“正しい総務”は存在しない──総務のプロが心得るべき「厳選4カ条」（1/2 ページ）

[豊田健一，ITmedia]

　「FMクレド」を聞いたことがあるだろうか。「総務パーソンの成長を応援する」をコンセプトに活動する一般社団法人FOSCの前代表理事クレイグ・カックス氏が生み出した、総務パーソンに求められる心構えだ。経験豊富なまさに総務が生み出した珠玉の言葉である。以下に紹介しよう。

※FM（ファシリティ・マネジメント）とはこの場合、企業活動のための施設や環境の整備、管理を担う総務担当者を指す

FMクレド15カ条

• Credo1.This is MY building　当事者意識を持つ
• Credo2.FM is MANAGEMENT　自分の経営概念を持つ
• Credo3.It's all about Money　2番目に大きい間接経費の管理人
• Credo4.Alignment　正しいFMはない
• Credo5.文化の担い手
• Credo6.FM is 改善
• Credo7.目標のないFMはFMではない
• Credo8.You can’t manage what you don’t measure　測定しないものは管理できない
• Credo9.Know your numbers　自分の担当を熟知せよ
• Credo10.MBWA （Management By Walking Around）　ぶらぶら総務になれ
• Credo11.お客様と消費者の違いを知る
• Credo12.評判管理と期待管理
• Credo13.Learn by doing　身体で覚える
• Credo14.Don't fear mistakes　失敗を恐れない
• Credo15.リポートのないFMはFMではない

　一見して理解できるもの、なんとなく理解できるもの、皆さんの総務経験により、ばらつきが出るかと思う。今回はこの中から、筆者が特に重要だと思う4つをピックアップして解説したい。

総務が持つべき「当事者意識」とは

　まず取り上げたいのが「Credo1.This is MY building」だ。直訳すると「それは私のビルだ」となる。解説していこう。

　皆さんが朝、家を出る時、居間にゴミが落ちていたとしよう。ほどんどの方が、ごみを拾いごみ箱に捨てるだろう。なぜなら、ご自身の家の居間であるからだ。

　一方で、玄関を出てから駅までの道のりの間に、空き缶やペットボトル、たばこの吸い殻などが落ちていたとする。それらを拾って捨てる人は、少数派ではないだろうか。なぜなら、自分とは関係のない、ただの道路だからだ。

　出社して自社オフィスエントランスから、自分の部門のあるフロアに向かうまでの間に、目の前にゴミが落ちていたらどうだろうか。総務以外の社員で、拾う人はまれかもしれない。しかし総務職、中でもオフィスやFM（ファシリティ・マネージメント）のご担当ならどうだろう。すぐに拾って、捨てるのではないだろうか。

当事者意識があればこそ、トラブルにすぐに対処できる（提供：ゲッティイメージズ）

　「自分はオフィスの担当であり、オフィスの美観を維持することが仕事だ」という当事者意識を持っているからこそ、拾って捨てるという行動に移せる。自分の責任で対応すべきであるという意識が、まずもって、総務のプロには必要となるのだ。だからこそ「Credo1.This is MY building」という当事者意識は、15カ条の中でも最初に位置する。