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» 2019年01月15日 10時00分 公開

「俺たちのGaroon 2018」後日談:働き方改革を楽しんでいる人が極めて少ない現状を踏まえて――改めて考える、情報共有の「真の可能性」

働き方改革は楽しいか? 「俺たちのGaroon 2018」で情シスにそう問いかけたところ、多くの人が、楽しむどころか苦しんでいる様子が浮かび上がってきた。この状況に対して、サイボウズのGaroonビジネスプロダクト マネジャーの池田氏は「皆、大きく構えすぎているのではないか」と疑問を投げかける。

[PR/ITmedia]
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 情シスの皆さん、ぶっちゃけ「働き方改革」って楽しいですか――?

 2018年11月に開催されたサイボウズのイベント「Cybozu Days 2018」。その中で、今年も同社のグループウェア「Garoon」とITmedia エンタープライズが運営する情シス交流会「俺たちの情シス」のコラボ企画「俺たちのGaroon」を実施した。

 3回目となった“俺ガル”のテーマは働き方改革。昨今、多くの企業で進められている働き方改革だが、実際にそれを推進する立場にある企業の現場の方々は、本音では一体どう思っているのか? イベント当日は、Garoonを活用した働き方改革の事例紹介を行ったほか、参加者に自社の働き方改革の取り組みをアンケートで聞いた。

photo 2018年11月に幕張メッセで行った「俺たちのGaroon」
photo サイボウズ Garoonビジネスプロダクト マネジャーの池田陽介氏

 集まった意見を見てみると、「テレワークを推奨する動きもあるが、本当にユーザーが望んでいるのかが分からない」「自分自身、子どもを持つ母だが、働き方改革を進めようとしても“製造業だから難しい”という言い訳ばかりで聞き飽きた」など、残念ながら働き方改革を楽しんでいる人は現時点では極めて少ないようだ。

 中にはテレワークや在宅勤務などの取り組みを始めている企業もあるものの、現時点では、多くの人にとって、楽しさより大変さの方がはるかに勝っているというのが“本音”なのだろう。「俺たちのGaroon」に登壇した、Garoonビジネスプロダクト マネジャーの池田陽介氏は、現在、多くの企業で進められている働き方改革は「大きく構えすぎているのではないか」と疑問を投げかける。

 「会社の上層部から『働き方を改革しなさい』とお達しが降りてくると、現場は分かりやすい成果を上げるために、どうしてもシステム導入や制度の変更などに走りがちです。しかし、システム導入はあくまで手段であり、目的ではありません。

 『無駄な業務に対する考え方やプロセスを改める』というのが、働き方改革の本質だと考えています。それを実現するには、何も目新しいシステムを導入する必要はありません。既存のITツールの使い方を工夫してみたり、制度の運用を少し変えたりするだけでも業務効率は随分改善されるものです。大きな投資を行わずとも、小さな改善を現場で積み重ねれば、結果的に生産性が大きく上がるのではないでしょうか」(池田氏)

「働き方改革」の有効な手段は、意外と身近にある

 サイボウズGaroonでは現在、そんな「現場のちょっとした非効率」を集めた「ざんねんな情報共有ずかん」というコンテンツを公開しており、ネットを中心に「あるある!」「うちの職場がまさにこれ!」と多くの共感が集まっている。

photo 「ざんねんな情報共有ずかん」

 例えば、社内の関係者向けにメールで送ったつもりの社外秘情報が、メールの誤送信で社外に出てしまった「それいけ! 社外秘」。受け取るメールのほぼ全てのタイトルに【重要】が付いている「【重要】メールNo.1決定戦」。毎日毎日、同じような内容の問い合わせが社内ユーザーから送られてくる「問い合わせ1000本ノック」――こうした数々の「あるあるネタ」を、イラストとともにコミカルに紹介したところ、大きな反響があったという。

 「この反響は、いまだに多くの企業でこうした非効率な業務があることを表しています。例えば、ファイルサーバ上にファイルを無秩序に保管していった結果、同じファイルの複数バージョンが乱立し、どれが最新版か分からなくなる……これもよくある話でしょう。目的のファイルを探すために、無駄な時間や労力が日々費やされているわけで、これを解消するだけでも業務効率は確実に向上します」(池田氏)

 目新しいシステムを導入せずとも、こうした日常業務に潜む小さな非効率は、既存のITツールの使い方を少し工夫するだけで、簡単に解決できる可能性がある。グループウェアもそんなツールの1つだ。例えば、Garoonのファイル管理機能を使えば、同じファイルを同じファイル名でサーバ上に保管しても、自動的にファイルにバージョン情報を付加してくれる。「ファイル名にバージョン情報を入れる」といった煩雑な作業を行うこともない。

photo Garoonのファイル管理機能を使えば、同じファイル名でサーバ上に保管しても、自動的でバージョン情報が付加される

 また、社内で情報をやりとりする際に、メールの代わりにGaroonのメッセージ機能を使うようにすれば、社外秘の情報をうっかり社外に流出させることもなくなる。さらには、ユーザーから頻繁に寄せられる問い合わせの回答は、ポータルにまとめて表示しておけば、問い合わせの対応がスムーズになる。「困った事があったら、ポータルを見る」という習慣が定着すれば、いわゆる「問い合わせ1000本ノック」の問題も解決に向かうだろう。

