Zoom AIの本当に役立つ便利機能「3選」 有料プランを無駄せず、使いこなす方法は？：その悩み、生成AIが解決

[酒井麻里子，ITmedia]

連載：その悩み、生成AIが解決

アイデアが浮かばない、こんな無駄な作業なくしたい――。ビジネスパーソンを悩ませる日々のさまざまな困りごと、ChatGPTに聞いてみませんか？　ITジャーナリストの酒井麻里子氏がプロンプトの書き方を伝授します。

Q．ZoomにAI機能のメニューやアイコンが表示されますが、機能の違いやどんなときに使ったらいいかが分かりません。

　Zoomの有料プランユーザー向けに提供されているAI機能群「Zoom AI Companion」では、さまざまなAI機能が利用できる。

　しかし、機能が多すぎてどれを使えばいいか分からない、違いが分からないなどの理由で、結局使わないままという方もいるかもしれない。そこで今回は、ZoomのAI機能から、日常業務ですぐに役立つ3つの機能の活用方法を解説する。

著者プロフィール：酒井麻里子（さかい・まりこ）

ITジャーナリスト／ライター。生成AIやXR、メタバースなどの新しいテクノロジーを中心に取材。その他、技術解説やスマホ・ガジェットなどのレビューも。著書に『趣味のChatGPT』（理工図書）、『先読み！IT×ビジネス講座ChatGPT』（共著・インプレス）など。Yahoo!ニュース公式コメンテーター。株式会社ウレルブン代表。XRと最新テクノロジーのWEBマガジン「TechComm-R」運営。

【便利機能（1）】「自分用メモ」で、文字起こしを見ながらメモを取る

　「自分用メモ」は、会議中に手元でメモを取れるツールだ。画面右上のメモアイコンから「メモの作成を開始」をクリックすると専用のウィンドウが開く。

会議画面右上のペンアイコンをクリック。「文字起こし」にチェックを入れて開始する（筆者によりスクリーンショット、以下同）

　文字起こしを有効にしている場合、画面上部にリアルタイムの文字起こしが表示され、下部には自分で入力できるメモ欄が表示される。会議中に発言内容を確認しながら、気になった点や自分の担当タスク、後で確認したいことなどを書き込める。

　この文字起こしやメモは自分だけに表示され、他の参加者からは見えないので、思い付いたことを自由にメモできるのも、この機能のいいところだ。

　通常の会議メモでは、発言を書き留めることに意識を取られがちだ。しかし「自分用メモ」で文字起こしを表示しておけば、発言内容の記録はAIに任せ、自分は「これは後で確認したい」「次回までに対応が必要だ」といった気付きに集中できる。

文字起こしと手入力のメモを、1つのウィンドウで扱えるのが便利

　会議終了後は、文字起こしと自分のメモを統合した要約が作成される。ワンクリックで内容のダイジェストを取得したり、サイドパネルのチャットに指示して要約を修正したりすることも可能だ。

会議後に自動で「ハブ」画面が開き、文字起こしとメモをまとめた要約が自動で生成される

　そして、この機能の便利なところは、Zoom会議以外の場所でも使える点にある。Zoomのホーム画面から「自分用メモ」をクリックすれば単独で起動できる。マイク音源だけでなく、PCのシステム音声も認識できるので、イヤホンを使っていてもブラウザや外部アプリの音声を文字起こしできる。もちろん、マイク音声を拾って対面の打ち合わせで使うことも可能だ。

　専用の文字起こしツールを別に契約するほどではないものの、他のWeb会議ツールや動画などの音声をテキスト化したいという状況で重宝する。

【便利機能（2）】AIに質問して、会議中に後追いで情報を把握

　会議中の情報把握に役立つもう一つのツールが、ミーティング内での質問機能だ。会議中にホストがAI Companionを開始すると利用可能になり、参加者はサイドパネルから会議内容について質問できる。

ホストが、画面右上のAIアイコンから「AI Companion」を有効化する

　回答には会議で話された内容がリアルタイムに反映されるので、うっかり聞き逃したことを確認したり、込み入った話をしているときに頭の中を整理したりするときに役立つ。自分の参加前から機能が有効化されていれば、遅れて参加した会議のこれまでの流れもすぐに確認できる。

参加者は右上のAIアイコンからAI Companionのパネルを開き、リアルタイムで質問できる

　質問と回答は自分だけが見られるので、わざわざ発言して聞くほどではない、聞きづらいことなどを自分の手元で確認できるのがメリットだ。

【便利機能（3）】会議の記録から書類を完成させる

　会議後の議事録作成で役立つのが「文章作成支援」だ。サイドメニューの「ドキュメント」→「文章作成支援」から作成できる。

AI Companionを有効にしている会議なら「文章作成支援」から会議内容を取得して、任意の形式の文書として仕上げられる

　ここでは、Zoomに記録された会議の文字起こしや概要を基に文書を作成できる。入力欄の「＋」から、過去の会議をソースとして選択し、入力欄で書類のまとめ方の方向性を指示して送信すると、文書の生成が開始される。一覧からテンプレートを選んで追加することも可能だ。

生成された書類に追加指示をしたり、手入力で情報を追加したりしてブラッシュアップできる

　作成後の文書に対してチャットから修正指示をしたり、手動で修正や追記をしたりすることもできる。

　なお、先述の「自分用メモ」を使用したときにミーティング後に表示される要約をベースに議事録を作ることも可能だ。ただし、この「文章作成支援」から作成する方法の方が細かい指示がしやすいことや、自分用メモを起動していなかった過去の会議からも作成できる点が強みとなる。

　従来であれば、会議の文字起こしをダウンロードして、ChatGPTなどの外部のAIに渡して指示をして議事録化する作業が必要だった。それに比べ、Zoomのアプリ内でシームレスにに完結するのがメリットだ。

　Zoom AIには他にもさまざまな機能が用意されているが、必ずしも全てを使いこなす必要はない。まずは自分の作業がすぐに楽になるものから選んで使ってみるとよいだろう。

　今回取り上げた3つの機能は、会議中の情報把握から記録・集約、そしてアウトプットまでの一連の流れをスムーズにしてくれる。日々の会議が多いほど効果を実感できるはずだ。