属人化のワナにご用心 その人しか分からない特別な業務：その作業ムダムダ（4/5 ページ）

その仕事を理解できているのは一人だけになってしませんか。「私にしかわからない特別な業務」とは「属人化の甘い罠」にととらわれているにすぎません。

[元山文菜，ITmedia]

　まずは業務棚卸表を使って自分がやってきた業務を言語化して目に見えるようにしてください。業務棚卸表の作り方はいろいろありますが、下の図を参考にしてください。

（1）大分類と中分類を書き出してみる

　1年間の流れを順番に思い出しながら大分類と中分類を書き出していきます。

　その業務が扱う対象（「顧客管理」など）や業務内容（「商品企画」など）を簡単に表現するイメージです。大分類の数は、大体７〜10分類くらいになることが多いのですが、大分類と中分類の区別がわかりづらいという人は、大分類だけ書き出して小分類（作業手順）を書き出しても大丈夫です。

（2）中・大分類に含まれる小分類（作業手順）を書き出してみる

　小分類はできるだけ、手順通りに並べてください。

　「顧客データの入力」や「企画書を作成する」など、作業内容が具体的にイメージできる表現にすることがのぞましいです。

　発生サイクル（日次・週次・月次など）の異なる業務や、難易度（思考中心の業務、作業中心の業務）の大きく異なる業務が出てきた場合「企画書案を作成」「企画書をPowerPointにする」などのように分割して書いてみてください。

　ここでは、どれくらい細かな業務まで書き出すのか悩んでしまうかもしれませんが、数年前に一度きりしかやったことのない業務や、ある一部の場合にしかやらないようなイレギュラーすぎる業務は省いて大丈夫です。感覚として全体の8割以上ある標準的な業務を対象としてください。

（3）利用ファイルや利用システムも入れてみる

　業務ごとに使っているExcel・Wordファイルなどの利用ファイルや、使っている業務システムを入れてください。ムダな転記が起こっていたり、同じようなファイルなどを知るきっかけになります。