 「これらの機能は何も特別なものではなく、Garoonがグループウェア製品としてもともと備えている標準機能ばかりです。こうした課題に悩んでいる企業の多いとは思いますが、解決策は意外と身近にあるかもしれません」(池田氏)

photo ユーザーからの問い合わせが多い項目は、ポータルにまとめて表示すれば、問い合わせ数を減らすことができる

多くの人は、情報共有の「真の可能性」に気付いていない

 一方、Garoon独自のユニークな機能を使うことで、業務効率化と働き方改革をさらに進めることも可能だという。

 「グループウェアはさまざまな機能を備えているため、その本質を捉えるのが難しい面があります。私たちはそれを『情報共有による効率化やチームワーク力の強化』にあると考えています。しかし、『情報共有』『可視化』といったキーワードが乱用されるあまり、その本当の可能性が見えにくくなっているのも事実です」(池田氏)

 例えば、「グループウェアによる情報共有」と聞くと、多くの方は真っ先に掲示板やスケジュール管理の機能を思い浮かべるだろう。確かにこれらの機能を使い、他のメンバーの仕事ぶりを知ることで、チームのコミュニケーションが活発になり、ひいては業務全体の効率化や働き方改革が進むという面はあるだろう。

 しかしGaroonでは、グループウェアの本質ともいえる情報共有の機能をさらに一歩前に進めることで、その可能性を広げようと考えている。

 「Garoonが目指す情報共有の姿、いわゆる『デジタルワークプレイス』は、グループウェアを単に情報の集積場としてだけでなく、情報を知っている“人”同士が集まり、互いに情報を持ち寄って、新たな情報を共に創り上げるコラボレーションの場として機能させるものです。

 仕事をしていると『あの時、あれを知っていれば』と後悔することは少なくありません。Garoonの活用を通じて、そういった後悔をなくせればと思っています。必要な時に必要な情報がすぐに手に入る。その威力は計り知れないものがあります。サイボウズ自身もまた、その姿を目指して模索し続けているのです」(池田氏)

 このように、「人」を起点に情報にアクセスし、新たな情報を生み出せる他にも、「時間」を起点にさまざまな情報にアクセスできるのも、他のツールにはないグループウェアならではの強みだ。

 Garoonでは、スケジュール機能から他メンバーの時系列の動向を確認できるだけでなく、それぞれのスケジュールに関連するドキュメントや各種データに直接アクセスできたり、あるいは時系列をさかのぼって過去に交わされたやりとりの内容を確認できたりする。仕事においては、作成時刻や締め切りなど、時間の概念が不要な情報はほとんどないと言っても過言ではない。

 特にGaroonは、数あるグループウェアや情報共有ツールの中でも、スケジュールを起点とした時系列の情報共有に秀でており、この点が高く評価されて他製品から乗り換えるユーザーも多いという。

進化を続けるGaroon、情報共有をさらに進める「API連携」に注力

 こうした「時間の概念を導入した情報共有」を進める上では、グループウェアの機能だけでなく、他ツールと連携させるのも有効だ。

 例えば、Outlookのようなツールを既に導入している場合、それをグループウェアと連携させれば、スケジュールを起点とした、よりきめ細かな情報共有が可能になる。また、ビジネスチャットツールを導入している企業なら、チャットとグループウェアを連携させ、チャットを起点としたタイムリーな情報共有を促進できるかもしれない。

 その点Garoonは、Web APIを通じて機能を外部に公開するなど、他ツールとの連携に重点を置いているという。

 「最近におけるGaroon最大の強化ポイントは、APIを通じた他サービスとの連携や、カスタマイズによる拡張機能の強化にあります。例えば、パートナーのチャットbotサービスとGaroonをAPIで連携させることで、自然な会話形式のやりとりでGaroonのスケジュールを操作できるようなソリューションを実現しています」(池田氏)

 その他にも、Garoonとクラウド型BIサービスを連携させることで、Garoon上に蓄積された予定情報を自動的に集計、分析して、社員の働き方をさまざまな角度から分析できるソリューションもあるそうだ。

photo チャットbotとGaroonをAPIで連携させ、チャットで予定を登録できるソリューションも出てきている
photo Garoon上に蓄積された予定情報から、残業の把握や働き方の分析が行えるソリューションもある

 ちなみに、2018年11月11日に実施された「クラウド版Garoonのアップデート」では、グループウェアとしての基本機能がブラッシュアップされた他、カスタマイズ性をより向上させるための「通知API」「空き予定検索API」「OAuth 2.0対応」などの新機能も実装した。例えば通知APIを使うと、他のアプリケーションが受け取った自分宛の通知メッセージを自動的にGaroonへ送り、Garoonでまとめて参照できるようになる。

 今後は、グループメンバーの外出先と帰社予定を一目で確認できる「行先予定表」や、来客に対応する従業員の予定を一目で確認できるような「受付管理システム」の機能をリリースする予定だという。

photo 通知APIを使うと、他のアプリケーションが受け取った自分宛の通知メッセージをGaroonでまとめて参照できるようになる
photo グループメンバーの外出先と帰社予定を一目で確認できる「行先予定表」も今後提供される予定だ

 「クラウド版のGaroonは、原則年4回のアップデートで順次機能を強化していきます。オンプレミス版も、2018年10月22日にマイナーバージョンアップ版の『Garoon 4.10』をリリースしたばかりですが、2019年秋頃には『Garoon 5.0(仮)』のリリースを計画しています。今後も、皆さまの働き方改革に寄与できるグループウェアの開発に取り組んでいきますので、ぜひご期待いただければと思います」(池田氏)

photo Garoonのロードマップ。クラウド版は年4回のペースでアップデートを実施し、オンプレミス版は2019年の秋頃に『Garoon 5.0(仮)』のリリースを計画しているという

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提供:サイボウズ株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia エンタープライズ編集部/掲載内容有効期限:2019年2月14日

みんなの働きやすいをかなえる Garoon

ざんねんな情報共有ずかん