合は、メールアドレスだけでは分からないケースも多いので、このようなルールができました。
(4)件名はそれだけで内容が分かるようにする
よく件名を「ご連絡」などのように、内容のわからないものにする人がいますが、これはスピード優先のビジネスにおいてはルール違反に近い行為です。「6月度部門横断ミーティングのご連絡」などのように、内容が分かるように書きましょう。
(5)メールは1往復半で終わらせる
これは少し高度なルールですが、メールは、「発信→返事→それに対する返事・お礼」の1往復半で終わるのがベストです。何度も行き来すると、ビジネスのスピードも品質もどんどん落ちてしまいます。
最初のメールの内容に、相手に答えてほしい内容、伝えたい内容がすべて入っているかどうかが重要です。ここがきちんとしていないと、「1つの質問に1つ答えてもらい、その次の質問をまた投げて、また返してもらう」というような、チェーンメールになって行きます。ビジネスをきちんと進めるために、この少し高いルールをクリアできるようにしましょう。
関連記事
- ビジネスマナーの基本の基「電話連絡は簡潔に」
ビジネスパーソンにとって電話とメールはもっとも日常的なビジネスツール。そこには当然、社会人として守るべきマナーがあります。今回は、電話応対の基本的マナーと注意点を紹介します。 - 「言い間違い、聞き違い」をなくすために、パイロットは何をしているのか
パイロットは飛行機を操縦し、お客さんを運ばなければいけないので、スタッフとのコミュニケーションにエラーが生じてはいけない。ミスをなくすために、彼らはどんな教育を受けているのか。JALでパイロットの“先生”をしている人に話を聞いたところ……。 - なぜ給料が二極化するのか? 年収200万円と800万円の人
景気低迷の影響を受け、給料は下がり続けている――。そんなビジネスパーソンも少なくないだろう。では、今後10年間はどうなのか。リクルートで働き、中学校の校長を務めた藤原和博さんに「10年後の給料」を予測してもらった。 - 出世した人、出世しそうな人に共通する“断崖絶壁法”とは
夏のボーナスが支給され「何を買おうかなあ」と考えている人もいるのでは。年齢や環境によってお金の使い道は変化しますが、経営者や役員など、出世された方々は若かりしころにお金をどのように使っていたのでしょうか。
関連リンク
Copyright (c) INSIGHT NOW! All Rights Reserved.