東京・大阪・奈良をつなげ！ “廃校”活用のリサイクル事業者、クラウド活用で新たな挑戦：中小企業のチカラを引き出すクラウド

東京・大阪・奈良の3拠点でリサイクル事業を展開しているケーエヌアイは、情報共有の効率化を目指してOffice 365を導入した。今ではオンライン会議サービスやモバイル端末などを活用し、全社的な意思決定のスピードアップを実現している。

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導入の背景

“廃校工場”での作業風景

　過疎地域が抱える“小中高校の廃校”問題。それを逆手に取り、地域の雇用促進に向けて挑戦している企業が株式会社ケーエヌアイ（本社：大阪府東大阪市、以下ケーエヌアイ）だ。同社は人口減少に悩む奈良県下市町の廃校を工場に改装し、高齢者や障がい者をスタッフとして電子機器のリサイクル事業を展開している。

　扱っているのは、PCやプリンタをはじめとするOA機器が中心だ。企業などから回収した使用済み電子機器を工場内のスタッフで手分けして分解し、レアメタルと呼ばれる希少金属を取り出し、販売することで利益を生み出している。

　「電子機器の分解は、握力の弱い高齢者や、知的障がいのある人でもできます。この事業を通じ、リサイクル、雇用促進、地域活性化の3つを実現できるのです」と話すのは、ケーエヌアイの桐井洋一 専務取締役。同社は現在、大阪本社と東京支店で使用済み電子機器を集め、それらを奈良の工場で分解する3拠点方式を採用している。

ケーエヌアイの桐井洋一 専務取締役

　だが、そこで課題になっていたのが各拠点間での情報共有の難しさだ。「これまでも大阪本社と東京支店の間でビデオ会議システムを使っていましたが、専用回線を使う旧来型のシステムだったため、奈良を含むマルチポイントでの利用ができませんでした。そのため、奈良のスタッフは多い時で週2回ほど、会議のために片道1時間半かけて大阪に出張することを余儀なくされていました」と桐井氏は振り返る。

　また、資料の共有でも課題を抱えていたという。「当社は課題管理や営業管理、売り上げ予測など、ほぼ全ての資料をExcelで作成していました。しかし、この方法だとデータの更新に対応しづらく、3つの拠点に散らばるスタッフ間で正しく情報を共有するのが難しかったのです」（桐井氏）

　同社のようなリサイクル事業者は、金属の市場価格に売り上げが左右されるため、迅速かつ正確な情報共有が必須と言える。より効率的に情報共有を行うための仕組みはないか――そこで同社が採用したのが、日本マイクロソフトのクラウド型グループウェアサービス「Office 365」だった。

導入効果

　サービス選択に当たっては、企業向けシステム構築などを手がける富士ネットシステムズ株式会社のアドバイスを参考にしたという。同社の尾野外記 営業本部 ITソリューション営業部長は「さまざまなクラウドサービスがある中で、マイクロソフトが提供するOffice 365は、データの取り扱いなどの部分で信頼性が高いと考えています」と話す。

　ケーエヌアイは、2012年10月から順次Office 365の導入を始め、12月に本格稼働をスタート。現在はOffice 365のサービスメニューのうち、オンライン会議サービス「Lync Online」やドキュメント共有サービス「SharePoint Online」、スケジューラやメールサービスなどを7人で利用している。

　従来のビデオ会議システムの代替となったのがLync Onlineだ。同サービスは、PCやモバイル機器などとインターネット回線があれば、場所を問わずに映像やドキュメントを共有してのオンライン会議を行える。これにより、ケーエヌアイは東京・大阪・奈良の3拠点間でのリモート会議を実現し、大阪と奈良間のスタッフの移動回数を削減できたという。また、ドキュメント共有機能の活用で、資料配布にかかる時間も削減できたという。

ケーエヌアイの西河敦 部長

　顧客情報、顧客管理、営業用資料の作成・管理には、SharePoint Onlineを活用している。具体的には、SharePoint Onlineのリアルタイム編集機能や排他制御機能（1人が編集している間に他の人が編集作業をできないようにする機能）などを利用し、Excelで作ったマスター情報をスタッフ全員で即座に共有できるようにした。これにより、資料の集計にかかる1人当たりの作業時間は30分／日ほど短くなったという。

　併せて、営業スタッフ全員にモバイルノートPCを導入。顧客先でもSharePoint Onlineにアクセスして電子機材回収用トラックの配車情報の閲覧・更新を行えるようにした。こうして営業活動のスピードアップを実現し、顧客を待たせることなく効率的に電子機材を回収できるようになったという。

　「社外で確認したいデータをSharePoint Onlineに置いておけば、営業訪問中のすき間時間などを使って確認できます。これは営業スタッフの活動に役立つのはもちろん、社内にいる事務スタッフにとっても、営業スタッフからの電話対応にかかる作業負荷を減らすことができました」と、ケーエヌアイで情報システムの管理を担当する西河敦 部長は話す。

　Office 365の導入に当たって、社員へのレクチャーは特に必要なかったという。「Excelを使ったことさえあればすぐに使える操作感や、既存の情報資産の移行作業をすることなく使える点がOffice 365の魅力。ログイン方法やファイルのアップロードの仕方さえ最初に教えておけば、その後は特に使い方に困るということはありませんでした」（西河氏）

今後の展開

　同社は今後、Office 365のさらなる利用を進めていく考えだ。具体的には、SharePoint Onlineを使って一般向けWebサイトを構築したり、メールサービスのドメインを独自のものに移行したりする予定という。

　「当社のような小規模な会社の場合、スタッフは営業活動からデータの管理まで何でも1人でやらないといけません。その点、外出先でも簡単に情報共有を行えるOffice 365の利用が適していたのだと思います」と西河氏は話している。

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