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» 2010年03月25日 08時30分 UPDATE

点検 ストレスなきデジタル情報整理術:無駄なファイルを減らしてオフィスのエコを実現せよ (1/2)

CO2削減の身近な手段にペーパーレス化がある。だが単純に紙を減らせばCO2も減るというわけではない。CO2削減につなげる情報整理術を考えてみよう。

[谷川耕一,ITmedia]

電子化でCO2が増える?

 オフィスのエコを実現する際に、真っ先に思い浮かぶのがペーパーレス化だろう。業務で必要な紙の書類をなるべく無くし、電子ファイルの形で扱うようにする。それにより、紙を作る際に発生するCO2や、印刷機器を動かす際に発生するCO2などを削減するというものだ。

 紙の書類を電子文書化するのに便利なのがドキュメントツールである。例えば富士ゼロックスのDocuWorksのように、文書を紙に印刷する替わりにデスクトップ上に文書を印刷するイメージで、電子的な文書として利用するツールだ。紙の文書とまったく同じ使い勝手とまではいかないが、デスクトップ上の電子文書は紙に近い感覚で扱うことができる。

 重要な部分に線を引いたり、メモ書きでコメントを追加したりといった紙ならではの便利さを電子的に実現している。さまざまな種類の付せんを張ることもでき、Aの文書とBの文書をまとめて1つの文書にし、電子的なバインダーで綴じることもできる。自分で手を加えた文書は、ツールを利用するほかのユーザーに渡して同じように閲覧や加工が可能だ。その際には、パスワードセキュリティによって保護したり、電子印鑑や電子証明書による電子署名機能を追加したりすることもできる。

 紙には可読性の高さや、誰にでも扱える簡便性、PCやその他のデバイスがなくてもどこでも参照できるといったメリットがある。電子文書には、アクセスコントロールやセキュリティ対策など、紙では実現できないさまざまなメリットがある。紙の利便性と電子文書の利便性の双方を併せ持つような環境をオフィスに導入できれば、仕事の効率は確実に向上するだろう。効率化した上でペーパーレスによるCO2排出量の削減ができれば一石二鳥となる。

 しかし、既存の紙文書を電子文書へ単純に置き換えてエコを実現しようというのは、あまり効率的とはいえない。文書の形態を置き換えるだけでは文書の数は減らず、むしろ電子文書の手軽さから多くの複製が生まれ、文書量が増大してしまうからだ。そうなれば、多数の電子文書を管理するために大規模なファイルサーバが必要になり、コンテンツ管理システムなども導入しなければならないだろう。大規模システムを導入するとなれば、その運用のために余分なエネルギーが必要になり、結果としてCO2排出量を増やしかねないのだ。

 A4用紙1枚を生産する際に発生するCO2量は、さまざまな試算があるので一概にはいえないが、3〜5グラム程度といわれる。流通や紙のリサイクルなども考慮すると、さらにCO2排出量が増えることになるが、紙の状態であれば印刷後はCO2をそれ以上には排出しない。しかし、電子文書をシステムで利用していくと、運用し続けている間はずっとCO2を排出し続ける。

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