紙の契約書があなたの会社に与えるリスクを知っていますか？：え、大丈夫！？

これまで業務の中心であった紙文書でのやり取りを電子化する「ペーパーレス」が叫ばれて久しいが、いよいよその潮目が変わろうとしている。そうした状況を後押しするサービスとは……？

[PR／ITmedia]

　これまで業務の中心であった紙文書でのやり取りを電子化する「ペーパーレス」が叫ばれて久しいが、いよいよその潮目が変わろうとしている。2019年の国会で「デジタルファースト法案」が議論されていて、これが実現すれば一気に日本のビジネスでのデジタル化が進むからだ。

　なぜ紙がダメなのか。ここでは契約書を例に説明しよう。もしかしたらあなたの会社でもまだ紙ベースの契約書を使っているかもしれないので、自分の仕事に置き換えて考えてほしい。

　まず、契約書の数が膨大になると、そもそも書類を見つけ出すのが大変である。特に世界中にオフィスがある企業であればなおさらだ。当然、保管するスペースも無駄にとられてしまう。会社の管理部門にどんどん書庫が増えていく光景を目にする人も多いだろう。

　次に、契約内容ごとに管理できていないケースがほとんどだ。例えば、「2018年　営業部門」など、時期と部門別に管理することはあるだろうが、実は他部門でも似たような契約内容が存在することはある。部署を超えてその紐づけができていないのである。

　最後に、ガバナンスの問題である。契約期日を自動更新することは一般的だが、ものによっては契約を見直し、終了しなくてはいけないのに、紙で煩雑に管理しているためにそのチェックを忘れ、契約を更新してしまったという話をよく聞く。これは企業のガバナンスおよびリスク管理の観点からあってはならないことである。

契約内容が全文検索できる！

　こうした企業の負荷を下げ、予期せぬリスクを防ぐために、うるるBPOが提供するのが、契約書をデジタル化するスキャニングサービスである。その特徴は以下の通りだ。

　（1）手ざしスキャンした書類に内容ごとにメタデータを作成するので分類ができ、検索が可能になる

　（2）OCRのオプションをつければスキャンしたイメージ情報をテキスト情報に変換できるので全文検索も可能に

　（3）契約の自動更新の前に担当者にアラートメールを飛ばすことができる

　（4）もちろん電子データなのでスペースはとらない

　なお、契約書の作成から締結、保管、検索、決済機能などを提供する弁護士ドットコムの「クラウドサイン」をサービスのエンジンとして実装している点も見逃せない。

うるるBPOのスキャニングサービス概要

うるるBPOが選ばれるワケ

　もちろん、こうした書類スキャニングサービスはほかにも存在する。しかしながら、「経験」と「セキュリティ」の面でうるるBPOが選ばれることが多いのだ。

　同社はBPO（Business Process Outsourcing）サービスで、取引社数4490社、受注件数2万4477件（2018年12月末日時点）の実績を持つ。中でもスキャニングサービスは他社に先駆けてサービス化してきており、経験は豊富だ。契約書というセンシティブな内容を対象にすることもあって、経験に裏付けされた信頼度から大手企業の引き合いも多い。

　08年にはプライバシーマークの付与認定など、セキュアな環境でサービスを提供する。これまでも大きな事故はなく、信頼性の高いサービスを維持し勢いよく売れ続けている。

　その表れが事業規模の拡大だ。これまで専用機約100台でスキャニングを行っていたが、さらに強化すべく19年4月1日にスキャニング特化のBPOセンターを徳島県小松島市にオープンする。同センターではよりセキュアな環境を用意して、顧客のさまざまなニーズに対応していく。

2019年3月11日時点の徳島BPOセンター内の様子

　あなたの会社に積み上がっている紙の契約書、このままでは問題だと思うのであれば、まずはうるるBPOに相談するところから始めてみてはいかがだろうか？

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