机がゴチャゴチャな人へ――ファイリングは組織目線で考えよう：ファイリングは捨てることと見つけたり

どうして机の上のことまで、会社に口出しされなきゃいけないの？　そう思っている人は、「どうやったら周りに協力してもらえるか」と視点を変えてみましょう。

[野原 淳，Business Media 誠]

――どうしてファイリングしなくちゃいけないの？　人の机の上のことまで、会社に口出しされたくない……。自分しかこの仕事をしていないのだから、そもそも共有する必要性を感じない。

ファイリングがうまくいっていない机の例

　皆さんこんにちは。キングジム、ファイリング研究室コンサルタントの野原です。

　ファイリングを推進する際、このような意見が出てくることがよくあります。推進する側は、この反発に途方に暮れてしまうことも多いのではないでしょうか。よくある相談内容にも、テクニック的なものと同じくらい「どうやったら周りに協力してもらえるか」といったものがあります。

　その際のキーワードは、ファイリングは組織目線でということです。視点を変えれば、ファイリングの意味も理解してもらえるのではないでしょうか。

ファイリングは組織目線で

　経営者目線と言っても良いでしょう。仕事をするうえで経営者意識を持つことは、良いことであるとよく言われます。

　ファイリングテクニックを自分の効率化のために学びたい、という動機もよく聞きます。もちろん、入り口としては全く問題ありません。

　しかし自己完結しようとしているのであれば、そこはどこかの段階で考えを変える必要があります。個人がぞれぞれのファイリングを始めてしまうと、1つの組織の中にたくさんの個人ファイリングが生まれ、引き継ぎ時や緊急時に膨大な時間をロスします。組織全体で見たら、これは大変効果の低い施策になってしまいます。ひどい場合は個人ファイリングをによって得られた効率よりもロスの方が大きくなっているかもしれません。

　自分目線で考えてしまうと、何がとじてあるか覚えているから見出しはいらない。収納した場所は覚えているからファイル管理表は時間の無駄、などと言う意見が出てきます。

　書類は組織のものなので、いつでも組織の中に戻せる状態でないといけません。ファイリングはいかに書類を減らせるかが勝負になります。最終的には組織での共有が不可避なのです。また、本人不在のときでも別の人が代わりになれるようにしておくべきです。自分目線だと気が付きませんが、あなたがいないときに、周りの人はあなたのファイリングの仕方に困っているかもしれません。

　また、仕事は担当者を選んで入って来るわけではないので、常に仕事量は不均等な状態になります。情報を共有化できていないと、手の空いている人に即座に仕事を分担することができず、仕事の不均等は自然の解消を待つ他なくなります。

常に組織目線で考えることが大切

　仕事が他に回せなければ、例え50人いる会社でも1人の担当者がボトルネックになってしまいます。周りの49人の手が空いてるのに、です。

　組織者目線で考えればありえないことでも、自分目線だとこの非効率に気付きません。そしていつも「自分は忙しい」と言っているのです。

　そう考えると、ファイリングの効果を最大化させたいと思ったら、常に組織全体の効率で考えなければならないのです。それがファイリングの本当に目指すところです。

　ファイリングは組織全体を見る、経営者の視点を養えるんですね。

※この記事は、誠ブログの「ファイリングは捨てることと見つけたり：経営者意識を目ざめさせるファイリング」より転載、編集しています。

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