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2016年07月27日 10時00分 UPDATE

「私の悩み、なんだったの!?」 社会人歴7年の企画女子がExcel教室に行ったら衝撃を受けた話

[PR/ITmedia]
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 「うーん……んっ? うーん……」

 ここは都内にあるアイティメディアのオフィスの片隅。集中して静かに仕事に取り組む社員が多い中、ひとり頭を悩ませている女性社員がいます。

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 彼女は、アイティメディアの企画部で働いているユカさん。社会人歴は7年目ですが、今年になって企画チームに加わるまでは編集部に所属していたという、ちょっと珍しい経歴の持ち主です。「うーん、うーん」と悩む彼女に、先輩のYさんが声をかけてみると……

Y先輩 どうしたのユカさん、そんなに悩んで。

ユカ うぅー……うーん、うー……。

Y先輩 ど、どうしたの?(2回目)

ユカ ……はっ、すみません気づかなくて! 実は私、Excelがすっごく苦手で、今も資料づくりに苦戦していたんです。

Y先輩 なるほどね、どれどれちょっと見せてみてよ。……って、何してるのユカさん!

photo 「うわー」とゲンナリするY先輩

ユカ 何って、ショートカットキーを押してるんですよ。[Ctrl+S]で上書き保存ですよね? えいっ!

Y先輩 いやいや、それはいいんだけど、なんで両手なの(苦笑)

ユカ えっ、使えればいいじゃないですか。それにショートカットキーなんて滅多に使わないですし。普段使うショートカットなんて、他に[Ctrl+Z]で戻る、[Ctrl+X]でカット、[Ctrl+C]でコピー、[Ctrl+V]で貼り付け……くらいですよね?

Y先輩 うーん、それはちょっと知らなすぎじゃないかな。それにさっきから頻繁にマウスをカチカチしたり、マウスホイールをクリクリクリクリ回したりしているけど、動きにムダが多すぎるような気がするよ。

Y先輩が気づいた“ムダポイント”

  • ショートカットキーを使っていない、少ししか知らない
  • ショートカットキーを両手で使う
  • 範囲選択をするときドラッグの方法しか知らない(範囲選択に時間がかかる)
  • 大きな表をスクロールするときマウスで時間をかけて行っている(スクロールに時間がかかる)
  • 入力するときにセルをダブルクリックする

ユカ ガーン! それって全部当たり前だと思ってたんですが、違ったんですか……。

Y先輩 そうだね。ただユカさんの場合は、企画部に来る前はほとんどExcelを使っていなかったわけだし仕方ないかもしれない。もっと効率的な使い方を僕が教えてあげたいところだけど、そんな時間もないし……。そうだ、社会人向けのITスクールがあるみたいだけど、行ってみない?

ユカ ぜひ!

半日コースのExcel教室に突撃! その結果は?

 後日、ユカさんが訪れたのは、東京・水道橋にある「大塚商会 αラーニングセンター」。ここではさまざまな社会人向けIT講座が行われており、中でもExcel教室は人気コースの1つだそうです。

 ユカさんが今回受講するのは「意外に知らないExcelの基礎」というコース。Excelをある程度使ったことはあるものの、もっと効率的に便利に使いたい――という人のためのコースです。3時間の講習を通じて、果たしてユカさんはExcelの使い手になれるでしょうか……?

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 講習はまず、Excelの基本操作からスタート。Shiftキーを使いながら広範囲のセルを選択する方法や、Ctrlキーを使って離れた複数の範囲を選択する方法などを学んでいきます。

photo 講習オリジナルの資料にメモをしながら熱心に話を聞くユカさん

 ユカさんが特に便利だと思ったのは、規則性のある連続データを素早く入力する「オートフィル」機能です。例えば7月、8月、9月……といった名称を入力していく場合、1つ1つのセルに手入力するのではなく、データを入力した先頭のセルを選択、ドラッグしていくだけで、あっという間に連続するデータを入力できます。また、隣の列のデータと同じ行までオートフィルを実行したい場合は、フィルハンドル(セルの端っこ)をポイントしてダブルクリックすればOKです。割引率と売価の関係などをたくさん入力する際も、何度も計算式をペーストする必要はありません。

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photo オートフィルを使えば簡単に自動入力できる

 このほか、関数の使い方、条件を満たすセルを背景やアイコンで強調する「条件付き書式」の使い方、きれいに印刷するためのレイアウトの仕方――など、3時間でみっちりとExcelの使いこなし方を学んだユカさん。翌日から会社に戻って仕事に復帰することになりましたが、その成果はいかに……?

photophoto 条件付き書式を使えば、一定のルールに基づきセルを視覚的に強調できる

「『自分が知らないこと』すら知らなかった」 Excel教室で受けた“衝撃”

Y先輩 ユカさん、昨日はExcel教室だったみたいだね。講習を受けてみてどうだった?

