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» 2004年06月05日 12時00分 UPDATE

システム部門Q&A(9):情報システム部門の生産性が上がらない理由 (1/2)

情報系システムは、エンドユーザー自身が自由に検索・加工できるツールとして、システム部門の作業負荷軽減とユーザーの生産性向上が期待できる。しかし、なかなかそうした効果が表れないケースもあるようだ。その理由と対処策とは?

[木暮 仁,@IT]

質問

情報系システムを効果的に運用するには?

前回の「情報システム部門縮小化に打ち勝つ!」の関連質問です。

A:「当社では、情報検索系システムの普及を図っているのですが、あまり利用されていません」

B:「当社では情報検索系システムがかなり普及しているのですが、かえって情報システム部門が多忙になってしまいました」

情報検索系システム運用における留意事項を教えてください。



個別帳票メニュー提供方式と公開ファイル提供方式

情報検索系システムとは、販売システムや会計システムのように定例的・定型的な処理をする基幹業務系システムで収集蓄積したデータを、利用者が必要なときに必要な情報を容易に入手できるようにすることを目的とした利用形態です。その典型的なものがデータウェアハウスです。

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 情報検索系システムの提供方式には、個別帳票メニュー提供方式と公開ファイル提供方式があります。個別帳票メニュー提供方式とは、「1をクリックすれば○○集計表、2なら△△分析表」というようなメニュー一覧を表示し、利用者に選択させる方法です。その応用として、対象とする得意先や商品の範囲や結果を縦軸・横軸に何を取るかをパラメータとして指定させることもありますが、本質的に処理システムは事前に提供者が用意しておくことになります。

 公開ファイル提供方式とは、個々の帳票を提供するのではなく、その基になるデータを利用者が取り扱いやすい形式にして公開し、利用者は簡易ツールを用いて、任意の切り口で検索加工する方法です。簡易ツールには、OLAPツールのようにマウスを操作するだけでよいものから、SQL(特にdisplay文)を直接記述するまで多様ですが、いずれにしても利用者がデータやファイルの内容とそれを加工する方法(プログラム)の知識が要求されます。

なぜユーザーは情報検索系システムを使わないのか

 「情報検索系システムの研修会では、それなりの理解はするものの、その後の利用がさっぱりだ」という事態がよく起こります。その理由を考えてみましょう。

1.欲しいときに情報を得られない

 情報検索系システムの特徴は、利用がアドホック(一時的)なことです。ある出力帳票を見て問題を発見し、それを調べるために次の帳票を出力し、その結果を見て……というような、イモヅル的な利用が多いのです。その中には事前には考えもしなかった切り口で検索加工する必要も多くあります。このような利用では、個別帳票メニュー提供方式は役に立ちません。

 公開ファイル提供方式は、普段から利用している人には簡単でしょうが、初めての人にはとっつきが悪いものです。いますぐに欲しいという状況になってから、その使い方を習得する(思い出す)というのでは、そうまでして使おうとは思わないでしょう。公開ファイル提供方式では利用を定着させることが重要です。

2.データやファイルが分からない

 利用されない理由として、ツールの習得が難しいことが挙げられますが、それは大したことではありません。個別帳票メニュー提供方式でも普及しないことが多いのです。利用者が分かりにくいのは、むしろデータやファイルの内容なのです。

 個別帳票メニュー提供方式では、ファイルの内容や加工方法はブラックボックスになっています。

  • 「出力された売り上げ数量合計には、無料サービス提供分や同業他社への融通などは入っているのだろうか?」
  • 「売上ファイルの売上金額の項目をすべて合計すると全社売上高になるのだろうか? それとも特別な4月に10個売って5月に2個買い戻したとき、4月売り上げは8個になっているのか、それとも4月は10個、5月は−2個となっているのか?」

 このようなことが明確になっていないと、この結果を利用できません。

 しかも、これらの定義が異なるために、Aのメニューでの値とBのメニューでの値が違ったり、出力された値が自分が知っている値になっていなかったりすると、「コンピュータはアテにならない」として利用しなくなります。さらに公開ファイル提供方式では、「求める情報を得るには、どのファイルをどのように組み合わせればよいか」が分からないことが、使わなくなる大きな原因となります。それには、ジョインの概念が理解できないこともありましょうが、標準化が不十分で「売り上げファイルの得意先コードと顧客マスタの相手先コードをジョインする」ような状況では混乱するのは当然です。

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