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» 2015年07月01日 07時00分 公開

職場で役立つデジタル化レシピ:“e文書法仕様”のスキャン、ボタン1つで ScanSnapの「e文書モード」を試す (2/2)

[山口真弘,ITmedia]
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 この「e文書モード」は、e文書法の要件を満たした読み取り設定があらかじめプリセットされており、初期状態ではカラー200dpiのPDFでの読み取りに設定されている。解像度など、項目によっては変更できる値もあるが、保存先やファイル名の付け方など、ファイルの保存にまつわる項目を除けば変更せずにそのまま使ったほうが賢明だろう。

Photo まずはタスクトレイの「ScanSnap Manager」アイコンを右クリックし、「e文書モード」を選択する。ちなみに解除する際の手順も同じだ
Photo 「e文書モード」を有効にするか否かを問うダイアログボックスが表示されるので「OK」を選択。あとは通常と同じ手順でスキャンすればよい
Photo 設定画面。必要な値がプリセットされており、ユーザーが設定を変更する必要はない。保存先やファイル名の付け方など、ファイルの保存にまつわる項目は必要に応じて設定しておくとよい
Photo 画質は200dpiのほか300dpi、カラーモードはカラーのほかにグレーが選べるが、こちらも初期値のままでよいだろう。このほか向き補正や傾き補正、白紙自動削除などのオプションも利用できる
Photo 今回は修正ペンを使って価格の一部を修正した原稿をスキャンしてみる
Photo スキャンの開始は通常と同じく、原稿をセットして本体のSCANボタンを押すだけ
Photo スキャンが完了するとe文書法の要件を満たす画質で読み取ったことを示すダイアログが表示される

電子保存の強い味方に

 実際にスキャンしたデータを見てまず目につくのは、全体的に色が濃く、地肌が真っ白ではないこと。これはe文書法に、修正の跡がきちんと読み取れることが要件の1つとして含まれているためで、地肌の色を濃く読み取ることで、白地に白い修正液を使った場合も跡が判読できるようにしているわけだ。

 地肌の色を白く飛ばすことで修正の跡や原稿の折り目などを目立たなくする通常のスキャンモードとは、まったく異なる発想といっていいだろう。とはいえ、通常の書類として見た場合も違和感がない濃度に抑えられているのは、実用面からもありがたい。

 ユーザーにとって一番怖いのは、電子保存しようとスキャンした帳票が要件を満たしておらず無効になってしまうことだろう。その点、今回紹介した「e文書モード」のような専用の読み取り設定があらかじめ用意されていれば、致命的なミスが起こりにくいという安心感がある。

 機器の買い替えも不要で、アップデートだけで使えるようになる「e文書モード」のような機能は、帳票の電子保存と、その結果もたらされる事務処理コストや保管コストの削減において、強い味方となるはずだ。

Photo 「e文書モード」で読み取った書類(左)と、通常のモードで読み取った書類(右)の比較。ディスプレイの輝度によってはやや違いがわかりづらいかもしれないが、「e文書モード」で読み取ると、全体的に地肌の色が濃く出る
Photo 修正ペンで訂正した箇所を拡大したところ。「e文書モード」で読み取った書類(左)では、白地に白い修正ペンを適用していても地肌との見分けがつく
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