コラム
» 2006年08月11日 11時25分 UPDATE

3分LifeHacking:取引先名や顧客名をまとめて辞書に取り込む

取引先の会社名や顧客名、社員の名前といった固有名詞を、テキストファイルからまとめてMS-IMEに登録して、業務文書を書く効率をアップさせよう。

[kizuki,ITmedia]

 業務のメールを書いたり、資料を作成している際、取引先の会社名や顧客名といった固有名詞が正しく変換されずにストレスを感じることは多い。その都度MS-IMEの辞書に登録していけばよいのだが、往々にして業務中はそういった余裕はない。いつかまとめて登録しようと思っていても、ズルズルと放置状態になってしまっているのではないだろうか。

 そんな時は、MS-IME 2002以降に標準で付属している「変換トレーニングウィザード」を試してみよう。あまりメジャーなツールではないが、任意のテキストファイルを解析し、そこに含まれる名詞を自動的に取り込んでくれるというスグレモノだ。

 まずは、取引先名や社員名が書かれているテキストファイルを用意する。タブ区切りといった決まったフォーマットである必要は全くなく、とにかく中に固有名詞が含まれたテキストファイルであれば何でもよい。アドレス帳からエクスポートしたテキストファイルでも構わないし、イントラネットにある取引先一覧のデータをテキストに落としても構わない。極端な話、自社Webページに書かれた「主な取引先一覧」をコピペしてテキストファイルに貼り付けるレベルでOKだ。余計なものが混じっていても気にしない。

 テキストファイルが用意できたら、MS-IMEの「ツール」から「変換トレーニングウィザード」を起動する。用意したテキストファイルを左上の画像の上にドロップするか、参照ボタンを押してテキストファイルを選択する。「次へ」をクリックするとテキストの解析がはじまり、含まれた名詞が自動登録される。完了したら、リストを見ながら間違った読みを修正したり、不要な名詞を削除すればよい。数百個の名詞が含まれていた場合でも、取込時間は10秒もかからない。

st_to01.jpg まず、MS-IMEツールバーから「ツール」−「変換トレーニングウィザード」を起動する
st_to02.jpg 用意したテキストファイルを、左のアイコン上にドロップする。参照ボタンを押してテキストファイルのパスを指定してもよい
st_to03.jpg 自動的にテキストの解析が開始される
st_to04.jpg 含まれる名詞がまとめて登録された。解析開始から完了まではわずか十数秒程度だ
st_to05.jpg 今回は試しに人名を登録してみた。稀におかしな読みの場合もあるので、その場合はマニュアルで修正するとよい
st_to06.jpg 取り込み時の設定で、カタカナの語句の登録なども行える。いろいろ試してみよう

 コツとしては、とにかく沢山の固有名詞が書き込まれているテキストファイルを用意すること。もし名刺管理ソフトを使っているのなら、データをCSV形式でエクスポートし、それをテキストに変換して取り込んでやれば、絶大な効果を発揮する。自社の社員名簿を取り込むだけでも、メールを書く際の入力効率は全く変わってくるので、まずは手近なデータから試してみてはどうだろうか。

本日のレシピ
ソフト名 Microsoft IME 2002
メーカー マイクロソフト
対応OS Windows XPに標準搭載

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