確認、問い合わせ、督促……労務担当者を疲弊させる「名もなき業務」 DXが進んでも解決しないワケ：SmartHR調べ

労務担当者の約半数が、1日3回以上業務を中断させられている──SmartHR（東京都港区）の調査で、問い合わせ対応や督促といった「名もなき業務」が、日常的に業務を分断している実態が明らかになった。

[季原ゆう，ITmedia]

　近年、多くの企業で人事労務領域のDXが加速し、手続きのペーパーレス化やクラウド化が標準となりつつある。しかし、現場では、システム導入後も管理部門の業務負荷が軽減されないという課題が散見される。その要因の一つが「従業員とのやりとり」「問い合わせ対応」「周知・督促」といった、人事労務における「名もなき業務」の存在だ。

　SmartHR（東京都港区）が実施した調査によると、通常期において、労務担当者が問い合わせ対応や督促などの急な対応で業務が中断させられる回数は「1日3回以上」（49％）だった。繁忙期では、7割に上った。

バックオフィスを疲弊させる「名もなき業務」実態調査を実施（画像はイメージ、出典：写真AC）

急な対応で業務を「中断」せざるを得ないことが、1日当たり平均何回程度あるか（出所：プレスリリース、以下同）

マニュアルがあるのに問い合わせる理由　担当者と現場で乖離が

　労務担当者が受ける問い合わせのうち、8割超がマニュアルや規定を見れば分かる内容だったという。マニュアルがあるにもかかわらず、問い合わせする理由について、担当者は「（従業員が自分で）調べること自体が面倒」（58％）と予想する声が最多となった。

　一方、従業員側からすると「記載内容が分かりにくい」（41％）や、「マニュアルの所在が分かりにくい」（31％）といった理由が多く、情報の伝達方法や整備状況に課題があることがうかがえる。

マニュアルなどがあるのに従業員が問い合わせをしてくる理由／問い合わせをする理由

　問い合わせや督促など、業務上のやりとりに費やす合計時間について、通常期で31％の担当者が1日1時間以上時間を割いていることが分かった。繁忙期においては60％に達した。

業務上のやりとりについて費やす時間

　労務担当者の約6割が、店舗や工場などで社用PCを持たない従業員とやりとりを行っていた。伝達手段については「現場責任者への口頭伝達／中継依頼」（69％）が最多となり、「個人の携帯電話」（30％）が続いた。

普段どのように「会社と従業員菅」でやりとりしているか

　社用PCを持たない従業員との業務上のやりとりについて、83％が「一人とやりとりするだけでも時間と手間がかかる」と課題に感じていることが分かった。また「本人に伝達事項を確認・理解できたか把握できない」と感じている割合も8割超となった。

会社支給のPCを持たない従業員との業務上のやりとりについて課題に感じることはあるか

　SmartHRは「企業における人事労務DXは、手続きのペーパーレス化や入力作業の削減といった『点』の効率化には成功している。一方、その前後で発生する従業員とのコミュニケーションという『面』の効率化においては、大きな課題がある」とコメントした。

　調査は、労務管理システムを導入済みで、従業員数51人以上の法人に勤務している経営者・役員、会社員かつ「労務管理業務にメインで従事」、または「バックオフィス業務に従事していない従業員」かつ、社内での問い合わせを1年以内に経験したことがある1790人を対象に実施した。調査期間は2025年12月19〜22日。