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» 2006年11月16日 19時51分 公開

2007コクヨフェア:3つのポイントで防ぐ情報漏えい 「紙の資料」を忘れてませんか? (3/3)

[鷹木創,ITmedia]
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物品管理もルール作りから

 情報漏洩の事件では「相変わらず盗難や紛失事故が多い」(織田氏)という。盗難は仕方ないとしても、ヒューマンエラーの紛失や誤廃棄はやり方次第では防げることもある。例えば、従業員数800人程度のとある不動産業者は、重要書類の誤廃棄が頻発していたという。これは、40店舗ある各店舗がそれぞれのやり方で書類を分類していたため、担当者が離職したり異動したりすると、店舗ごとの“オリジナルルール”が理解できず、重要書類の誤廃棄につながっていたのだ。

 そこでコクヨでは、書類管理の全社統一ルールを提案。契約書を例にすると、ファイルのタイトルに「管理番号」「案件名」「ロケーション番号」「年度」を記入するように統一化をはかり、その不動産業者の業務改善に貢献したという。

 情報漏えいの原因になりがちな紙の文書。セキュリティのための機器を導入だけでは、思ったような効果が得られない場合が少なくない。社内ルールを整備し、社員自身が情報漏えいの危険性に気付くような仕組み作りが求められる。

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