「謎マクロ」「複雑すぎる関数」 営業事務を苦しめるExcel属人化の実態とは？：NTTデータビジネスブレインズが調査

[季原ゆう，ITmedia]

　「誰が作ったExcelか分からない」「担当者が休むと業務が回らない」──営業事務の現場では、日常的に使われているExcelやスプレッドシートの属人化が課題となっている。

営業事務のExcelが属人化している（画像はイメージ、出典：写真AC）

　NTTデータビジネスブレインズ（東京都港区）の調査によると「誰が作ったか分からない謎のマクロ・複雑な関数」の解読や修正に苦労した経験がある人は64.2％だった。また、前任者が作成した「マニュアルのないファイル」を使い続けている人は62.1％となった。

誰が作ったか分からない謎のマクロ・複雑な関数に苦労した経験（出所：プレスリリース、以下同）

マニュアルのないファイルを使い続けている状況

「持ち帰り作業がある」「データ量が多い」　営業事務の悲痛な声

　こうした状況は、担当者の不在時に業務が滞るリスクにつながる。特定の業務やファイル管理が担当者に集中し、担当者が休むと業務が回らないと感じる人は52.3％（「常に感じる」8.6％と「時々感じる」43.7％の合計）だった。

担当者が休むと業務が回らないと感じるか

　「現在のやり方を改善したいが、日々の定型業務に追われ、改善に着手する時間的・心理的な余裕がない」と感じる人は72.0％となった。課題を認識しているものの、目の前の業務に追われ、業務改善に手を付けにくい状況がうかがえる。

業務改善を望むが、日々の定型業務に忙殺されている状況はあるか

　加えて、データ量の多さによるフリーズや強制終了も問題となっている。月に数回以上フリーズや強制終了が発生する人は53.6％だった。Excelやスプレッドシートが原因で残業や持ち帰り作業が発生している人は56.2％と半数を超えた。

データ量が多いことで発生するエラーに対応する頻度

Excel・スプレッドシートでの作業で残業や持ち帰り作業をする時間

　調査結果からは、Excelやスプレッドシートが営業事務に欠かせないツールである一方、担当者への依存や手作業による時間ロスが業務効率化を阻む実態がうかがえる。日常業務に定着したツールだからこそ、属人化したファイルや手作業による時間ロスをどう解消するかが、業務効率化に向けた課題となっている。

　調査期間は7月3〜4日、営業事務経験が3年以上ある221人を対象にインターネットで実施した。

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