「経営者はクラウドが安いと洗脳されている!?」　情シスの悩みをサイボウズに直談判：俺情出張企画「俺たちのGaroon」レポート

サイボウズの年次イベント「Cybozu Days 2016」にITmedia エンタープライズの情シス交流会「俺たちの情シス」が出張。「俺たちのGaroon」として、グループウェア活用の悩みやメリットについて、ユーザーの皆さんとディスカッションを行いました。

» 2016年11月29日 10時00分公開

[PR／ITmedia]

　11月9日、幕張メッセで開催されたサイボウズの年次イベント「Cybozu Days 2016」にITmedia エンタープライズの情シス交流会「俺たちの情シス」が一日限定で出張。サイボウズのグループウェア「Garoon」とコラボし「俺たちのGaroon」としてイベントを行いました。

　登壇したのは、サイボウズ Garoon ビジネスプロダクトマネージャー池田陽介氏、サイボウズ Garoon 開発プロダクトマネージャー中野匡章氏、そしてITmedia エンタープライズ編集部池田憲弘とアイティメディアの情シス担当石野博之の4人。

　2002年にリリースされたGaroonも現在はバージョン4になり、国内4000社、200万人を超えるユーザーを抱えています。ちなみにアイティメディアは「サイボウズ Office」のユーザー。一人情シスの石野は、「ユーザーが300人を超えて、Garoonへの移行をまさに検討している」という絶妙のタイミング。石野にとっても有意義な情報を得られる会になりそうです。

「俺たちの情シス」とサイボウズのグループウェア「Garoon」のコラボ、「俺たちのGaroon」を開催しました

寝不足のあまり「管理者アカウント」を削除!?

　イベントでは、Garoonユーザーを中心とした来場者のアンケートをもとにGaroonへの期待や不満を語り合いました。

　最初のお題は「Garoonでの困ったエピソード」。最初にユーザーから披露されたのは「管理者権限である自分のアカウントを、寝不足のあまり間違って削除してしまった」という出来事。聞いている側にも緊張が走りそうなお話ですが、どう対処したのでしょうか。

Garoon 開発プロダクトマネージャーの中野匡章氏

　「バックアップを取っていたので復元は可能でした。しかし、社員全員の情報を1週間前に戻すのは申し訳ないので、新しく自分のアカウントを作成し、必要な情報を1つずつ戻していった」そうです。別の来場者からは「退職した鈴木さんと間違えて、別の鈴木さんのアカウントを消しそうになった」という、ヒヤリとした話も飛び出しました。

　Garoon開発担当の中野氏によると「最新版のGaroonなら、アカウントを消してもゴミ箱に残っています。1週間くらいならアカウントを戻せます」とのこと。いずれにせよ、この“救済措置”のお世話にならないようにしたいですね……。

Garoonのクラウド移行、なぜ進まない？

　続いて話題は「Garoonのクラウド利用」に。オンプレミスとクラウド、どちらの製品もあるGaroonですが、クラウドへの移行に積極的な理由として挙げられたのは「災害対策」でした。特に2011年の東日本大震災を契機に、BCPを重視する傾向が高まり、クラウド移行を推進したという企業は少なくありません。

　イベントでは震災後にオンプレミスからクラウドへと移行したという、Garoon歴10年のベテランユーザーが登場。

　10年前にGaroonを導入したときは、年配のユーザーがグループウェアを使いたくないと抵抗していたものの、震災後に「クラウド移行のために、グループウェアを一日止める」と告知したところ、使いたくないと言っていたユーザーも含めて、多くのユーザーから「丸一日も止まったら仕事ができない」と言われ、「意外に活用してくれていたんだ」と驚いたそうです。

