コスト削減だけではない、全社員が“得”をするコミュニケーション基盤の整備を：不況時代を生き抜くコミュニケーション改革（前編）

Eメールやインスタントメッセージなど、今や企業においてITを活用したコミュニケー ションは不可欠である。かたや、電話に代表される従来の音声コミュニケーションインフラも同時に存在しており、多くの企業ではPBXの管理や運用コストに頭を悩ませている。こうした新旧すべてのコミュニケーション手段を統合するユニファイド コミュニケーションは、企業における人と人のコミュニケーションを根本から改善し、コスト削減や生産性の向上につながる魅力的なソリューションなのである。

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社内コミュニケーションを強化し、企業の競争力を高めろ

　いまやほとんどの企業において、Eメールやインスタントメッセージ、 ビデオ会議などITを活用したコミュニケーションツールが業務に欠かせないことは言うまでもない。一方、人と人とをつなぐ、もっと原始的なコミュニケーションである音声コミュニケーションシステムの改革は見落とされがちなのではないだろうか。企業のシステム導入において、部署や業務それぞれの視点で最適化が進められてきた。しかし、この縦割り発想に対して、横方向の連携については最適化が遅れているのが実情だ。

　原始的なコミュニケーションシステムの例にPBX（構内交換機）の存在が挙げられる。日本では国産のPBXシステムが広く普及しており、音声通話の基幹システムとして現在にわたって使い続けている企業はいまだ多い。

　しかし企業において、この状況は大きな負担となってはいないだろうか。いまやIPネットワークを介して音声通話ができるにもかかわらず、PBXのインフラも二重に抱えてしまっているからだ。運用・保守コストが二重に発生するという、実に無駄の多い状態といえる。また、PBXは拠点ごとの内線設定などが不可欠であり、そのシステムはお世辞にも柔軟性が高いとはいえない。支店や営業所の統廃合が進む現状において、PBXを抱えることは、企業のフットワークの面でも足かせとなっている。

　PBXを使い続けることで実務上の問題も発生する。例えば、遠隔地や移動中の社員と連絡が取れなかったり、単なる電話による打ち合わせのために メールで何度もスケジュール調整を行ったりした経験をしたことのある人は少なくないはずだ。オフィス、携帯電話、自宅とすべての電話番号が異なることで従業員間の連絡が不便になるといった問題もある。

　こうしたコミュニケーションロスは時間の無駄を引き起こす。1分、1秒たりとも無駄にしたくない従業員にとっては生産性の低下につながる重大な問題だと認識すべきだろう。特に昨今の世界的な経済危機の影響を受け、企業を取り巻くビジネス環境は目まぐるしく変化している。それに伴い企業競争は一層激しくなっているため、無駄な時間の発生、生産性の低下は経営者も看過できない問題であることは言うまでもない。

　企業活動において、一社あるいは一事務所ですべての仕事が完結することはゼロといっていいだろう。国内外の取引先、社内の別拠点、海外拠点、共同作業を行う他企業などとのコミュニケーションは必ず発生する。社内外にわたる適切なコミュニケーションの確立が、正確な情報把握につながり、企業活動の健全な遂行には欠かせないファクターになっているのだ。

厳しい世界情勢のなか生き残るために、人の活力を引き出す新たなワークスタイルの確立が求められている

「人」と「人」とをつなぐシスコ ユニファイド コミュニケーション

　上記のような問題を解決するソリューションが「ユニファイド コミュニケーション」と呼ばれるものだ。ユニファイド コミュニケーションは、データ通信や音声通信などコミュニケーションにかかわるすべてのツールをIPネットワークに一本化するものだ。従来のPBXで使われていた交換機などを、IPネットワークに対応した呼制御サーバなどに置き換えて管理できるようになる。企業のコミュニケーションインフラをユニファイド コミュニケーションに置き換えることのメリットは計り知れない。

ユニファイド コミュニケーションを実現するシスコのシステム構成図

　まず、運用・保守の手間が大幅に減る。コミュニケーションのインフラが一本化され、電話に代表される音声コミュニケーションもIPネットワークの技術で管理できるようになる。これまで、一般的にPBXは総務部門が、IPネットワークは情報システム部門が別々に管理していた。コミュニケーションインフラを一本化することで管理に対する人的なリソースを少なくできる。インフラの運用や管理は情報システム部門に統合されることになるが、システム管理者に負担をかけずに導入できるのもユニファイド コミュニケーションの特徴だ。

　例えば、社内レイアウトの変更や引っ越しなどが発生した場合には、IPネットワーク用のLANケーブルを流用するだけで迅速にコミュニケーション インフラを構築することが可能なため、作業負荷の軽減や期間短縮が期待できる。こうしたコミュニケーションインフラの統一は、劇的な管理コストの削減も実現できる。経営層からのコスト削減要求に応える効果的なソリューションといえるだろう。

　一方、実用面においても、IPネットワークを利用することによるメリットが生まれる。これまでのPBXとは異なり、コミュニケーションシステムを ITシステムと同じインフラ、同じ技術に統合するのがユニファイド コミュニケーションである。つまり、ITシステムとの高い親和性を生むことになるのだ。例えば、PCからWebブラウザで閲覧可能な電話帳、ビデオ会議システム、ボイスメール、グループウェアやCRM（顧客情報管理）に加え、自社開発アプリケーションなどにおいても、ITシステムと音声通話を連携させて活用することができる。

　ITシステムの活用により、音声通話システムの柔軟性が高まるのもメリットである。一人の従業員が、オフィス、携帯、自宅という複数の電話番号を持つことによるデメリットについて述べたが、ユニファイド コミュニケーションなら電話転送やボイスメールの活用でコミュニケーションロスをなくすことができるのである。

　コミュニケーションロスの抑制は、特に営業マンに歓迎されるだろう。オフィスの自席以外の場でビジネスを遂行することの多い彼らは、社内連絡はもちろん、取引先からの連絡も迅速に受け取りたい。しかし、自席にいないことによるコミュニケーションロスの発生によって、最悪の場合はビジネス機会を逃すことにもつながりかねない。営業マンにとって、コミュニケーションは重要な基幹であり、その良否が企業の売り上げに大きく影響することも忘れてはならない。

　ユニファイド コミュニケーションの素晴らしいところは、ネットワークの運用、管理を簡便化したいシステム管理者、コストを削減し経営リスクをなくしたい経営者、日々の 業務の生産性を向上させたい従業員の3者すべてがメリットを享受できることにある。まさに、次世代のコミュニケーション基盤となり得る存在といえるのだ。

　後編では、ITシステムと音声コミュニケーションを統合した、シスコのユニファイド コミュニケーションソリューションの具体的な機能を紹介する。

不況時代を生き抜くコミュニケーション改革（後編）はこちら

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