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» 2011年01月31日 19時55分 UPDATE

中小企業の活力を高めるクラウド活用の潮流:業務改善からワークスタイル変革へ クラウドで「完全在宅勤務」を目指す (1/3)

ずさんな案件進ちょく管理によってプロジェクトの停滞や赤字案件の発生などが相次ぐ中、デザイン制作会社のマーキュリープロジェクトオフィスでは、クラウドサービスを活用してトップダウンによる業務改革を断行した。

[伏見学,ITmedia]

 グラフィックデザインや広告デザイン、Webシステムの開発、映像制作などを手掛けるマーキュリープロジェクトオフィスは、クラウドサービスの利用によって、プロジェクト管理の仕組みを大幅に改善するとともに、「社員の働き方」そのものの変革にも取り組んでいる。

 同社の設立は2002年5月。「典型的な中小企業ベンチャー」(赤堀哲也社長)ということもあり、当初、社内の情報システムに投資できる予算はほとんどなく、情報系ツールとしては無償でメールやスケジュール管理、ドキュメント作成などができる「Google Apps」を活用していたほか、プロジェクトなどの案件進ちょく管理はMicrosoft Excelなどのスプレッドシートで行っていた。

マーキュリープロジェクトオフィスの赤堀哲也社長 マーキュリープロジェクトオフィスの赤堀哲也社長

 デザインや映像など専門スキルが要求される案件が多い制作会社では、個人に仕事が集中し、ノウハウの集積や作業がどうしても属人的になりがちである。実際、同社でも社内のデザイナーやイラストレーターが個別に複数のプロジェクトを回していた。プロジェクトの進ちょく管理や見積作成、契約管理も各自で担当していたわけだが、多忙を極める中、自己案件管理表への入力漏れや更新遅れ、データの上書きなどが多発し、プロジェクトの停滞や請求漏れ、赤字案件の発生などが相次いだ。「案件管理データを紛失する社員や、勝手に受注単価を値引きする社員もいて、まともに業務を管理できる状態ではなかった」と赤堀氏は振り返る。

 当然のように顧客からのクレームも出始め、そうした状況を見かねて退職する社員も出てきた。「このままでは、会社が立ち行かなくなる」――。危機感を強めた赤堀氏は、プロジェクト管理の改善、効率化に真剣に向き合うこととなった。

プロジェクト管理を1つの基盤で

 いかにプロジェクト管理の効率化を図ったのか。まずは課題の洗い出しと業務の可視化を行った。その結果、社員ごとに異なる運用を防ぐため、1つのシステム基盤で同社のビジネスにかかわるプロセスをすべて管理できるような形が望ましいことが分かった。それを実現するためにITの活用は不可欠だと考えていた赤堀氏は、さまざまなITサービスを検討する。そうした中、採用を決めたのがセールスフォース・ドットコムのクラウド型プラットフォーム「Force.com」である。

「Salesforce CRMには以前から注目していたが、ユーザーが自由にカスタマイズできないのがネックだった。ところが、時を同じくしてForce.comが機能強化され、その問題が解消されたのだ」(赤堀氏)

 Force.comは、案件管理やマーケティング管理など、さまざまなビジネスアプリケーションを構築、運用するためのプラットフォームシステムで、いわゆるPaaS(サービスとしてのプラットフォーム)と呼ばれるものである。

 同社は2008年8月にForce.comを導入し、プロジェクト進ちょく管理アプリケーションをクラウド上に構築した。その後、外注費管理、社内リソース管理、請求入金管理、経費精算管理など、自社の業務に必要なアプリケーションをすべて開発し、同年10月にビジネスインフラとして本格稼働した。

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