特集
» 2006年02月07日 09時00分 公開

エンタープライズコンテンツ管理のすすめ:コンテンツ管理ソフトが解決する7つの悩み (1/2)

情報の一元化、業務プロセスの管理、セキュリティ対策――コンテンツ管理インフラが解決できる問題はさまざまだ。業務のどんな場面でコンテンツ管理製品が活躍できるのか概観してみよう。

[上村陽子,ITmedia]

 情報の管理や共有に関する理解の浸透や、コンプライアンス(法令順守)という側面から、企業のコンテンツ管理インフラに対するニーズが高まっている(関連記事)。今回は、企業が抱えるコンテンツ管理に関する問題をさらにブレークダウンして、どんな場面でコンテンツ管理製品が利用されているかを概観したい。

膨大な情報の一元化

 コンテンツを管理・保存し、必要なときに取り出して活用する仕組みは、最近になって台頭したものではない。海外の主要なコンテンツ管理ベンダーのサイトでは、1990年代後半から、各種事例が紹介されている。この中で最も多いのが、膨大な情報の一元化の事例だ。「グローバルに散在する商品情報を一元化して、営業スタッフに提供した」「患者のカルテから手書きメモまで、医療診断に必要なすべての情報を一元管理して、医師が入手できるまでをスピードアップした」「ばらばらに管理されていた膨大な保険契約書を一元管理して、顧客からの問い合わせ対応を迅速にした」など、散在している情報や膨大な情報を電子的に一元化して、業務処理効率を上げるケースが多々見られる。

業務プロセスの管理

 情報の一元化に関するものと並んでニーズの多いのが、バージョン管理やワークフローを伴う文書管理である。ある半導体メーカーでは、設計工程管理で使う設計ドキュメントの管理にコンテンツ管理製品を利用している。設計ドキュメントは一度作ったら完成というわけではなく、研究所と開発部門と工場との間での複数回にわたるやり取りが発生する。

 この会社では、従来は電子メールに仕様書を添付する形で設計書を各自が管理していたが、改定が繰り返されたり、ドキュメントの名称が各バージョンで異なることなどもあり、誤ったバージョンで作業が続いたり、配信が遅れたために設計の見直しを招くといった問題が発生していた。こういった問題を解決するために、バージョン管理機能を持つコンテンツ管理製品が利用されている。また、出来上がったドキュメントを責任者の承認を経て次の工程へ流すといった業務プロセスに対しても、1件1件をメールの添付ファイルで処理していては非効率である。コンテンツ管理製品にはワークフロー機能が備わっており、業務プロセスの改善に効果をもたらす。

ペーパーレス

 大量の文書をせっかく電子化して保存したものの、利用者がわざわざ紙に印刷して利用していることは多々あるだろう。電子化された情報を、利用者が見やすい形で保管し提供することも、コンテンツ管理の範囲として考えるべき要素である。身近なところでは「Acrobat Reader」が広く使われているが、ドキュメントハンドリングツールと呼ばれる比較的安価な製品もあり、棚に置かれたバインダーを開くような感覚で、電子文書を取り扱うための各種機能を提供している。

 日常業務でのドキュメントの作業フローを考えると、Wordの文章と、Excelの参考資料、PowerPointの図表など、複数のツールを利用して作られたアウトプットを束ねてファイリングするといったことが頻繁に行われる。その後、重要なページには付せんが貼られ、メモが書き込まれていく。このようなドキュメントの取り扱いの効率化に対しては、潜在的なニーズが見られ、企業の部門単位での導入ケースが数多く見られる。

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