Garoon ビジネスプロダクトマネージャーの池田陽介氏

　しかし、ユーザー全体で見るとクラウドのGaroonを使っている企業はまだ少ないそう。サイボウズの池田氏は「中堅企業を対象とするサイボウズ Officeは、新規申し込みのほとんどがクラウドです。一方のGaroonはオンプレミスが主流ですが、情シス本来の仕事はGaroonの運用管理ではないはず。本業に専念するにはクラウド移行は有効です」とアピールしました。

　来場者の方に挙手を求めると、やはりクラウド版Garoonを利用している企業は少数派。そこでクラウドへ移行したくない、移行できない理由を聞いたところ、答えは大きく2つに集約されました。

　1つはライセンスの価格。長期間にわたって使うとなると、クラウド版よりもパッケージ版を購入するほうが安くなるケースもあります。

　中には「経営者はクラウドが安いと洗脳されています」と問題提起するユーザーも。「長期間の利用を前提に試算すると、うちの会社の場合は途中でクラウドのほうがコストが高くなりました。Garoonが“5年割”のような長期割引制度を作ってくれたらすぐにでも移行できます」という提案も飛び出しました。この案にうなずく来場者も多数。サイボウズさん、難しいとは思いますが、ぜひぜひご検討を！

　もう1つの理由は「セキュリティ」でした。クラウドの場合、「オンプレミスよりもセキュリティ面で劣るのではないか」という反対意見が根強いとのこと。「説得がうまくいかない」というのは、どの企業でも課題になっているようです。

　サイボウズの中野氏は「セキュリティは非常に注力しているが、どこまで安全を担保すればよいのかを気にしています」と答え、池田氏も「現在のクラウド版Garoonはパブリッククラウドですが、プライベートクラウドでの提供も要望が多く、検討しているところです」と社内でも議論になっていることを明かしました。

他社製品に“浮気”させない要因はメッセージ機能にあり

　3つ目のテーマは「他のグループウェアへの移行を検討したことがあるか」。来場者の皆さんは“Garoon一筋”であるケースがほとんどでしたが、中にはまさに今、他社製品を検討中という人もちらほら。

　そんな移行検討中のユーザーを引きとめるものとして挙がったのは「メッセージ機能」。Garoon歴11年というユーザーによれば、かつて社内からの要望で、他のグループウェアへ移行を検討したとき、社員間でやりとりするメッセージ機能が定着しており、それが他製品への乗り換えを阻む要因となったとのこと。

　「社内では、電子メールはあまり使いません。電子メールはメールソフトによって使い方が違いますが、Garoonのメッセージなら全員共通なので、サポートも楽。またスレッド形式で見られるので、途中から参加メンバーが増えても、過去の話の流れを把握できるという利点があります」と、この機能が手放せない状況を説明しました。

司会を務めたアイティメディアの情シス石野（左）とITmedia エンタープライズ編集部池田（右）

　一方でメッセージ同様、社内メンバーとのやりとりに使われる「スペース機能」について、メッセージとの使い分けに悩んでいるとのこと。スペースはディスカッションのためのツールで、ToDoリストの機能も持っています。プロジェクト単位で情報共有する際には便利な機能ではあるものの、複数メンバーとのやりとりはメッセージでも可能です。

　ユーザーがメッセージ機能に慣れているため、最初はメッセージでやりとりを始めたものの、いつの間にかユーザー数が増え「最初からスペースを使えばよかった」と後悔するシーンもあるとか。来場者からは「途中でメッセージからスペースへ移行できたらいい」というアイデアも飛び出しました。

　また、スペースを使いこなしているユーザーに秘訣を聞いたところ、「この場（スペース）を盛り上げていこうという覚悟をもって使うこと」というご意見もありました。

　1時間を超えるイベントもあっという間に時が流れ、盛況のうちに終了。サイボウズの池田氏は「いただいた要望はぜひ検討させていただきます」とコメント。来年のガルーンは、今まで以上に他製品との連携を強化する予定があるとのこと。これからのGaroonのアップデートに期待したいところです。皆さん、次はぜひ「俺たちの情シス」でお会いしましょう！