第17回 たった3つのフォルダでメールの洪水から逃れる分類法：“PCで仕事”を速くする（2/3 ページ）

[斎藤健二，ITmedia]

優先度	当てはまるメール
すぐ見て、できればすぐに返事	自分あてのメール、本文に自分の名前が入っているメール。それでも大量なら、上長とかお客さまからの直通メール
本日中に見て、必要なら返事	自分がccに入っているメール。自分が主催のメーリングリスト、会社からの一斉通達などのメーリングリスト
時間があったら見ておく	情報収集のためのメーリングリスト、エビデンスやログとしてのメーリングリスト

　ポイントは、自分あてのメールなど、すぐに見なくてはいけないメールを、洪水から浮かび上がらせることだ。少なくとも、このメールだけは見ておけば、「アイツは返事が遅い」とか「アイツはメールを送ったのに見ていない」とか言われなくて済む。

　メールのccは、普通は自分の上長や、「この人にも一応知らせておこう」というときに入れる。だから必ずしも返事は必要ないし、目を通しておくことが期待されている。優先度は一段落ちる。

　時間があったら見ておくメールが、普通は一番多いはず。メールマガジンなどがそう。こうしたメールと優先度の高いメールが絶対に混ざらないようにしておこう。

Thunderbirdを使った自動振り分け例。自分がccされていたり、会社からの一斉通知のメールなどは、少なくとも確認が必要。なので「要確認フォルダ（＝本日中に見て、必要なら返事）へ移動する

メールで自分がToにもccにも入っていないメールは優先度が低い。返信の必要性も低い。なので、「あとで見る」フォルダ（＝時間があったら読んでおく）へ移動する。すると、受信箱に残るのは自分宛のメール＝優先度が高いもの だけになる

メールはこう分類する〜2 受信箱は常に空にする

　多くの仕事の達人にメールの管理法を聞くと、多くの人が「受信箱は空」理論を実践している。これは、受信箱をToDoリストに見立て、受信箱を空にすることでその日の仕事を終わらせるという方法だ。

　つまり、返信したり読み終わったりしたメールは、「処理済み」や「ゴミ箱」といったフォルダに手動で振り分けている。