時間、場所を選ばない“どこでもオフィス”の実現で、業務効率を最大限に高めよ：不況時代を生き抜くコミュニケーション改革（後編）

前編では企業における現状のコミュニケーションインフラの問題点と、ユニファイド コミュニケーションのメリットを紹介した。この分野で力を発揮しているのがシスコシステムズだ。すでに日本国内においても豊富な導入実績のある同社だが、企業向け音声製品の市場において2008年第2四半期にはワールドワイドでトップシェア（26.2％）を獲得している（米調査会社 Synergy Research Group 発表）。市場のシェアが示す強さの秘密はどこにあるだろうか。今回はシスコのユニファイド コミュニケーションを導入することで実現できる機能を紹介していく。コミュニケーションインフラを統合することで、ビジネスのスタイル、オフィスのカタチをも画期的に変えていくのだ。

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ITシステムとの連携による充実のリアルコミュニケーション

　シスコのユニファイド コミュニケーションでは、IPネットワークへコミュニケーションを統一することによる有用な機能が数多く提供される。とくに、PC上で動作可能なアプリケーションとの連携は、音声コミュニケーションの可能性を広げるものだ。

　その中心的な機能が「Cisco Unified Personal Communicator」だ。これは音声通話やインスタントメッセージ、ビデオ会議、Web会議といったさまざまなコミュニケーション方法を管理する統合ソフトウェアだ。リストアップされた連絡先から任意の相手を選び、インスタントメッセージや資料の共有、在席確認が行えるのはもちろん、電話をかけたりボイスメッセージを残したりできる。そのほか、Webブラウザ上で利用できる電話帳が用意される。これまでのように当人が不在なのに内線をかけて時間を無駄にするような事態は大幅に抑制されるはずだ。

　特に、ボイスメッセージの機能はシスコ ユニファイド コミュニケーションの強みがいかんなく発揮されている。例えば、電話で通話中の会話をPC上からの操作で録音して、それを他者と共有するなどの作業が簡単に行える。電話機を利用したボイスメールの作成も可能で、受信側はEメールとしてPCからチェックしたり、外出先から携帯電話を利用して聞くなど、状況に応じてさまざまなデバイスでボイスメッセージを聞くことができる。Eメールと同様にグループ配信設定も可能である。これは、即時配信と適宜チェックが可能なEメールシステムの利便性と、音声メッセージの分かりやすさと速報性をうまく兼ね備えた使い方である。電話システムとITシステムが統合されたユニファイド コミュニケーションが生み出した、新しいコミュニケーション手段といえよう。

統合コミュニケーションソフトの「Cisco Unified Personal Communicator」。インスタントメッセージやビデオ会議、資料の共有などあらゆるコミュニケーション手段を選択できる

　企業にとってありがたいのは、こうしたアプリケーションと音声通話の連動機能がシスコ以外の製品でも利用可能な点で、例えば、マイクロソフトの統合コミュニケーション製品「Microsoft Office Communicator 2007」とも高い親和性を持っている。シスコ ユニファイド コミュニケーションをハードウェアとインフラの基盤として使い、ユーザーの業務アプリケーションにMicrosoft Office Communicator 2007を使うことができるのである。

シスコ ユニファイド コミュニケーションの活用で”どこでもオフィス”を実現

　シスコ ユニファイド コミュニケーションを活用することで、コミュニケーションの改革だけでなく、日々のワークスタイルそのものの改善につなげていくことができる。それがシスコ社内で実現されている“どこでもオフィス”というスタイルだ。

　これは、従業員ごとに席を設けないフリーアドレス型オフィスのことである。同社のユニファイドIPフォンを全席に設けておけば、従業員ごとに割り振られたアカウントでログインしてその端末を自分の電話機として利用することができる。また、社内だけに限らず、自宅や出張先のホテルなどインターネットにつながる場所ならどこからでも、オフィス環境を実現できる。もちろん必要なセキュリティ対策は万全だ。フリーアドレス型オフィスのコミュニケーションといってもITシステムに依存するわけではないので、従来型の人と人とのコミュニケーションを重視したい企業にも有効だ。

　どこでもオフィスの実現は、従来のように部署ごとのレイアウトを排除し、プロジェクトや担当する取引の内容に応じて自由に席を移動できる点にメリットがある。ビジネスにおいては、このような実作業に対するコミュニケーションの重要性が高いのは言うまでもない。オフィスのレイアウトという枠組みを排除し、実務に合った人と人とのつながりを生むことができることは、従業員の生産性向上やコミュニケーションの活発化による質の向上といった、目に見えない力の発揮も期待できるはずだ。

シスコのIPフォンには、タッチパネルで操作できるタイプもある。オフィスだけでなく、店舗用の端末としても活用されている

リース導入も可能！　企業の新しいコミュニケーション基盤へ

　シスコ ユニファイド コミュニケーションを構成するハードウェアおよびソフトウェア製品は多数用意されている。その中心的な存在が呼制御サーバ「Cisco Unified Communications Manager」で、サポートする電話機の台数別にラインナップを揃えている。最廉価モデルでは最大8台の電話機に対応するものから、上位モデルではクラスタリングすることで最大3万台の電話機の制御を行う。このスケーラビリティの高さによって、中小規模から大規模企業まで幅広い対応が可能だ。

　高いROI（投資利益率）を期待できるとはいえ、いざ導入となると初期投資のリスクに不安があるかもしれない。シスコでは、関連会社のシスコキャピタルと連携してリースプログラムを展開しており、機器の将来価値を残価として設定することで、低いリース料を実現できる仕組みになっている。柔軟なリース期間や解約オプションの設定もあるのでテクノロジーの陳腐化を避けつつ、より効率的な投資をしたい企業にとって魅力あるものといえるだろう。

　これまで紹介してきたように、シスコ ユニファイド コミュニケーションがもたらすメリットは、現場の最前線にいる営業マンから、IT管理者、経営者まで、企業のすべての人が享受できるものである。企業の情報力を高め、的確な情報把握と迅速な意志決定プロセスを実現するこのソリューションは、先行きの見えない世界を生き抜いていくための強力なICTの基盤となるはずだ。

シスコ ユニファイド コミュニケーションの代表的な構成例。幅広い製品ラインアップと高いスケーラビリティ、そしてリースプログラムにより、企業規模を問わず最適な導入が図れる

不況時代を生き抜くコミュニケーション改革（前編）はこちら

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