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» 2008年11月06日 13時19分 UPDATE

シゴトハッカーズ:今でも「超」整理法で整理するのだ (1/3)

1993年からロングセラーを続ける『「超」整理法』。時系列+使った書類は頭に入れる、というこのやり方は、今でも色褪せません。整理の達人2人に活用法を聞きました。

[大橋悦夫、佐々木正悟,ITmedia]
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大橋さん、佐々木さん、紙書類をうまく保管するいい方法ってないでしょうか?


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まず、基本的には野口悠紀雄さんの「超」整理法で保管しています。書類をファイリングして、書棚に並べていき、後ほど必要になったら、人力で探し出して利用します。使い終わって、不要であれば捨てますが、捨てきれないのであれば、もとの棚の一番端(私の場合は左端)に戻します。

 例えばセミナーのための資料は、セミナーが終われば大半が必要なくなります。書籍を作る過程で、大量に発生する紙資料なども、本が刊行されたタイミングで、破棄することが多いです。


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超整理法で整理するとき、どの範囲までを同じ袋に入れるかが悩むのですが、どの書類までを1つの袋に入れますか?


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まず、人から頂いた資料に関しては、ひとまとまりでもらうことがほとんどなので、そのまま袋だけを移し替えます(移し替えない場合もごくたまにあります)。郵送されたものも扱いは同様です。それから、自分で作った資料の場合ですが、同一のタイミングでまとまっているものを、ひとまとまりとしています。例えば本を書くために、ネット上の資料をいくつかまとめて印刷することがたまにありますが、同じ時間帯に印刷したものは、ひとまとめにしています。

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ということは、ものすごい量の袋になりませんか? 1日で数袋とか?


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なるときは、1日で10袋とかになることもあります。本当にまれですが。今扱っているのは、全部で250袋くらいですが。それ以上になると書棚の区画からあふれるので、使用頻度の少ない方を探って、間引きをします。


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なるほどー。デジタル化しようと思ったことはないですか? ScanSnapとかを使って。


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実際にやっています。ただし、デジタル化する数が多くならないように気をつけています。使用頻度の低い方を探って定期的に袋を減らしているのですが、そのとき、いつまでも捨てられないファイル(野口悠紀雄さんが「神様ファイル」と名付けているもの)を、なるべくデジタル化するようにしています。その際にScanSnapを使っています。

 ちなみに似たもので山根式ファイリングがありますが、これはファイルに名前を付けて、50音順に並べて管理する方式です。メリットとしては50音順に並んでいるので、検索が簡単・スピーディーに行えることが挙げられます。デメリットとしては、ファイルの名前を付けるのが大変なことと、名前を付けるルールも難しくなることでしょう。

 「超」整理法は、とにかく新しい書類が発生する度にファイルして時間順に並べていき、使用したら、また先頭に戻すという方法です。メリットとしては「新しいファイル」と「よく使うファイル」が集中的に先頭に並ぶため、「使いやすい並び」に整列するところ。デメリットはめったに使わないファイルはひたすら探すしかない点です。

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