特集

コラボレーションプラットフォームの今：

社内協業は情報の共有から (1/2)

社内協業＝コラボレーションは、さまざまな情報の共有から始まる。どのような情報をいかにうまく共有していくかが、コラボレーションの成功のカギとなる。まずは、現在の社内協業の実態を探ることにしよう。

　「コラボレーション」と聞くと、「大手電機メーカーと有名デザイン会社のコラボレーションによって生まれた新製品」などのように、企業間や異業種間での協業を思い浮かべるかもしれない。本特集では、より広義な意味での協業＝コラボレーションを扱う。特に、企業内での協業に焦点を置く。

　社内協業というと大げさに聞こえるかもしれないが、例えば電話メモのやり取りであったり行き先を記入したホワイトボードも、社内協業の一つの要素だ。どんな企業でも、複数の社員が働いている以上、一人だけで仕事を遂行するということはあり得ない。となれば、どのような形であれ情報の共有が行われているはずである。

　ここでの情報とは、仕事をするときに必要となるあらゆる種類の情報を意味する。先に挙げた電話メモや行き先などの例も同様に、社内で共有されるべき情報の一つといえる。

　企業内で共有される情報には、上層部から全社員に向けた指示や意思伝達も含まれるし、逆に社員個人から上層部への伝達事項もある。今の企業活動では、意思決定から実行までのスピードが勝負となる場面が増えてきている。そうして意味で、意思決定権者からの指示や意思伝達が速やかに全社に通達されるような仕組みが要求されるのは当然のことだろう。

　業務において多くのプロジェクトが進行する中では、プロジェクト内はもちろん、それらプロジェクト間での情報共有も必要となる場面が多い。特に大規模プロジェクトでは、末端同士での情報共有がスムーズでなくなることも多く、プロジェクト総体での情報共有の在り方が問われる。

　情報の共有方法はさまざまだ。以前から行われているアナログ的手法では、主に口頭での連絡が主流だろう。しかし、内線電話などを含むこうした口頭での情報共有は伝達ミスが多いため、最も良い情報共有の方法とは言い難い。

　これに代わって用いられている方法は、メモ書きによる情報共有だ。電話メモ、会議メモ、秘密のメモなど、小さい紙片や付箋紙に書かれたメモをやり取りする方法だ。これなら口頭での連絡と違って、伝達ミスが起きにくいという利点がある。もちろん、会議の議事録や稟議書など社内で用いられる一定の書式に従った書類も、社内協業で用いられる重要な情報といえる。

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[下村恭（ハンズシステム），ITmedia]

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