ChatGPTを使ってメール作成を時短する具体的な方法：ChatGPT使いこなし術（1/2 ページ）

「ChatGPT」の基礎から応用まで、仕事や生活で役立てるためのTipsを連載で紹介する。

[井上晃，ITmedia]

　メールを作成する作業には、思いの外に時間がかかるものだ。しかし、ChatGPTをうまく活用することで、返信用のメールひな型を素早く作成でき、日々のメールチェック作業をぐっと効率化できるだろう。

ChatGPTでメール作成を時短するコツとは？

STEP1：ChatGPTにメールの下書きを作ってもらう

　まずはシンプルにChatGPTを使ってメールの下書きを出力してもらおう。ChatGPTに「〜のメールを書いて」と依頼すると、一瞬でメールの下書き・テンプレートを作成してくれる。ChatGPTに文脈をしっかり伝えておくことで、意図した内容を反映しやすくなる。

　例えば、「打ち合わせを打診するメールに対して、「その時期は忙しくて行けない」と伝えるメールを書いて」と指示すると、「残念ながら、その時期は私のスケジュールが非常に混み合っており、参加することが難しい状況です。大変申し訳ございませんが、他の日程での調整は可能でしょうか。」といった内容のメール本文をChatGPTが出力してくれる。

「打ち合わせを打診するメールに対して、「その時期は忙しくて行けない」と伝えるメールを書いて」と指示した場合のChatGPTの出力例

　一方で、このアプローチでは、ChatGPTが狙い通りのメールを書いてくれるかどうかには、ややランダム性や運要素が絡んでくる。再出力のボタンを何度もクリックして、使いやすい出力を待つのも良いが、それで時間がかかったり、ストレスフルになったりしては本末転倒だ。

　もちろん、出力を安定させるには、丁寧なプロンプトのパターンをいくつか整えておき、用途ごとにコピペ操作で記述すれば良い話ではある。しかし、時短という視点で、日々のメールチェック作業でなるべく手間はかけたくないものだ。そこで、STEP2として、ここではカスタム指示機能を利用するアプローチを提案しておきたい。