コラム
» 2013年10月11日 10時00分 UPDATE

ムダにならない「ムダ」の話をしよう:定例会議はチャンスを奪う――密なコミュニケーションで会議をゼロに (1/2)

あなたの会社や部署には、定例会議があるでしょうか? 毎週、同じメンバーで同じ曜日に同じ時間――、多くの会議をするには時間や労力を要します。「定例会議で決まらないと進めないから」「今日はあまり議題がないけど定例だから」と、時間をムダにしてはいけません。せっかくのチャンスも逃げてしまうかもしれませんよ。

[庄司啓太郎,Business Media 誠]
誠ブログ

 毎週月曜日。朝から晩まで「会議づくし」の人も、少なくないと思います。特に月曜日は、定例の会議も多いのではないでしょうか?

 「いやー、朝からずっと会議でさ。たまんないよね」

 多くの会議に参加することは時間や労力を要するものの、一種の勲章やステータスのようなものであるのも、また事実です。

 マネージャーや上司が顔を揃える重要な会議に自分も名を連ねるようになったら、誇らしげな気持ちにもなります。でも、ここではっきり言わせていただきます。

 「定例会議は、チャンスを奪います。いますぐやめましょう!」

10人で1時間の会議は、10時間分の工数と同じ

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 そもそも、定例会議という形式は非常に無理があります。いろんな条件がバッチリそろわないと成立しないからです。

  • 同じ曜日、同じ時間
  • 同じ場所
  • 同じメンバーが集合

 ここで少し考えてみましょう。例えば、10人で1時間の会議をするとします、これは、10時間分の工数と同じこと。1人が丸1日働くのと同じだけの時間を消費してしまうのです。準備も含めるとさらに時間はかかりますし、会議前後の予定も制約を受けてしまいます。

 しかも、各部門のキーマンとなる人ばかりを毎回毎回一堂に集める。そこまでして、定期的に集まる必要がありますか?

 「いやいや、いちいち調整する必要がなくなるから定例的にやるほうがいいんだよ」

 という異論もあると思います。でも私は、実際はこのどちらかしかないと思ってます。

1.高密度なコミュニケーションスタイルの実現

 本当に定期的に集まる必要があるほどの関係なら、話題をいつでもどこでもすぐに共有し、即解決できるような、もっと高密度なコミュニケーションスタイルを実現するべきです。なぜなら、定例を待っているうちに、チャンスを失ってしまうからです。

2.定例ではなく必要最低限の会議に

 実はそれほど定期的でなくてもよい関係なら、形ばかりの定例会議はやめて必要最小限の会議にするべきです。定例でムダに時間を過ごすうちに、チャンスを逃します。

 どっちに転んでも、チャンスを失うことになります。

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