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» 2009年02月02日 12時00分 UPDATE

紙、時間、空間――3つの無駄をなくす文書管理:不況こそ文書管理で生産性アップ――ボトムアップが鍵 (1/2)

統制一辺倒ではなく現場の生産性や効率を向上させる文書管理を考えてみたい。キーワードは「活用」だ――。

[鷹木創,ITmedia]

 「文書管理」というと、2005年4月に施行された「e-文書法」、2009年3月期の本決算から対象となる「日本版SOX法」などといった法令に対応した内部統制を思い浮かべる人が多いはずだ。もちろん企業にとって、こうした法令対応は待ったなしである。ある程度のコストがかさんでも対応するほかない。

 ただ、“統制の文書管理”だけではコストもかかるし、現場の負担も増えるだけ。導入してはみたものの、生産性が下がって売り上げが落ちてしまった――というのでは、急速に悪化する経済情勢の中、企業を継続させるための内部統制が企業生命を脅かすという皮肉な結果につながりかねない。

 そこで、2009年2月の総務特集は「紙、空間、時間 3つの無駄をなくす文書管理」をテーマに、統制一辺倒ではなく現場の生産性や効率を向上させる文書管理を考えてみたい。

st_bunsho00.jpg 左からリコーの有田絢子さん(販売事業本部ソリューションマーケティングセンター)、キングジムファイリング研究室の矢次信一郎さん、PFUの楠忠和さん(イメージングビジネス営業統括部部長)、エプソン販売の浅野英威さん(プロダクトマーケティング部)

なぜ現場からか

 「客先から契約内容の問い合わせがあったんだけど、契約書どこかな?」「あのお客さんの契約っていつ切れるんだっけ?」「この前見た提案書を真似したいんだけど、どこにある?」――。

 現場の生産性や効率を考えた時、文書管理のキーワードは「活用」だ。契約書をしまった場所が分からないのはさすがにどうかと思うが、ただしまうだけでなく、ビジネス文書の多くは再活用することで大きく生産性を向上できる。もちろん、内部統制としての文書管理も大事だが、文書管理を行うことで、客先からの問い合わせに素早く回答したり、再契約のための営業活動をスムーズにしたり、提案書の再活用が可能になったりと現場にとってのメリットも大きい。

 一般的に経営層が考える文書管理とは冒頭で述べたような、統制の文書管理になりがち。この場合、目的が社内に偏在していたビジネス文書の管理になるわけだから、“守りの文書管理”にならざるを得ない。一方、活用の文書管理を考えるなら、現場がポイントだ。現場の効率を上げるためという目的があるのなら、“攻めの文書管理”も実現できるはずである。

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現場が活用するためのポイントは?

ポイント
選別 (1)法令で定められた書類とそうでない書類に分類
(2)そうでない書類を「再活用できるかできないか」で選別
(3)不要な書類を廃棄。よく見る書類だけにする
(4)完成前の書類を混ぜない
入力 アナログの場合:あらかじめ決めた見出しを付けてファイリングしたり、キャビネットの決まった場所にしまう
デジタルの場合:ドキュメントスキャナや複合機でスキャン
検索 アナログの場合:使う色や見出しに使う言葉を統一しておく
デジタルの場合:OCR機能などを使ってスキャンしたデータを検索できるようにしておく

 活用するために必要な要件が「選別」「入力」「検索」。紙の状態でアナログに管理する場合も、デジタルツールやシステムで管理する場合もまず、その書類を管理するべきかどうかを選別する必要がある。法令によって管理が必要だと定められているものについては、管理する側に置く。ここまではあまり考えずに進められるはずだ。

 選別は、法令で定めれられていないものが重要。簡単に言ってしまうとその書類が「再活用できるかできないか」で選別する。ここで「必要のない書類は捨てていく」(キングジムファイリング研究室で室長を務める矢次信一郎さん)。「仕事だと思って、業務時間内に時間を取ってやるべき。部署単位でインセンティブを用意して、廃棄キャンペーンをしてもいい」という。

 とはいえ、なかなか捨てられない人もいそうだ。「あったらいいなと思うぐらいの書類だったら捨てる」というのはリコーの有田絢子さん(販売事業本部ソリューションマーケティングセンター)。PFUの楠忠和さん(イメージングビジネス営業統括部部長)も「1カ月以内に見ていない書類なら、これから先も見ないのでは」という。コクヨS&Tの津山倫巳さん(ドキュメントソリューション事業部チームリーダー)も「検索性を上げるには、3カ月、1年、3年スパンで不要な書類を見直す」と口をそろえる。アクティブな書類だけ選び出して、後は思い切って捨ててしまう――のもアリかもしれない。

 方針にもよるが、完成前の書類は共有しない方がいいケースがある。例えば提案書。未完成なまま誰かに“活用”されてしまうと、大きな間違いにつながる恐れがある。作成途中なのか、完成版なのかが判別できないようなシステムの場合、未完成の書類を入れてしまうと、どれが完成したものかが分かりづらくなってしまうからだ。

 入力と検索については、アナログかデジタルかで方法が異なる。書類が紙の状態であれば、あらかじめ決めた見出しを付けてファイリングしたり、キャビネットの決まった場所にしまうことが「入力」で、色などを統一し、見出しなどを分かりやすくすることが「検索」性を高めることになる。デジタルデータの場合はドキュメントスキャナや複合機での入力が一般的だ。この際、OCR機能などを利用してサーチャブルにしておくことで全文検索も可能になる。

優しい人が捨てられない

 あなたのオフィスにもきっといるはずの書類を廃棄できない人。彼らの机の上は書類だらけだが、責めてはいけない。というのも、もしかしたら他人に配慮できる優しい人だからかもしれないからだ。

 「(捨てられないのは)ほかの人がいるかもしれないと思っているのが原因の1つ。優しい人ほどその傾向が強い」(キングジムの矢次さん)。確かに、自分自身に取っては用のない書類だけど、チームの誰かが必要としているかもと思うと捨てられないことがある。

 この場合の正解は、捨てられない書類を部署の共有資産にすること。捨てられない人の問題は、捨てられないことではなくて、情報を私物化していることなのだ。紙の資料を手渡しされたりするとついつい「自分の文書だと思ってしまう」(リコーの有田さん)――ことが問題というわけだ。

 ただ、情報の私物化は必ずしも優しい人ばかりとは限らないようで、矢次さんによると、自分勝手な人も当てはまるという。「机の上だと、その人自身は書類を取り出しやすいのだが、ほかの人が取り出しにくい。共有の書類を置く場所はオープンになっていることが前提だ」


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