紙文書のスキャンから保管までをサポート、NECと富士ゼロックスが文書管理システム

NECと富士ゼロックスは、グループウェアと複合機を連携させた文書管理システムを共同で開発し、12月より提供する。

[ITmedia]

　NECと富士ゼロックスは10月20日、紙文書の電子化からワークフローへの活用、安全な保管にいたるまでをサポートする文書管理システムの提供に関して協業することを発表した。

　この文書管理システムは、NECのグループウェア「StarOffice21」と富士ゼロックスの複合機「ApeosPort」、両社が共同で開発した連携ソフトウェアを組み合わせたものだ。2005年4月施行のe-文書法や各省庁が定めた指針に沿った形で電子文書の作成／保管を行い、文書保管コストの削減やビジネスプロセス改善を支援することが目的である。

　このシステムでは、社内に存在する見積書や請求書といった紙文書のスキャンと電子化に始まり、StarOffice21/ワークフローによる承認ワークフローの起動、業務システムへのデータ入力、承認済み文書の文書管理システムへの保管といった一連の処理を一元的に実行できるという。PDFおよびDocuWorks形式の文書に対応可能だ。

　紙文書経由の情報漏えい対策として、電子文書の印刷時には、複合機の操作パネルでユーザー名とパスワードの入力を必要とする機能を備えた。また、日本版SOX法で求められる内部統制の強化に備え、電子文書の承認／保管時に電子署名やタイムスタンプを加えることも可能だ。

　文書管理システムの価格は1300万円から。12月1日より提供を開始する。