ユカ カタタタタっ、タタタタタ……タン!(キーボードをたたく音)

Y先輩 ユ、ユカさん?

ユカ ……はっ、すみません気づかなくて! いま資料づくりの大詰めで、ちょっと集中しすぎちゃっていたみたいです。

Y先輩 へ〜。見たところだいぶ効率的になったみたいだね。マウスをカチカチしすぎることもなくなったみたいだし、キーボードをうまく活用して作業できるようになったんじゃない?

photo 「しっかりできているね、いいじゃない!」とY先輩

ユカ そう言っていただけるとうれしいです! 何より、ショートカットキーをスムーズに使えるようになったのが大きいですね。よく使う書式を登録しておいてショートカットキーで呼び出したり……。本当、これまでマウスでコピー&ペーストしていた時間がどれだけムダだったのか思い知りました。

photo 忘れてしまったところは、講習でもらった資料でチェック

Y先輩 確かにショートカットを使いこなせるとだいぶ作業がはかどるよね。僕も教えてあげられればよかったんだけど。

ユカ いえいえ、Y先輩にも普段の仕事がありますし。それに私、講習を受けて気づいたんですが、今までは「『自分が知らないこと』すらも知らなかったんだなあ……」って。

Y先輩 それはどういうこと?

ユカ これまで企画ではない別部署にいたのでExcelを使う機会が少なかったのですが、周りの人のシートを参考にすればなんとなく「使えている気」になることはできるし、自分ができないことになかなか気付けなかったのだなと思いました。

 でも、周りの人のシートをまねして見た目は“それっぽい”資料にできたとしても、細かいところや根本的なところでミスがあったとしたら、データが間違ってしまう恐れもありますよね。今までも注意していたとはいえ、基礎を理解していないのは怖いことだったのだと感じました。

Y先輩 確かにミスに自分で気づけないのは怖いことだし、社内で「その使い方はおかしい」と逐一指摘できるわけじゃないから、今回のようなスクールに通えたのは良かったかもしれないね。講習のレベル感はどんな感じだったの?

ユカ 周りの生徒さんも社会人ばかりで、最初は自分だけが遅れたら焦りそうだと思いました。でも実際に受けてみると、基礎から実践に役立つ応用法まで学べたので、私にとってもちょうどいい感じでしたね。いまとなっては「今までの私の悩みってなんだったんだろう」と思うくらいです(笑)。もっと学びたいという人にはハイレベルの講座もあるようなので、しばらく仕事で実践し、自信がついたら挑戦してみようかと思います!

開講コースはさまざま PCを使えない“スマホ世代”の若者にも?

 講習を終え、すっきりとした顔で仕事にはげみ始めたユカさん。大塚商会のαラーニングセンターではExcel教室のほか、WordやPowerPointといったその他のOfficeアプリケーション、情報セキュリティ、Webデザイン、グループウェア、データ活用、CADなど、さまざま分野の専門コースを年中開講しているそうです。

photo αラーニングセンターのコース一覧

 スクールの担当者さんによると、人気コースの1つは「ビジネス文書」作成コース。日ごろやり取りするメールの文面も、誰かにしっかり教わったことがある人は意外と少ないはず。このコースでは「ちゃんと伝わり、相手にいい印象を持ってもらえる文章」の作り方をイチから学べるのが人気だそうです。

 また、最近ではスマートフォンの普及により、あまりPCを使ったことのない新入社員も多いのだとか。そんな彼らに向け、PCの使い方などの基礎中の基礎を学べるコースなども検討しているとのこと。

 年中開講のコースのほか、企業から依頼を受ければ独自にカスタマイズしたコースを受けられたり、専用の出張セミナーを実施したりしてもらえるのもポイントです。「スキルを身につけたい」というビジネスパーソンのほか、社員の業務品質をアップさせたい経営者なども、大塚商会のαラーニングセンターに相談してみてはいかがでしょうか?

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アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ニュース編集部/掲載内容有効期限:2016年8月26日