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» 2007年10月24日 16時18分 UPDATE

“究極の会議”をやってみた (1/2)

ITmediaにて実施した“究極の会議”体験セミナー。実際の進め方はどんな感じだったのか。また会議に対する問題点をどう考えたらいいのかを考えてみます。

[鈴木健,ITmedia]

 “議事録ドリブン”を用いた究極の会議。実際に行ってみた会議の模様を見ながら、リアルな進め方を見てみましょう。

 今回の体験会議は、全く違う職種の方が集まって行いました。共通の会議テーマを設けるのも難しいので、「社員旅行計画会議」という、どこの会社でもありそうな(なさそうな?)テーマでスタートです。

 今回の議事録の一部が以下のようになります。このような議事録をプロジェクタに投影して、参加者の議論を書き込みながら議論を進めていきます。今回は、著者が開発している、議事録ドリブン専用ツールの「Sargasso XM」を使って会議をしました。

ks_kaigisemi7.jpg リアルタイムで記入されていく議事録の様子

1stステップ──トピックの洗い出し

 最初にやるべきことは、会議で何を話さないかいけないか、トピックを洗い出すことです。「どこに行くか」「予算はいくらか」「いつからいつまでにするか」など8つのトピックが参加者の口から次々と出てきます。次のそれぞれのトピックを話す時間が何分なのかを入れていき、トピックを議論する順序を決めて並べ替えます。

ks_kaigisemi6.jpg 参加者が全員、プロジェクターに映し出された“議事録”を見ながら会議に参加する

2ndステップ──全員が合意したら「結論」に

 それでは、いよいよ議論開始です。参加者の発言はリアルタイムに議事録に書き込まれていきます。全員が合意に達すると、意見を結論に変換し、結論の行が青くハイライトされます。これでどこまで決まったのか、一目で分かるようにします。ここでは「1人5万円まで会社負担」「交通費は自腹」「家族分は半額会社負担」ということになりました。

ks_kaigisemi3.gif

3rdステップ──ToDoは即、管理ツールに登録

 旅行中のアクティビティでは、「温泉に行きたい」ということになり、「近くによい温泉がないか探す」というのが、1人の参加者のToDoに割り当てられます。このToDoは、会議終了後にToDoリストにコピーされます。

 会議の終わりには、この会議で何か決まったのか、誰がどのようなToDoの担当になったのかを最終確認します。

 第1回の会議終了後、参加者全員に1つずつ割り当てられたToDoをやってもらいます(今回は体験会議なので、空想で考えてもらいました)。

 数分後、ToDoに各人から報告をしてもらいます。会議前にToDo管理ツール上でToDoの報告をするのが、よい会議のやり方です。こうすると、会議中の報告時間が減り、会議の時間を大幅に短縮させることができます。

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