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» 2020年09月03日 07時00分 公開

できること、できないこと:改正電子帳簿保存法で、経理は本当にペーパーレス化できるのか (1/3)

デジタル化の促進に関して、注目されている法律の改正がある。10月から施行される改正電子帳簿保存法だ。今回の改正によって何が変わるのか、実務上どのような影響があるのかをみていく。

[武内俊介,ITmedia]

 コロナショックを機に、多くの企業がペーパーレス化に向けてようやく動き出した。政府が6月に発表した押印についてのガイドラインでは、契約書に押印しなくても法律違反にはならないことが示され、脱ハンコの動きはこれから加速するだろう。7月には政府とソフトウェア企業などが請求書の電子化に向けての協議会を立ち上げ、デジタル請求書の形式の共通化に向けて動き出している。

 デジタル化の遅れが生産性の向上を妨げていることは以前から指摘されてきたが、ハンコや原本を過度に重視する商習慣もデジタル化を阻んできた。しかし、コロナショックによって多くの人々が在宅勤務を余儀なくされ、政府も企業もようやくこの問題に真剣に向き合うようになったのだ。

 デジタル化の促進に関してもう1つ注目されている法律の改正がある。10月から施行される改正電子帳簿保存法だ。この記事では、電子帳簿保存法の内容を解説した上で、今回の改正によって何が変わるのか、実務上どのような影響があるのかをみていく。

photo 写真提供:ゲッティイメージズ

電子帳簿保存法とは

 電子帳簿保存法は1998年7月に制定された国税関係帳簿書類の全部または一部について、電子データの保存を認める法律だ。当初は会計システムを使って作成したデータを電子保存することを認めるのみだったが、2005年にe-文書法が制定されたことに伴い、スキャナーによる書類の電子化保存が認められ、17年にはデジカメやスマホで撮影したものも対象となった。

 ここでいう国税関係帳簿書類は「帳簿」「決算関係書類」「その他の証憑類」の3種別に分類されており、スキャンやスマホ撮影の対象となる請求書、領収書などはその他の証憑類となる。

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 当初は「電子データは改ざんされる可能性がある」という観点からスキャナー要件やタイムスタンプの付与などについてかなり厳しい要件が課され、導入事業者数は伸び悩んだが、スマホ撮影が可能になるなどの改正を経て、ようやく2000社弱の導入社数となった。

 20年改正の大きな目玉は、キャッシュレス決済における証憑処理が完全にペーパーレス化で行えることだろう。これまでは、クレジットカードや電子マネーで決済した経費利用についても、領収書の確認・保存が必須だった。それが、キャッシュレス決済の利用明細を経費精算システムや会計システムに取り込むことで保存要件を満たすようになり、別途領収書を回収する必要がなくなったのだ。

 また、請求書についても発行者側でタイムスタンプを付与すれば、受領者側でのタイムスタンプは不要になった。タイムスタンプが付与された請求書PDFを受け取れば、そのままデータを保存するだけで済むようになった。この変更はデジタル請求書の形式の統一化にも追い風となる。

 これらの対応についてはクラウドサービスの利用を前提としており、要件を満たすシステムを使用すればタイムスタンプや事務処理規定の備え付けなしで電子帳簿保存法に対応できるようになる。請求書や領収書の電子保存が可能になれば、保管や確認の手間を大きく減らすことができるだろう。

経理は本当にペーパーレス化できるのか

 では、改正電子帳簿保存法は、どこまで経理の業務をペーパーレス化できるのだろうか。

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