社内の知識を再発見、Evernote Businessを国内企業はどう使う？（2/4 ページ）

[岡田大助，Business Media 誠]

中小企業こそ「知識の共有」で業務効率化が必要

　Evernote Businessでは、Evernoteが持っていた「知識の蓄積」「知識の発見」の強化、そして「企業向け管理機能」の追加が行われた。

　まず、個人用の「ノート」をまとめたノートブックに加えて、新たに同僚と共有できる「ビジネスノートブック」が設けられた。ノートブックの内容はビジネスノートブックへと簡単にコピーできるが、両者の所有権は完全に区別されており、作成者が異動や退職してもビジネスノートブックの内容は組織に残される。

Evernote Businessの画面。ここでは茶色が個人用ノートブック、灰色がビジネスノートブック

　ビジネスノートブックは、「ビジネスライブラリ」と名付けた情報保管場所で、会社全体、部門内、チーム内、プロジェクト内、特定の同僚あるいは外部のクライアントなど公開範囲と操作権限を決めて共有される。管理者が業務ルールやオフィス周辺の食事事情などを「おすすめノートブック」として周知することもできる。

　組織が継続するにつれ、ビジネスライブラリには膨大な社内知識が蓄積されることになる。検索性の高さはEvernoteの特徴の1つだが、新たに搭載された「関連ノート」機能によって業務効率は飛躍的に高まる。例えば、ノートを作成したり、検索、閲覧したりすると、自分が閲覧可能な状態にあるビジネスノートブックの中から関連性の高いものが自動的に表示される。Googleで何かを検索したときも同様だ。

「関連ノート」機能は、社内に蓄積された知識に気付きやすくなる仕掛けだ