若手社員「会社にかかってきた電話を早く取りすぎるのは失礼？」 電話・メール対応の基本を確認（3/3 ページ）

電話やメールの対応の基本について、数多くの社員研修で講師を務める株式会社Niesulの神野沙樹社長に話を聞いた。

[ITmedia]

――ビジネスでは「即レス」が重要だと言われますが、それはなぜでしょうか？

　「即レス」が推奨されるのは、主に2つの理由からです。まず、相手目線で考えると、メールを送った側は「無事に届いただろうか」「いつ返事が来るだろうか」と不安に思っています。迅速に返信することで、その不安を解消してあげることができます。

　自分目線では、生産性の向上につながります。「後で返そう」とメールを放置すると、他のメールに埋もれて返信漏れの原因になりますし、もう一度メールを読み返す手間や時間のロスにつながります。見た時に処理をすることが、仕事を効率的に進めるコツなのです。

――最後に、ビジネスマナー全般において大切にすべきことを教えてください

　ビジネスマナーは「形」と「心」の両方がそろって初めて意味を成します。いくら完璧な敬語を使っていても、無表情ではおそらく相手は良い印象を持たないでしょう。

　大切なのはマナーの正解を探すことではなく、「どうすれば相手に心地よく過ごしてもらえるか」「どうすれば喜んでいただけるか」という視点を持つことです。心が伴えば、仮に少し形が間違っていたとしても、相手に不快感を与えるような大きな失敗にはつながらないでしょう。

神野沙樹さん（本人提供）

神野沙樹

ニースル社労士事務所／株式会社Niesul代表　社会保険労務士

大学卒業後、機械メーカー、コンサルティング会社を経て2010年に起業。

社労士として会社の組織活性に携わる傍ら、年間100回を超える講師業を実施。

双方向のやり取りの中で気付きを生む研修に定評がある。

著書に『「社会人になるのが怖い」と思ったら読む　会社の超基本』

相手に不快感を与えないように注意しよう（出所：ゲッティイメージズ）