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» 2007年08月24日 23時34分 UPDATE

読者から見たBiz.ID:続・メールアドレスを電話で伝えるときのコツ

ビジネスシーンではなくてならない電話ですが、音声だけのコミュニケーションということもあり、何かと誤解を生むことも珍しくありません。今週の記事「メールアドレスを電話で伝えるときのコツ」でも、すっかり考えさせられました。

[鷹木創,ITmedia]

 「プルルルル、プルルルル」「はい、アイティメディアです」という電話を取る光景は、当社に限らず日常的に繰り返されています。ビジネスシーンではなくてならない電話ですが、音声だけのコミュニケーションということもあり、何かと誤解を生むことも珍しくありません。筆者の失敗では、自分の名前を「たかき」と伝えるべきところ、当時勤めていた会社の社長の名前である「たかぎ」と伝わってしまい、その後大変な苦労をしました。

 今ではすっかり笑い話ですが、今週の記事「メールアドレスを電話で伝えるときのコツ」でも、すっかり考えさせられました。

 記事中ではフォネティックコードを使う方法を紹介していますが、はてなブックマークなどを読むと、「フォネティックコードって通じるの?」「『ブラボーのB』はちょっと恥ずかしいです」という意見もいただきました。確かにご指摘の通りだと思います。確かに「B-D-M-N-T-P」(個人的にはLも入れたい)は要注意ですが、発音以外で間違いを防ぐ方法はないのでしょうか。

ポイントは復唱を促す言葉

 例えば筆者の場合、まず「えすたかき」と続けて言います。電話したときに「たかきです」と言ってますので、「たかき」自体はあらためて「てーえーけーえーけーあい」とは言いません。「そう」という名前の「えす」だけが頭に付いているんだよ、という願いを込めて「えすたかき」というわけです。いちいちアルファベットを言うより時間も早まります。

 ときどき「えすのあとにつづけてたかき」と伝える場合もあります。これは「えす」と「たかき」の間に、ハイフンやドットなどを入れてしまう誤解を防ぐためです。「ハイフンなしで」なととあらかじめ断るのも親切です。

 ここからがポイントです。電話のように音声だけという限定的なコミュニケーションの場合、お互いに確認しあうことが大事です。特に筆者は相手に「復唱させること」が大事だと思っています。

 最終的な間違えを防ぐために、先方の復唱を誘う言葉がポイントになります。「えすたかきあっとまーく○○しーおーじぇーぴーです」といった後に、すかさず「大丈夫ですか?」「OKですか?」と伝えます。ちゃんと伝わっていますか、と確認するわけです。ここで大抵の方は復唱してくれます。ここでダメ押し。「そうです。えすたかきです」と再度こちらから伝えます。これは相手が間違っていなくても再度お伝えするようにしています。

 電話での復唱は重要な要素なのでメールアドレス以外にも使うといいでしょう。復唱が効果的なシーンは、早口な相手との会話です。早口すぎて電話番号やメールアドレスがよく分からなかった場合は、「恐れ入りますが再度教えていただいてよろしいでしょうか」などと促しつつ、先方が「ぜろさんの──」といったところで間髪いれずに、こちらも「ぜーろーさーんーの──」と自分のペースでゆっくりオウム返しするのです。すると先方もこちらのペースに合わせてくれるはずです。

相手から聞く場合はどうする?

 それから今度は相手からメールアドレスを聞く場合ですが、メールアドレスのパターンを知っていると、聞き間違えが防げると思います。

 企業のメールアドレスの生成法にはいくつかパターンがあります。ベーシックなタイプは「so-takaki@bizid.jp」のように名前と名字を「-」(ハイフン)でつなげる形です。「takaki-so@bizid.jp」という姓→名の順もあるようです。同じように、名前と名字を「_」(アンダーバー)や(.)(ドット)でつなげる形も多いです。

 名前と名字を組み合わせたメールアドレスの変形としては、名前の一部を名字につなげる形も多いです。「s-takaki@bizid.jp」などです。この場合、ハイフンやアンダーバー、ドットの付かない形も確認したことがあります。「stakaki@bizid.jp」のような例ですね。

メールアドレス例
メールアドレス例 説明
1 so-takaki@bizid.jp 名前-名字(姓→名のパターンも確認)
2 so.takaki@bizid.jp 名前.名字(姓→名のパターンも確認)
3 so_takaki@bizid.jp 名前_名字(姓→名のパターンも確認)
4 stakaki@bizid.jp 名前のN文字+名字
5 sotakaki@bizid.jp 名前+名字(姓→名のパターンも確認)

 こうしたメールアドレスの形を知っていれば、ハイフンが入るのか、ドットが入るのか、それともそうした“つなぎ記号”は不要なのかを注意しながら話を聞くことができるのではないでしょうか。後は先ほどもお伝えしたように、相互に確認すれば間違いは大分防げると思います。


 記事「メールアドレスを電話で伝えるときのコツ」から、電話での伝え方を考えてみました。読者の方でいいアイデアや方法をご存知の方は、ぜひトラックバックやはてなブックマークなどを通じて教えていただけると幸いです。教えていただいた内容については、記事中でご紹介させていただくかもしれません。よろしくお願いします。

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