300キロの距離を超え、療養中の社長と社員をつなぐOffice 365：中小企業のチカラを引き出すクラウド

岐阜県高山市で木工資材加工販売・建築材料販売を手がける富山建材は、社員のスケジュール管理と業務レポート用にOffice 365を導入した。クラウド利用を通じ、都内で療養中の社長が約300キロ離れた現場スタッフに指示を出すことも可能になった。

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導入の背景

　「飛騨高山」の名称で有名な岐阜県高山市。国内有数の観光地として知られる同市だが、主要産業は林業や家具生産なのだという。その高山市で、地元の家具製造メーカーや建材製造メーカーに対する木工用資材の加工販売、地元工務店への建築材料の施工・販売を行っているのが富山建材株式会社（本社：岐阜県高山市）である。

富山建材の村尾泰行社長

　1962年に創業した同社は現在51年目を迎え、市内と富山県内の3拠点で（1）木工資材加工販売、（2）建築材料施工・販売、（3）住宅リフォーム事業、（4）中古住宅の売買仲介――と幅広い事業を展開している。とりわけ木工資材加工販売に関しては「当社は規模・設備ともに間違いなく飛騨地区でナンバーワンだと自負しています」と村尾泰行社長は胸を張る。

　こうして順調に事業を拡大してきた同社だが、2012年前半にある課題に直面する。村尾社長が病気療養のため、東京都内に生活の拠点を移すことになったのだ。それ以降、村尾社長が高山市に帰ってくるのは年2回ほどと、社員とコミュニケーションできる機会が激減してしまった。

　そこで新たな課題も発生した。「当社ではこれまで、全社員がノートに書く業務日誌をわたしが毎日全てチェックして、各人の活動や困りごとなどを把握してきました。しかし、わたしが都内に移ってからはチェックが難しくなり、ちゃんと業務日誌を書く社員も減ってしまいました」（村尾社長）

　都内にいながら現場の状況を細かくチェックし、社員に的確なアドバイスを与える方法はないか――そこで村尾社長が選んだのが、マイクロソフトのクラウド型グループウェア「Office 365」だったという。

導入効果

　Office 365にはドキュメント管理やWeb会議などさまざまな機能があるが、同社がメインで使っているのはスケジューラ機能だ。28人の社員が2つずつ「予定表」を作成し、1つは翌日以降のスケジュール管理用、もう1つは過去の業務内容を振り返る「業務ノート」として使用している。

　業務ノートに書くのは、営業スタッフの商談内容や、工務スタッフの作業進ちょく具合などさまざま。これらを村尾社長が都内にいながら全てチェックし、必要に応じて社員にメールでフィードバックしているという。

　「従来は、社長のわたしとメールでやり取りする社員はごく少数に過ぎませんでしたが、Office 365の導入後はコミュニケーションが活発になりました。社員もわたしが業務ノートを見ていると知っているので“ちゃんと書こう”と意識しますし、ちゃんと書かれていなかった時は『寝てたのか？』とこちらから指摘することもあります（笑）」と村尾社長。

　具体的には、営業活動の状況を確認したり、リフォーム工事の進捗、遅延している場合はその理由を聞いてアドバイスしたりするのに役立てているという。「全社員の業務ノートを全てチェックするのはかなりの時間を要します。しかし現場の状況や社員の日々の努力が手に取るように分かるため、とても役立っています」（村尾社長）。東京・高山市間の約300キロの距離を超え、社員ごとの業務状況に応じて指示やアドバイスが可能になったという。

1人につき2つの予定表を作成し、それぞれスケジュール管理と業務レポート用で使い分けている

　また、社員の間でもスケジューラ機能を活用している。同社は従来からホワイトボードでスケジュールを管理していたものの、1人1人の細かい予定までは記載できないため「複数の営業スタッフが同じ時期に集中して建材の製作を受注してしまい、それを製作する工場のスタッフの負担が重くなる場合もありました」（村尾社長）。クラウドによるスケジュール管理を始めてからは、営業が工場の稼働状況を把握できるようになったため、こうした業務の集中も避けられるようになったという。

　このほか、スケジュールに余裕があるスタッフに優先的に仕事を回すなど、社内全体の業務の平準化にもOffice 365を役立てている。

　だが、そもそも同社はなぜOffice 365を選んだのか。村尾社長は「Google Appsなど他のサービスも試しましたが、Google Appsは自由度が非常に高い分、自分たちでフォームから使い方までいろいろ細かく決めないといけません。その点、ほどよいルールのあるOffice 365の方が、そのまま使えるメリットを感じました」と話す。

　オフィス向けシステム構築を手がける株式会社ヒダ事務機の堀幸一郎 代表取締役も、Office 365の活用を勧めたという。「富山建材のように営業活動が活発な企業にとって、クラウド型のスケジューラは必須だと思います。特に、Office 365なら、Microsoft Officeを踏襲したユーザーインタフェースのため、利用に当たって多くのトレーニングが必要ない点も魅力だと考えました」（堀氏）

　富山建材はまず少数の社員でOffice 365の利用を始め、徐々に社員全体に展開していく方法を採った。「自主的に周りの社員をサポートしてくれる社員がいたので、スムーズに導入できました。また、ヒダ事務機の手厚いサポートにも支えられました」と村尾社長は振り返る。

今後の展開

　同社は今後、SkyDrive Proを使って住宅リフォーム事例の写真を社内で共有したり、Lync Onlineで複数拠点間でのWeb会議を行うなど、Office 365のさらなる活用を進めていく考えだ。また、社員に対してスマートフォンやタブレット端末の利用も推奨し、場所にとらわれない業務体制作りにも取り組んでいくという。

　ただし、村尾社長はあくまで「PCやスマートフォン、クラウドサービスは道具にすぎない」という考え方だ。「大事なのは、しっかり活用ルールを作って社員に対してもメリットを返してあげること。そうすれば社員のコミュニケーションも活性化するし、クラウド導入の成果も出せるようになります」と村尾社長は話している。

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※本記事は日本マイクロソフトにより提供されたコンテンツを一部編集の上、掲載したものです。