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» 2008年05月07日 13時31分 UPDATE

“愛され”新人を育むビジネスマナー:あなたは大丈夫? コミュニケーションの落とし穴 (1/2)

社会人にとって円滑な「コミュニケーション」は、仕事の成否にかかわる基本的な要素である。またそれは、人間関係を作る手段でもあるため、「マナー」が伴わなければならない。しかし、それらをきちんと身に付けるには、それなりの訓練が必要なのだ――。

[SOS総務]
SOS総務

 あなたは、日頃の自分の言動が、相手からどう見られているのかを考えてみたことがあるだろうか? ビジネスシーンにおいては、自分では全く意識していないにもかかわらず、相手に不快感を与えてしまっていたなどということはよくある話。

あなたの言動は、相手にどう見られているのか?

 ここからは、日頃の自分の言動を客観的に振り替えるきっかけとして、コミュニケーションで陥りがちな「落とし穴」をそのケースごとにご紹介しよう。

 次ページでの「言葉遣いの『イエローカード』」とあわせて、ビジネスマナーを見直すきっかけにしてほしい。

社会人の第一歩は謙虚であること

・落とし穴1

 学生時代のバイト経験から、電話の対応は慣れたもの、と思い込んでいると、かえってちゃんとした電話応対を学ぶ機会を逃したり、勘違いしたまま覚えてしまう危険がある。

 「謙」とはへりくだること、「虚」とは自分を“虚しく”し、消し去ること。多少乱暴な言い方だが、特に最初のうちは職場環境の中に自分を持ち込むのではなく、自分が環境に溶け込むようなイメージで職場の人と付き合いたい。

 例えば、教えられたことを自分の浅い経験に照らして判断し、理解した気になるのはとても危険だ。特に社名は、初めて耳にしたときにはきちんと聞き取れないことも多い。自信満々で電話を取ったものの「○○商事です。……(相手が名乗る)……はぁ?」などとなってしまわないよう、一から覚え直す気持ちで取り組もう。

・落とし穴2

 いくつかのチーム毎にデスクが固まって「島」を作っているオフィスも多いが、人が出払っている隣の島で電話が鳴っても無視してしまっていないだろうか。他チームにかかってきた電話では、受けたところでどうせ何も分からないし、かえって失敗して迷惑をかけてしまうかも……という心配はもちろんあるだろう。しかし電話に出る人間が自分しかいないのなら、自分が会社を代表して電話に応対しなければならない。

責任感の強さが社会人としての質を決める

・落とし穴3

 指示・命令が重なった場合には、優先順位を絶対に自分で判断してはいけない。たとえば先輩から、夕方の会議に間に合うよう、資料をまとめておくように言われた。しかし、そのあとで課長から別の仕事を命じられたとする。

 先輩の上司の命令ではあるが、タイムリミットのある会議資料をあと回しにすれば間に合わないのは明らか。それは課長の責任ではなく、課長に理由を話さなかった自分の責任だ。この場合は、あとから命じた課長にわけを話して、改めて指示を仰がなければならない。

・落とし穴4

 訪問や納期など、時間に関する約束ごとは多いが、不測の事態が発生しやすいのも時間の約束。たとえば、タクシーが渋滞にはまってしまい、約束の時間に遅れてしまったとき、「道が混んでいたので約束に遅れました」といういい訳は、基本的に通用しない。いくら努力しても、約束を守れないことは往々にしてある。しかし、ビジネスの関係では、その「努力」というプロセスよりも、約束を守れたかどうかという結果が重視される。何としても約束を守るという行動の原則を、自分の中に確立しよう。

人間にも仕事にも積極的にかかわろう

・落とし穴5

 自分の指導係や、先輩・上司を嫌っていないだろうか。一生懸命やっているのに、いつもアラを見つけて指摘してくる、優しさが感じられない、話し掛けてほしくないときにも話し掛けてくる……。しかし相手は人間関係のベテランぞろい、自分のそのような気持ちは相手に筒抜けだということを心に留めておこう。対面する相手は自分の鏡。相手を嫌えば自分も嫌われる。学生時代であれば、付き合いたくない人や関心のない人との関係を避けることもできたろう。しかし、社会ではそういうわけにはいかない。人間的な好き嫌いを超えて積極的に働きかけなければ、よい人間関係は作れないのだ。

・落とし穴6

 文章に自信があるから、社内誌を作る仕事をしたい。人付き合いがうまいから、営業職を。几帳面なのでデスクワークに向いている……。誰でも、自分の向き不向きについて考えているだろう。しかし事業とは、組織、あるいはチームで動く団体競技で、与えられた仕事にそれぞれが全力を尽くすことで成り立っている。配属先が不満でも、まずそこに集中しよう。与えられた仕事に、自分から興味を掻き立てていき、よりよい形にできるよう、努力してみよう。もしかしたら自分に意外な才能を見出すかもしれない。

コミュニケーションは正しいマナーで生きる

・落とし穴7

 しっかりと理解していないのに、「はい!」と、いい返事をしてしまう。分からな分からな聞き返し、「呑み込みの悪いやつ」と思われることが怖い……。しかし、「はい」は理解したとの意思表示。よく分かっていないのにそんな返事をしてしまのは危険だ。相手の指示や命令、話を聞くときは、100%理解するまで食い下がろう。何度も聞き返す方が、最終段階になって勘違いに気付くより、ずっといい。

・落とし穴8

 新入社員のうちは、先輩や上司が何を考えているのか理解できないことが多いのは当たり前。付き合って日が浅いのだから当然だ。一方の先輩や上司は、自分の仕事をしながら新入社員の一挙手一投足を指示することは難しいのも事実。いくら、マナーを守っているからといって「相手の立場に立つ」ことを忘れてしまっては本末転倒だ。早く仕事を覚えたい、みんなの仲間に入りたい、と思うなら、先輩や上司からのアプローチを期待するだけでなく、あなた自身からのアクションも大切なポイントとなる。そうすることで、先輩、上司はそのやる気を認め、積極的にかかわってくれるようになるだろう。

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