経費精算を「月間100時間」削減 正社員53人の中小企業で、どう実現したのか

[ITmedia]

　人手不足が深刻化する中、特にその傾向が顕著な中小企業において、業務効率化の必要性は高まっている。しかし、多くの中小企業では紙の証憑（しょうひょう）を用いた経費精算など、非効率な業務フローによって工数がかかってしまっているのが現状だ。

　そんな中、「ミスタードーナツ」や「築地銀だこ」のフランチャイズ店舗を25店展開するニップンドーナツ（東京都渋谷区）は、Sansanのクラウド経費管理サービス「Bill One経費」を導入。経費精算業務を全社で月間100時間以上削減したという。どのように実現したのか？

経費精算を「月間100時間」削減──どうやって？

ニップンドーナツでは経費精算業務を全社で月間100時間以上削減した（プレスリリースより、以下同）

　同社では従来、店舗の備品購入は小口現金で対応していたため、現金の引き出しや管理に工数がかかり店舗運営の負担になっていた。各店舗では本社管理部門への事前申請を行った後、銀行で現金を引き出し、その現金を管理する必要があった。また、本社管理部門でも、経費使用に関する証憑を全件目視で確認していた。

　Bill Oneの導入により、店舗および本社管理部門における業務フローのオンライン化とキャッシュレス化を推進。経費精算業務を全社で月間100時間以上を削減した。　

　具体的には、法人カードの導入により、店舗の小口現金が不要になり、本社への事前申請や銀行での現金引き出し、店舗での現金管理にかかる工数を削減できた。また、カードの支払情報はBill Oneの管理画面に自動連携され、また領収書はスマホで撮影しアップロードすれば処理できるため、本社管理部門への紙の領収書の提出や月末の現金残高に関する報告も不要に。これには月間70時間以上の工数削減を見込んでいる。

ニップンドーナツの担当者が経費をオンラインで確認する様子

　本社の管理部門では、郵便物の受け取りや開封、領収書の整理と照合作業、半年に1回実施していた店舗の現金監査、店舗の担当者が変わる度に発生していた通帳の名義変更がなくなり、月間30時間以上の工数削減を実現した。

　同社管理部部長の喜多元樹氏は「今後、Bill Oneの活用を更に推進し、お客さまにより高い価値を提供できる店舗環境を目指し、業務プロセスの改善を続けていきたい」とコメントしている。