コラボレーションプラットフォームの今：社内協業は情報の共有から (2/2)

[下村恭（ハンズシステム），ITmedia]

パソコンとLANによる情報共有

　パソコンが普及してLAN（Local Area Network）が利用されるようになってからは、ファイル共有というやり方に変わった。口頭やメモで共有していた情報を、パソコン上の電子データ（ファイル）として共有する方法だ。ワープロソフトや表計算ソフトのファイルを共有フォルダに保管するだけと手軽なので、今でも多くの人が使っているだろう。また、議事録や稟議書など書式の決まった文書も、電子化され共有することが望ましい。再加工が容易という電子データの性質をうまく利用できるからだ。

　さらに、ファイル共有や掲示板の考え方を推し進めたアプリケーションであるグループウェアや社内ポータルなどが、社内情報の共有場所として利用されるようになった。排他処理ができるなど単純なファイル共有の欠点を補ったり、個人やプロジェクトの専用ページが作れるため仕事の流れに沿った情報共有が行えるので、こうした使い方を望むケースでは有効だ。

そしてインターネット時代

　インターネットが普及し、通信手法のIP技術が進歩するにつれて、社内の情報共有の方法にも幅が出てきた。前述のグループウェアなども、パッケージを購入して導入するという方法以外に、アプリケーションサービスプロバイダーが提供するサービスを利用するという方法も選択できる。IP電話やインスタントメッセージングソフトなどの新しい情報共有ツールも生まれている。こうした最新の協業ツールも徐々に浸透してきており、すでに実践的に利用している企業も多い。

　パソコンやインターネットが普及したおかげで、社内での情報共有の方法に選択肢が増えたことはいうまでもない。口頭やメモ書きの情報が電子データとして共有されるようになり、さらにネットワークを通して共有されるようになった。仕事の効率化や正確さを考えるとき、このメリットは非常に大きい。

　では、こうした情報共有のやり方はどのような導入の方法が望ましいのか。メモ書きの状態からいきなりグループウェアを導入しても、きちんと使いこなせなければ意味がない。そもそも、こうした情報共有のメリット、あるいはデメリットは何だろうか。これをきちんと捉えておく必要があるだろう。

　そこで次回は、情報共有のさまざまな手法について、そのメリットとデメリットを考えてみることにする。

　自社内において、どのような情報共有の形態が最も適しているのか、どのような協業が可能なのか、これを機に再検討をしてみてはいかがだろうか。

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