連載
» 2006年11月24日 14時49分 公開

リレー連載・今日から始める手帳選び(1): :Webカレンダー+携帯のスケジュール管理に限界を感じた (2/2)

[吉岡綾乃,ITmedia]
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Webベースのスケジュール管理は、携帯連携や共有が便利

 今はWebカレンダーに携帯を組み合わせる方法を使っています。

 基本はYahoo!カレンダー(またはGoogleカレンダー)で、PCで予定を入力します。これが母艦になります。9割以上の連絡がPCメールで届く私にとって、データを簡単にコピー&ペーストできるこの方法はとても楽です。

Yahoo!カレンダーは非常に多機能かつ一覧性も良く、見やすい画面が特徴。携帯との連携もよく考えられている
Googleカレンダーの最大の特徴は、何といっても複数のカレンダーを重ね合わせられる点。自分の予定と上司・同僚の予定を重ねてスケジュールを確認するといった使い方が可能。個人的にはOperaに対応していない点が一番の不満点

 Webカレンダーで一番ありがたいのがリマインダ機能。予定が始まる前にメールやメッセンジャーなどで「もうすぐ予定の時間ですよ」と教えてくれる機能です。

 私の場合、このリマインドメールを携帯に送るように設定し、スケジュールに時間、場所、会う相手の部署名や名前まで入力するようにしていました。スケジュールの詳細をメールで携帯に送るためです。場所が分からない場合はメールから住所をコピーして、EZナビウォークに貼り付ければ、現地まで携帯が道を案内してくれますし(私は極度の方向音痴です……)、目的地に着いたら、携帯メールを確認してから受付を済ませれば、取材相手の部署名と名前をすぐに伝えられるのでスムーズです。

 また似た機能として、「その日一日のスケジュール」をまとめてメールで送ってくれる機能もあります。朝「今日は何をするんだっけ?」と確認するのに便利です。

Yahoo!カレンダーのリマインドメール(左)とGoogleカレンダーのリマインドメール(右)

 もう1つ、Webカレンダーの大きなメリットがスケジュールの共有が簡単なことです。スケジュールをすべて共有することも、公開範囲を制限して共有することもできます(6月29日の記事参照)。アイティメディアにはスケジュール管理用のグループウェアがあるので、社員同士はこれでスケジュールを確認できるのですが、社外の人には見せられません。そこでスケジュールの詳細は見せないまでも、「私はその時間、空いている/埋まっている」と教える目的に、Yahoo!カレンダーやGoogleカレンダーはとても合っていました。

“Webカレンダー+携帯”の弱点とは?

 Yahoo!カレンダーやGoogleカレンダーを使う方法の難点は、あくまでPCがメインで携帯がサブなので、PCの前にいない場合はスケジュールの確認・更新が難しいことです。Googleカレンダーはフルブラウザを使わないと携帯からの更新はできません。Yahoo!カレンダーはiアプリやブラウザから更新できるのですが、携帯からの更新は面倒な上に、一覧性がよくないのです。

iモードでYahoo!カレンダーにアクセスした例。iモードでは一画面にたくさんの情報を表示できないため、どうしても一覧性が悪くなる。1日の予定を表示する(左)場合はいいが、1週間の予定を一覧表示すると、予定の件数しか分からない(右)。1カ月の予定を一覧でカレンダー表示することもできるが、予定があるかないかしか分からない

 例えば出先で「xx日のxx時に空いていたら会いませんか」と言われると、携帯を取り出し、iアプリを立ち上げ(あるいはブラウザでYahoo!カレンダーにアクセスし)、パケット通信を繰り返しながらスケジュールを確認するわけです。その週のスケジュールなら大して面倒ではないですが、「3週間先のスケジュール」といった場合は何度も通信を繰り返さねばならず、かなり相手を待たせることになります。「PCがないときに先のスケジュールを素早く確認する方法」がネックになっていました。

 出先でPCがない場合は、Webカレンダーに書き込まず、携帯電話のローカルスケジューラに入力することもあります。会社に戻った後で、携帯に入れたスケジュールを、Webカレンダーに反映させなくてはならないのですが、たまにこれを忘れてしまうのです。致命的なミスをしたことはないのですが、「いつかダブルブッキングするのではないか」と不安を感じています。

 冒頭に書いたように、数ヶ月にわたる長期のスケジュールを管理する必要に迫られ、Webカレンダー+携帯の方法にはそろそろ限界を感じるようになりました。久しぶりに紙の手帳に戻そう、しかも仕事に役立つ手帳にしたい……そう思って改めて紙の手帳を探したところ、気になる手帳は3年前に使っていたのとはかなり違うものばかりでした。次回からはいよいよ、手帳選び&紹介に入ります。

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