極上の会議＆研修体験、請け負います――コンファレンスコーディネーター・田中慎吾氏（前編）：嶋田淑之の「この人に逢いたい！」（2/3 ページ）

[嶋田淑之，Business Media 誠]

コンファレンスの専門家には2種類ある

　下の写真は、実際に過去に田中氏が手がけたコンファレンスのようすだ。会社の会議室や、研修センターとはずいぶん様子が違う。広々としたホテルの会議室は、LAN環境が整い、照明の明るさ、マイクの音響なども使いやすく調整されている。会議室を一歩出ると、ロビーにはさまざまなドリンクや軽食が並び、参加者はいつでも、好みのものを楽しめる。

田中氏が手がけたコンファレンス

　 「コンファレンスで最高の成果を挙げることをミッションとする専門家には、2つの種類があります。

　まず、会議や研修を行う企業側にいて、どうすれば、その会議や研修の成果を最大化できるかを考え、会場の手配などを行う専門家を『ミーティングプランナー』と呼びます。代表例は、GEのウェルチ会長（当時）のもとで、年間50回に及ぶ会議・研修のプランニングをしていたドリス女史（故人）ですね。同会長の経営的成功の一因はドリス女史の手腕にあったと言われています。

　それに対して、研修センターやホテルなどの施設側にいて、依頼のあったコンファレンスに関して、最適なプログラムを構築すると共に、そのコンファレンス実施時に、現場のオペレーションをサポートする専門家を『コンファレンスコーディネーター』と呼びます」（田中氏）

　例えば、X社で新製品の企画会議を開こうとする場合。まずX社のミーティングプランナーが、その会議の趣旨や参加者特性に合うと判断するY施設（コンファレンスコーディネーターがいる研修センターやホテル）に打診する。Y施設のコンファレンスコーディネーターは、X社のミーティングプランナーにヒアリングした上で、会議のプログラムを構築し提案する。

　日帰りの会議もあれば、泊まりがけのものもある。滞在中のオンとオフのバランス、食事やコーヒーブレイクのメニューや供し方、インターネット環境やAV機能、会議室内のレイアウト、机やイスの種類・材質、室内の明度・温度・湿度、寝室の居住性、施設周辺の自然環境、レジャー／スポーツ施設の種類など、そこで過ごすためのあらゆるファクターが検討され、会議の目的・目標達成に貢献するように設計される。

　プログラムが確定したら、コンファレンスコーディネーターは、宿泊部門、レストラン部門など施設内の関係各セクションと調整を図り、そのコンファレンスのための施設利用に関わる一切に関して、すべての情報を一元的に掌握・管理する「窓口」として機能することになる。

　こう聞くと、「参加者の立場としては、何から何まで管理されているようで息苦しいのでは？」と感じる人もいるかもしれない。しかし、事実はその逆だ。