会議の時間、なぜ「1時間」？ 日本MSの「週休3日」 実現の裏にはグローバル基準の「30分会議」：権限委譲がカギ（2/2 ページ）

日本MS「週休3日」の裏には「30分会議」の存在があった。そもそもなぜ会議は1時間が基本なのか。日本MSの広報担当者によるとグローバル基準では30分会議がメジャーらしい。Outlookの設定時間も、デフォルトは30分だ。では、どのようにすれば会議の時間をコンパクトにできるのか。

[鬼頭勇大，ITmedia]

キーワードは「権限委譲」

　30分会議を取り入れる際に注目したのが「権限委譲」だ。例えば、メールで「とりあえずCcに入れておこう」と多くの人にメールを送信してしまいがちなのと同じことが会議でも起こりがちだという。意思決定を実際に行う人が会議に参加していれば、その上司となる人は参加する必要がない。それぞれの役割を切り出すことで、不必要な会議に参加する必要もなくなるし、無駄な伝達をする必要もなくなる。日本MSでは、30分会議と並行して、「会議は原則5人まで」という取り組みも推進している。

会議の風景

　日本MSではワークライフチョイスチャレンジを行った19年8月のデータを公開しているが、30分会議の実施比率は前年同期比で46％増加した。一方で、時間を短縮したり、人数を絞ったりして会議をすることで別の問題は発生しないのだろうか。例えば「時間内に話がまとまらなかったので別の会議を開催する」「会議で決まった内容を別のメンバーに伝達するための会議を開催する」といったことだ。

　この点については、「1カ月当たりの就業日数」を見れば“杞憂”だといえる。前年同期比で日数は25.4％減少した。広報担当者は「日数も時間も、30分会議の推進で大幅に増えた、ということはない。そもそも情報の伝達だけであればチャットツールで事足りる」と話す。「そもそもその会議が必要なのか」と原点に立ち返ることも、無駄な会議の削減には必要ということだ。

効率化を達成した日本MS 19年8月の各データ

　そもそも、なぜ日本の会議には無駄が多いのか。広報担当者は「グローバルの会議では、アジェンダや司会役などが明確化されており、進行がスムース。『会議は感情的ではなく論理的に議論をするもの」と割り切って単刀直入な意見もよく出る。一方、日本では他の人の顔色を伺い、本音が出づらい。役割が明確化してないケースも多く、議論があいまいになりがち」と分析する。

　日々の業務を円滑に進めるために必要な「会議」。さまざまな業務の見直しがなされる中で、まだまだ会議の在り方に不満を抱いている人は多い。音声コミュニケーションプラットフォームを手掛けるBONX（東京都世田谷区）の調査では、35.8％の人が「会議に不満がある」と回答。「目的があいまいで雑談ばかり」「さまつな議題で打ち合わせが頻繁に設定される」といった不満が寄せられた。

　パーソル総合研究所と中原淳立教大学教授との共同調査では、従業員数が1500人規模の企業では年間に40万時間ほどが会議に費やされているとの推計結果が出ている。このうち、「ムダ」だと思われている会議の時間は9万時間にものぼるというから驚きだ。

　日本企業をむしばむ、無駄な会議。週休3日と聞くと縁遠いと思う人も多いかもしれないが、日々の無駄な会議をなくせば、日本MSのように案外すんなり実現できるのかもしれない。

これだけ多くの時間が会議に費やされている！（出所：パーソル総合研究所、中原淳「時間労働に関する実態調査」）