「AIでマニュアル作成」だけで終わらせない！ スライド作成＆共有のAI活用Tips集：その悩み、生成AIが解決（2/2 ページ）

新入社員への研修やリソースの共有をスムーズに進めるうえでも、生成AIが役立つ。今回は、業務マニュアルの整備や研修資料の作成、資料の共有などに役立つ活用方法を紹介しよう。

[酒井麻里子，ITmedia]

マニュアルや関連資料を集めたチャット付き資料集を作る

　せっかくマニュアルを作成しても、なかなか読んでもらえないという問題も起こりがちだ。また、メインのマニュアル以外にも複数の資料を参照する必要がある場合などは、必要な情報を見つけ出せずに結局、人に聞かざるを得ないという状況も発生するだろう。

　必要な情報にすぐにアクセスしたい新入社員側と、それをサポートする側の双方の負担を減らすためにも、必要なリソースは見つけやすい状態で集約しておきたい。そういった場合は、「NotebookLM」を活用したい。

　個人のGoogleアカウントでも無料で利用でき、最大50人のユーザーと共有可能だ。また、組織向けのGoogle Workspaceが利用できる環境なら、より高度な機能を備えた「NotebookLM Plus」を利用できる。

　情報源として集約するソースには、PDFやGoogleドキュメント、Googleスライドなどを指定できる。また、WebページやYouTubeのリンクを追加することもできる。

新規のノートブックを作成した後、集約したい資料を追加していく。なお、Wordファイルには対応していないため、PDFに変換してからアップする必要がある

　中央のチャット欄に知りたいことを入力すれば、元の資料の該当箇所へのリンクがついた状態で回答が出力される。ChatGPTなどの回答とは異なり、追加した資料の内容だけに基づいて回答が行われるので、誤回答のリスクを抑えられることも強みだ。

追加した資料だけに基づいて回答が行われる。回答内のリンクをクリックすれば、元の資料の該当箇所を見ることも可能だ

　チャットの回答は「メモ」に追加することで保存できる。メモの内容は共有相手の画面にも反映されるので、重要なメモや必ず読んでほしいものを追加しておくとよい。

　最後に、共有ボタンから共有したいユーザーのGoogleアカウントを追加すれば、相手も同じチャットを利用できるようになる。

　資料に基づいたカスタムチャットを作成できるツールには、ChatGPTのGPTsなども存在するが、こちらはユーザーが元資料にアクセス可能な形でのチャット共有ができない。社内のリソース共有を目的に利用するなら、元の資料をすぐに確認できるNotebookLMのほうが利便性が高いだろう。

　新人教育にAIを活用することで、教える側と教わる側の双方の負担を減らすことができる。さらに、必要なリソースにスムーズにアクセスできる環境を整えることで、新入社員が自ら学びやすくなるといった効果も期待できるだろう。