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» 2006年08月24日 21時16分 UPDATE

シゴトハック研究所:メールが溜まりまくって困る【理論編】

あなたのメールボックス、満杯になっていませんか? メルマガに仕事の重要なメールが埋もれて、見逃したことのある人は、この記事を読んで対策しましょう。

[大橋悦夫,ITmedia]

今回の課題:メールを溜めないようにうまく処理する

状況説明:毎日の仕事を進める上でメールが欠かせなくなって久しいですね。送る立場では相手が不在や多忙でも気にせず要件を“差し込む”ことができたり、複数の人に同時に送ることができたり、記録として残るなど、便利な面があります。一方、受ける立場に立つと、日々大量に押し寄せるメールをいかに効率よくさばくか、というのっぴきならない課題を突きつけられることになります。

 これに加えて、メルマガや情報系のメール、あるいはメーリングリストなど業務上のやり取りとは別に届くメールもあり、間接的であれ仕事に役に立つ内容であるだけに購読をやめることもできず、かと言って量の多さに読み切れずに溜まる一方で悩ましい、という課題もあるでしょう。これらの課題を解決するには、どうすればいいでしょうか。


コツ:メールソフトを使い分ける

 日々届くメールを眺めていると、いくつかの種類に分類できることに気づきます。

  1. 業務上のやり取りが必要なメール
  2. メーリングリストなどゆるやかなやり取りが必要なメール
  3. メルマガや情報系のメールなど読むだけで済むメール

 ほかにもあるとは思いますが、例えば会社で業務に使っているメールアドレスでメルマガを購読したり、メーリングリストに登録していると、クイックレスポンスが求められる業務上のメールが、さほど重要ではないメールに埋もれてしまうことになります。

 そこで、それぞれの種類に応じて受信するメーラーを分けるようにしてみます。

1.業務上のやり取りが必要なメール

 特に会社で導入されているメーラーがあれば、これを使うことになると思いますが、そうでなければメールを書く上で便利な機能を備えたメーラーを選ぶといいでしょう。この種類のメールを扱う上では、いかに効率よくメールを書けるかが選定基準になります。

 例えば、同じような形式のメールを頻繁に出す、ということであれば、Becky!などのテンプレート機能を備えたメーラーを使うことによって、作業効率を格段に向上させることができます。

2.メーリングリストなどゆるやかなやり取りが必要なメール

 この類のメールの特徴は業務上のやり取りほど頻繁に書かないこと、といえます。むしろ、情報源として過去ログを活用する、ということが多いと思われますので、いかに強力な検索機能を備えているかという視点で選びます。

 例えば、Mozilla FoundationのThunderbirdは、インクリメンタルサーチ(文字を入力していくと、その度に検索結果が絞り込まれていく検索方式)をはじめ、検索フォルダ(検索条件を設定した「仮想フォルダ」を作ることで、条件に合致したメールが自動的にこのフォルダに現れるようになる)など、メールの情報を後から活用する上で役に立つ機能を備えています。

3.メルマガや情報系のメールなど読むだけで済むメール

 よほどのことがない限りこちらから返信をすることがないため、読むことさえできればいい。もっといえば、読んでも読まなくてもさほど大きな損失を被ることはないと割り切ることができるメールです。

 多くの場合、これらのメールは仕事に直接関係することはまれであり、むしろ仕事を効率よく進める上では障害になり得るものです。そこで、業務とは別のメールアカウントを使ったり、別のメーラーで読む、という対策が考えられますが、結局PCに向かっている限りは読むことができてしまうため、PCから切り離します。

 例えば、ウィルコムのスマートフォン「W-ZERO3」などの携帯端末でしかメルマガを読まない、ということにすれば、PCのメールボックスからメルマガを一掃できます。読む時間が取れずに未読がどんどん溜まっていくのはストレスになりますが、かといって仕事そっちのけで未読処理をすれば、仕事が遅れて結局これもストレスになります。

 携帯端末にメルマガを“追い出す”ことによって、電車での移動中や待ち合わせなどのちょっとした空き時間ができたときにメルマガをじっくり読むことができます。PCで追われるように読むのと違って、また、いつものオフィスとは違う環境で読むために、新たな発想やアイデアが浮かぶという効果も期待できます。


 今回は、メールを3つの種類に分けて、それぞれにふさわしいメーラーを割り当てる、という方法をご紹介しましたが、ここでのポイントは、“自分の注意”を浪費しないということです。

 受信トレイを目にした時に、すぐにでも返信が必要そうなメールと、前日に自分が投稿したメーリングリストへの返信メールと、大好きなメルマガとが混在していると、自分はいったいどのモードになればいいのか混乱します。つまり、注意が分散してしまうわけです。メーリングリストのメールはすぐにでも見たいし、メルマガも読みたいし、でも仕事のメールはすぐにでも開いて確認しなければ、という悩ましい迷いを受信トレイを見るたびに感じることになり、これが繰り返されると相当なストレスになります。

 メーラーを分けることによって、メーラーごとに自分のモードを1つに統一することができますので、メールを処理するのが楽になるでしょう。

筆者:大橋悦夫

仕事を楽しくする研究日誌「シゴタノ!」管理人。日々の仕事を楽しくするためのヒントやアイデアを毎日紹介するほか「言葉にこだわるエンジニア」をモットーに、Webサイト構築・運営、システム企画・開発、各種執筆・セミナーなど幅広く活動中。近著に『「手帳ブログ」のススメ』(翔泳社)がある。


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