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» 2007年12月13日 17時40分 UPDATE

文具王の「B-Hacks!」:アクリル板で“何が何でも書類整理術”

情報でもモノでも、整理術の大原則は規格とルールを統一することだ。ビジネスで使う書類のほとんどがA4かA3。もしB判を利用していて煩雑になっているのなら、もう何が何でもA判にすべき。そのために便利なツールが透明なアクリル板なのである。

[高畑正幸,ITmedia]

 情報でもモノでも、整理術の大原則は規格とルールを統一することだ。中身がどんなカタチであれ、外の形をそろえることで積み重ねたり並べたりしやすくなり、整理も検索もしやすくなる。これはほとんどの整理術の本などに共通する見解だろう。

 その最たるものが書類だ。ビジネスで使う書類のほとんどがA4かA3。もしB判を利用していて煩雑になっているのなら、もう何が何でもA判にすべきだ。紙をそろえてファイリングする際、違ったサイズが混在すると扱いにくいし、トラブルの原因になる。B4やB5の書類が手元に届くと、原本が重要有印文書等以外は、迷わずコピー機で拡大か縮小してA4にする。よほど細かい文字でもない限り、B4の書類をA4に縮小したって十分読める。雑誌や新聞の切り抜きでも、コピー機にかけA4にするか、A4の紙に貼り付ける。

 困るのは、FAXなどで機械が用紙サイズを誤って認識し、B4の用紙にA4の原稿が印刷されたりする場合。こうなると縮小コピーしようにも、きっちりセンターに持ってくるのは少し難しいので、その用紙をA4サイズに裁断する。しかし、キリトリセンが印刷されているわけでもない紙をきっちりA4に切るのは、とても面倒だ。

複雑な形に切り抜かないのがポイント

 そこで用意するのが、A4サイズのアクリルの「板」。筆者の書類立てにはほかの書類と一緒に置いてあって、カッティングマットに紙を置き、その上にアクリル板を乗せてカッターで周囲を切り取ればできあがり。アクリルは透明だから、切り抜く部分が狙いやすい。筆者は、どんな書類でも30秒でA4化できる自信がある。

 新聞のスクラップなどでも、必要なところだけをいちいち複雑なカタチに切り抜いて台紙に貼るなんて面倒だ。必要なところを含む様にA4サイズに切り抜けば、そのままファイリングできる。日付と新聞名も枠に入っていればなお結構。書き込みすら不要だ。

 この板は、もちろん文具として販売されているわけではない。筆者は、東急ハンズやホームセンターなどの素材加工サービスを利用していたが、そんな話をしていたら、製図用定規などの加工を手がける井上製作所が製品化してくれた。

st_in01.jpgst_bh02.jpgst_in03.jpg カッティング用アクリル板。切り抜きたいところに当てて、周りをカッターで切り抜く。井上製作所のものはゴムがはめ込まれているので、滑らなくて便利

st_in04.jpgst_in05.jpg 新聞の切り抜きもこの通り。細かく切り抜くよりもA4サイズで切り抜いたほうが後々整理しやすい

 しかも、定規に使用する滑り止めゴム加工を施したスペシャルバージョン(!!)も用意してくれた。滑り止めゴムは、専用の機械ではめ込まれているため、ズレたりはがれたりせず、耐久性も抜群。今まではビニールテープなどを貼って滑り止めにしていたが、それよりも格段に扱いやすく、手早くかつ正確にカットできる。

コピーした名刺も簡単ファイリング

 今回は、さらに無理をお願いして、A3やハガキ、名刺サイズなどのサイズを用意して頂いた。これまた重宝。名刺サイズはかなり実用的だ。同僚にコピーしてもらった取引先担当の名刺など、この板を合わせてスパスパと切るだけで、ほかの名刺と同じケースに収納できて気持ちがイイ。A3のアクリル板を使えば、A3より大きい大判の紙から正確に定型サイズを切り出せるので、大判用紙の一部をコピーしたいときなどに使える。手帳用に専用パンチと合わせてバイブルサイズの板を用意しておけば、どんな切り抜きもあっという間に手帳のリフィルになる。

st_in08.jpgst_in09.jpgst_in10.jpg 名刺サイズのアクリル板を使えば、名刺のコピーも簡単に切り抜ける
st_in06.jpgst_in07.jpg 手帳のリフィルも簡単に作れる

 時刻表や業務上の一覧表なども、簡単にとじられるからこれまたオススメ。実用的にはまずA4と名刺を使ってみてほしい。絶対に滑り止め付の方がオススメだ。安い物ではないが、この単純な超便利道具には、十分その価値がある。

 この製品は、本来の仕事の合間に生産してもらっているため、サイズによっては、受注後の生産になる場合もある、日数には多少余裕を持って注文して頂きたい。これらのサイズ以外にも、長方形であれば各種定型サイズの板から切り出すとのこと。興味のある方は、井上製作所にサイズと費用を相談してみてほしい。

 ちなみに、井上製作所が販売している通常のカッティング定規に関してもオススメ。抜群の性能を持つ滑り止めにステンレス製のカッティングエッジを付け、表面の反射を抑えた目に優しいノングレア加工と、こちらも知られざる逸品だ。

st_in02.jpg カッティング定規
今週の「B-Hack!文具」
製品 価格 発売元
カッティング用アクリル板(A4) 609円(滑り止めなし)、1155円(滑り止めあり) 井上製作所
カッティング定規(目盛り20センチ) 892円

関連キーワード

名刺 | 整理術 | ファイリング | 新聞 | 手帳 | 文具


著者紹介 高畑正幸(たかばたけ・まさゆき)

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 1974年、香川県生まれ。図画工作と理科が得意な小学生を20年続けて今に至る。TVチャンピオン「全国文房具通選手権」で3連覇中の文具王。現在は文具メーカーに勤務、文房具の企画開発を行っている。2006年「究極の文房具カタログ」上梓。文具サイト「TOWER-STATIONERY」を主催。


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