メール、Teams、Slack――バラバラな連絡ツールの「見落とし」 ChatGPT Agentsで解決する方法：その悩み、生成AIが解決（1/2 ページ）

[酒井麻里子，ITmedia]

連載：その悩み、生成AIが解決

アイデアが浮かばない、こんな無駄な作業なくしたい――。ビジネスパーソンを悩ませる日々のさまざまな困りごと、ChatGPTに聞いてみませんか？　ITジャーナリストの酒井麻里子氏がプロンプトの書き方を伝授します。

Q．メールやTeams、Slackなど複数の連絡ツールを使っていると、重要なメッセージの見落としや返信漏れをしてしまいます。AIで解決できませんか？

　ChatGPTのビジネス向けプランで利用できる「ChatGPT Workspace Agents」は、さまざまな外部サービスをつないでエージェントを作成できる機能だ。

　この機能を活用すると、SlackやTeams、メールに散らばるメッセージから、対応が必要なものだけをピックアップしてSlackの専用チャンネルに集約し、返信文案を自動で作成することも可能になる。

　例えば、社内連絡はTeams、社外とのやりとりはOutlookメール、問い合わせフォーム経由の連絡はGmail、得意先とのやりとりはSlack――といった状況でも、重要度の高いメッセージだけをすばやく確認できるようになる。

　具体的な作成の手順と、精度を上げるためのカスタマイズ方法を解説する。

著者プロフィール：酒井麻里子（さかい・まりこ）

ITジャーナリスト／ライター。生成AIやXR、メタバースなどの新しいテクノロジーを中心に取材。その他、技術解説やスマホ・ガジェットなどのレビューも。著書に『趣味のChatGPT』（理工図書）、『先読み！IT×ビジネス講座ChatGPT』（共著・インプレス）など。Yahoo!ニュース公式コメンテーター。株式会社ウレルブン代表。XRと最新テクノロジーのWEBマガジン「TechComm-R」運営。

【作成手順】各ツールに散らばる重要メッセージを集約

　ChatGPT Workspace Agentsを利用可能な環境では、サイドバーに「エージェント」という項目が表示される。「エージェントを探す」をクリックして表示された画面から作成を開始できる。

　最初に入力欄から作りたいエージェントの内容を送信する。細かい調整は後からできるので、まずは「何をしたいか」をざっくりと指示するだけで問題ない。

ChatGPT Workspace Agentsの画面。まずはやりたいことをざっくり指示してみる（筆者によるスクリーンショット、以下同）

　今回は、OutlookメールとGmail、Teams、Slackのメッセージから重要なものだけを収集し、専用のSlackチャンネルに集約するエージェントを作成する。以下のように指示した。

プロンプト

Outlook、Teams、Gmail、Slackの新着メッセージから重要なものおよびすぐに対応が必要なものを2時間おきに収集し、Slackの「重要メッセージ」チャンネルに送信する。

　指示に対して、エージェント作成のために必要な情報を追加で質問されることがある。今回は「SlackとTeamsのどの会話を監視対象にするか」「重要メッセージの判定基準」などを質問された。チャットに回答する形で、対象のチャンネルなどを指定するとともに、重要度の判定については「メッセージ内容で判断」と指示した。

必要な情報について質問されたら、回答して作成を進める

　また、初めて連携するツールは、接続の設定が必要になる。これもチャット上に表示されるボタンから設定を進めていけばよい。

　必要な初期設定の指示が終わると、エージェントの作成が開始される。アプリの追加や作業手順の設定などをAIが自動で進めてくれるので、完了を待つだけでよい。

画面が2分割され、AIがエージェント構築を進めていく。完成すると左側のチャット欄に完了のメッセージが表示される

　今回のエージェントは、定期的に自動で実行されるように設定している。その場ですぐにテストする場合は、右上の「自動化」をクリックし、そこで表示されるウィンドウで「実行」ボタンをクリックする。

スケジュールに沿って自動実行するエージェントをその場でテストしたい場合は、右上の「自動化」から操作する

　今回は、エージェントが集約したメッセージをSlackに送信する設定にしている。Slackの当該チャンネルを開き、問題なく動いていることを確認できればエージェントの作成はひとまず完了だ。

エージェント経由でSlackに送信されたメッセージ。重要メールの概要や必要なアクションが簡潔にまとめられている