Excelバケツリレーで資料作成──20年前と変わらぬ業務フロー、どう改善していくべきか？：ホワイトカラーの生産性はなぜ低いのか？（1/2 ページ）

役員が確認するための報告資料を、各部門や工場間で「Excelのバケツリレー」をして作成する──時間も手間もかかるこうした方法を、10年前、20年前と変わらずに続けている日本企業は、まだまだある。ホワイトカラーの仕事を、どう効率化していくべきだろうか？

[村田聡一郎，ITmedia]

　あなたの会社でも、毎月行われる「役員会」。そこで用いられる前月の売上や利益などの「報告資料」は、Excelのバケツリレーでできあがったものではないだろうか。各営業部門や工場が、売上高や出荷高を表にまとめて「上」に送る。

　上はそれをとりまとめた集計ファイルをさらに上に送り、それをさらに上がとりまとめ……時間も手間もかかるExcelバケツリレーを、10年前、20年前と変わらずに続けている日本企業は、まだまだある。

　ホワイトカラーの仕事を、どう効率化していくべきか。日本が誇るブルーカラーの「カイゼン」文化に照らし合わせながら考えたい。

筆者は2024年5月下旬に書籍「ホワイトカラーの生産性はなぜ低いのか〜日本型BPR 2.0」を上梓し、おかげさまで3カ月を待たずに3刷が決まるなど、一定のご評価をいただいた。本連載では、そのエッセンスをお届けしたい。

なかなか進まぬ効率化　現代のホワイトカラーは、つまるところ何か？

　ところで、そもそもブルーカラーとホワイトカラーとは何だろうか。この2つの厳密な定義を突き詰めることは本稿の目的ではない。あなたがすでに持っている、次のような大まかなイメージを頭に描いていただけば十分だろう。

• ブルーカラー：主に工場、倉庫、物流、店舗、修理といった現場で仕事をする職種。生産、物流、販売、保守など
• ホワイトカラー：主に自社や取引先のオフィスで仕事をする職種。営業、研究開発、生産管理、経理、企画、総務、調達、人事、IT、マーケティング、広報、そして役員など

　なおブルーカラー系の職場でも、いわゆる管理職になるにつれて、業務の中でホワイトカラー的なタスクが占める割合が上がっていく。

　部長級くらいから上は、実質ホワイトカラーと言えるだろう。もちろん役員も皆ホワイトカラーである。

　名前の通り、かつては襟（Collar）の色、つまり服装で線引きをしていたわけだが、実は、現代においては、非常に分かりやすい見分け方がある。現代のホワイトカラーとは、事実上ほぼ全ての作業をPCを介して行っている職種、である。

　上記でブルーカラーとして例示した職種は、フィジカルなモノやヒトを主な対象としており、PCを使うことはあってもあくまで副次的な用途である。

　一方ホワイトカラーとして例示した職種、あるいはブルーカラー職場の管理職的なタスクは、いずれも現在ではPCなしではほぼ仕事にならないだろう。実際、業務時間の大半はPCに向かっているはずだ。

　この区別は実は非常に重要な意味を持つ。ブルーカラー業務はフィジカルなのに対し、現代のホワイトカラー業務はデジタルなのである。

　ホワイトカラー自体は100年以上前からある概念だが、ほんの25年ほど前までは、オフィスにPCは普及しておらず、ホワイトカラーも「紙とエンピツ」で仕事をしていた。つまり仕事の媒体（メディア）自体はフィジカルだったから、ホワイトカラーもブルーカラーも、仕事の仕方にはさほどの違いはなかった。

　ところが1990年代半ば以降、世界中の企業で、ホワイトカラーの仕事の媒体の「デジタル化」が急速に進んだ。簡単に言えば、「紙とエンピツ」から「PC」への移行が起きた。

　そして、この移行に伴って、ホワイトカラーの生産性に革命が起きた。ホワイトカラーに定型処理をやらせる価値がゼロになってしまったのだ。