コンピュータなどを用いて個人情報を検索できるよう体系化しているデータベース、またコンピュータを用いなくとも体系化し、個人を容易に検索できるようにした紙の顧客台帳といった個人情報データベース等に含まれる個人の数が5000人を超える民間事業者は、個人情報取扱事業者となる。
5000人を超えるかどうかを判定する際は、同一人物であれば一人として数える。また、住所、氏名、電話番号だけの個人情報データベース等(例えば、普通の電話帳やカーナビ)に含まれる個人はカウントしない。
この事業者には、法人のみならず、任意団体、個人も含まれる。なお、国の行政機関、地方公共団体、独立行政法人等(独立行政法人の他、郵政公社や日本道路公団も含む)、地方行政独立法人等は含まれない。
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