ファイルメーカーPro ユーザーの現場を探る
第11回　SOHOスタイルで外部スタッフを多用するデザイン事務所はファイルメーカーで稼働する（2/2）

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本社を持たないSOHOオフィスで外注管理システムを機能させる

　こうやって、住所録までは無事にオンライン化できたわけですが、SOHOベースの業務を効率化するためには、外注スタッフの進捗管理・経費管理を改善しなければなりません。これまでは、進捗管理は、それぞれのプロジェクトを受け持った担当者がばらばらに行っており、その担当者から送られたメールやFAXをもとに、経理担当者が請求書を作成したりしていました。この部分は完全にオフラインで、経理担当者はもらったデータをExcelに転記し直すという非効率的な作業を行っていたのでした。

　この問題を解決するために作られたのが、「ATMIXT受注台帳」というデータベースです。これは、既に説明した「ATMIXT取引先」「ATMIXTパートナー」とリレーションが張られ、同じようにファイルメーカーServerでホストされています。

BFLETSの固定IPサービスを使い、ファイルメーカー Serverのほか、メールサーバ、ウェブサーバを石神井オフィスにホストし、谷中、浅草オフィスからも社内システムに直接アクセスできるようになっています。外注のデザイナー、イラストレーターを使う場合でも、それぞれのオフィスから外注管理システムにアクセスし、その経過・結果を他のメンバーと共有することができるのです

　では、仕組みを見ていきましょう。

これが詳細画面。案件を一つ一つの要素（担当するグラフィックなど）に分割し、外注に振り分けます。グラフィックのサイズは20×20ミリという小さなものからA3サイズまで多岐にわたります。料金の目安になるのはそのサイズと過去にそのクライアントから受けた仕事からの修正なのかどうか、そしてその作業担当者が、グラフィック作成のどの部分を担当したのかがわかれなければ、最終的な料金は出てきません。一方、クライアントによっては料金の大枠だけが決まっていて、それを作業担当の外注スタッフに落とし込んでいく場合もありますが、その際にもこのシステムで調整することができます

納品するときに使うメールの文面は自動生成されます。この文面でよければ、送付ボタンを押すことで送信終了。文面の変更も、この画面上でワープロ感覚で直接行うことができ、後は送付ボタンを押して送信終了

外注担当別の仕事の履歴が表示されます。これを見れば、現在その担当者がどのような状況にあるのか、仕事を発注してもOKな状態かどうかがわかります

　このシステムで使っている外部アプリケーションはメール処理の部分だけです。ファイルメーカーProはEudoraについてはフル対応しているので、スクリプトだけで処理できますが、ARENA Internet Mailer（すでに販売終了しているMac用メーラーです）の場合はAppleScriptで処理しなければならないので、利用者によって使うスクリプトを変えています。

　SOHOだとお互いの顔が見えないまま共同作業をしていくわけですが、それだけにケアが必要になります。しかし、そこに手をかけすぎると作業に遅れが生じてしまう……。アットミクストでは作業担当者のためのメーリングリスト、作業発注メール、そしてファイルメーカーProベースのシステムで進捗管理をしながら進めています。

　外注スタッフの割り当てについても、スタッフのマシン環境、得意分野が書かれたパートナー管理画面により、適切な仕事に適切なスタッフをアサインすることが可能になっています。

　その後、変化したことといえば、ほとんどのスタッフがブロードバンド環境になり、ファイルメーカー Serverを置いているネットワークも、OCNエコノミーからBフレッツとKDDIのサービス組み合わせによる固定IPサービスに切り替わり、ネットワークに余裕が生まれたことがあります。

　そこで、今後の課題としては、納品データの画像データベース化が検討されています。画像データベースに関しては、このユーザー事例連載でいくつか取り上げられているので、それらを参考にしたいとの意向でした。

　アットミクストのような業態をとった企業は今後、ますます増えてくると思いますが、このようなSOHO企業は、ニッチを狙えば狙うほど、一般的な業務パッケージではおそらくフィットしません。アットミクストでも最初は市販の経理パッケージを使おうとしましたが（なんと、最初は青色申告ソフトを使おうとしていたのです！）、科目がまるで実情に合わなかったり、インタフェースの融通がきかなかったりと、不満だらけでした。

　このシステムの開発者は全くこういったシステムの経験はなかったのですが、ゼロから開発して数カ月で何とか実用レベルまで達しました。その後はほとんどメンテナンスフリーで、たまにユーザーからの要望でボタンを増やしたり、ユーザーインタフェースの改良を行ったりするくらいです。

　これまでは「すごい」実例ばかりをお見せしてきた感がありますが、こういう「普通の、でもカスタマイズされたシステム」は、それこそファイルメーカーProが得意とする分野なのです。

[松尾公也, ITmedia ]

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