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2017年01月10日 10時00分 UPDATE

「なんで会社ってこんなに紙ばかりなの?」 平成生まれの営業女子・ミズホが挑戦、はじめての“タブレット営業”

[PR/ITmedia]
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 「ミズホさん、このミーティング資料だけど……。もう少し追加情報を入れられないかな? ここの部分を直したらお客さんのところに行こう。資料の印刷はミズホさん、よろしくね」

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 ここはアイティメディアオフィスの営業部フロア。去年の春に入社したばかりのミズホさんが、先輩のK澤さんとミーティング前の打ち合わせを行っている。先輩のアドバイスに素直に耳を傾けるミズホさんだが、その顔はややくもり気味。それにはこんな事情があったのだった……。

 ミズホさんの心の声(丁寧に教えてくれるのはうれしいけど、紙で資料を印刷するなんて古すぎじゃないかな? 学生時代はスマホとかタブレットでなんでも共有するのが当たり前だったのに、なんだか、社会人になってから昔にタイムスリップしたみたい……

 そう、平成生まれのミズホさんにとって、紙の資料はなじみの薄い存在。それよりも、普段の生活で使っているようなスマートフォンやタブレットを使えば、もっとスムーズに営業活動が行えるのではと、1人モンモンと考えていたのだ。

 「私が我慢し続けてもいいけど、うちの会社もペーパーレス化を進めると言っていたし、なるべく紙を使わないようにしていったほうがいいはず」――そう考えたミズホさんはある日、勇気を出して直属の上司に「タブレットを業務で使ってみませんか?」と聞いてみることに。すると、上司から返ってきたのはこんな一言だった。

 「タブレットで営業かぁ……いいかもしれないね。ちょうどモバイル端末活用を検討してみたいと思っていたんだ。よかったら、ミズホさんが先頭に立って試してみてよ

 ミズホさん「はい、やってみます!

モバイル活用の最初の1歩「タブレットビジネスパック」はどう使える?

 「会社で使うタブレットだから、普段から使っているような個人向け無料サービスを使うわけにはいかないよね……やっぱりしっかりした法人向けサービスじゃないと」――そう考えたしっかり者のミズホさんが選んだのが、大塚商会のモバイル端末活用ソリューション「タブレットビジネスパック」。タブレットを業務で使うための(1)オンラインストレージ機能、(2)ペーパーレスミーティング機能、(3)名刺管理機能、(4)紛失・盗難対策機能――をひとまとめにしたサービスだ。

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 このサービスの特長は、社内外でモバイル端末を活用するための便利機能と、セキュリティ対策機能を全て合わせて月額980円/台(税別、以下同)から利用できるリーズナブルさだ。基本設定料として1台目は1万5000円、2台目以降は5500円ずつかかるが、その後は安価な月額料金で利用できる。つまり、これからモバイル端末の本格活用に踏み出そうとする企業にぴったりなソリューションというわけだ。

 ではここからは、ミズホさんがそれぞれの機能を使って“はじめてのタブレット営業”にチャレンジしてみた様子をお伝えしよう。その結果やいかに……!?

あわやプレゼン失敗……!? 資料の自動同期で窮地から脱出!

 まず使ってみたのは、オンラインストレージ機能である「プライベートキャビネット」。これは、PCの特定のフォルダ(最大容量は10GBまで)を指定すれば、そのフォルダ内のファイルを自動でクラウド上にアップロードし、スマートフォンやタブレットから閲覧できるようにするというものだ。

photo カバンにタブレットをさっと入れて、いつでもどこでもファイルにアクセス可能に

 ミズホさんの場合は、資料作成用フォルダをアップロード元として指定。いつでもどこでもこのフォルダ内のファイルにアクセスできるようにした。

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 ミズホさんが特にプライベートキャビネットの便利さを実感したのは、ある日の営業訪問のとき。このお客さんとはこれまでも紙ベースでやり取りしてきたので、今回も紙の資料を使ってプレゼンテーションしていた。しかし、大事なところであるところに気づく。「あーっ、印刷をミスしてグラフが消えてる……」(ミズホさん心の声)

 そんなときに役立ったのが、このプライベートキャビネットとタブレットの組み合わせだ。作成したプレゼン資料データにアクセスした上でお客さんにタブレット画面を見せ、滞ることなくプレゼンを終えることができたのだった。

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 プレゼンを終えた後には、お客さんにお礼とともに資料データを送るのがいつものパターン。ここでもプライベートキャビネットは活躍する。指定したフォルダ内のファイルに対し、外部からアクセス可能な「ダウンロードURL」を発行できる機能を備えているのだ。

 「頑張って作った資料ほどサイズが大きくなってしまうものなので、メールで送ることができず、外部の無料オンラインストレージを使いたい場合もありました。でも、無料サービスは広告が多くて見にくいし、セキュリティも不安。何より『相手に対して失礼なんじゃないか』と思って使用を踏みとどまっていたんです。その点、プライベートキャビネットなら大容量のファイルにも対応し、最大10ファイルまで選択して送信できます。サービス提供元がよく知らないベンチャー企業などではなく、大塚商会という点も安心できました」とミズホさんは話す。

 さらに、この操作はタブレットから簡単に行うことができ、わざわざ帰社してPCを開く必要がないのもポイントだ。セキュリティ面でも、ファイル送信時にウイルスチェックを行えるほか、パスワード自動生成による閲覧権限の設定も可能。このほか、サービス画面内で送信先を選択できるアドレス帳機能や、ダウンロードURLを知らせるメールに署名を入れる機能にも対応している。

 「あと、これは自分の気のせいかもしれないですが……、営業訪問先でお客さまにタブレットで資料をお見せすると、なんだかいつもより興味を持ってもらえている気もするんです。お客さまが関心を持ってくれたポイントをタッチ操作で拡大したり、関連する資料をお見せしたりと、私の提案活動の幅も広がりました」とミズホさんはうれしそうに話す。

社内ミーティングもペーパーレス化! 「デジサインTabミーティング」にチャレンジ

 タブレットビジネスパックが活躍するのは社外での打ち合わせだけではない。社内ミーティングのペーパーレス化に役立つのが「デジサインTabミーティング」というアプリだ。

 このアプリは、共通のネットワーク内にある複数の端末をペアリングさせ、1つの画面を共有しながらミーティングを行えるというもの。今回はこれを使って、編集部メンバーと企画会議をしてみた様子をお伝えしよう。

 利用するには、各個人の端末に専用アプリ(Windows、iOS対応)をインストールし、「ルーム名」とパスワードを設定する。あとは共通のLAN上にある端末から、そのルームに参加してもらえばOKだ。会議で使いたいファイルを端末内から選べば、同じ画面を見ながらミーティングすることができる。

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 ミズホさんが使ってみて特に便利に感じたのは、「ミーティングの流れ」を全員で共有できる点だ。

 紙の資料を使ったミーティングだと、全員の顔が下を向いてしまったり、しかも人によってはまだ進んでいない部分の資料を先に見てしまったりする。デジサインTabミーティングを使えばそうした心配なく、1つの画面を見ながら意見を交わせるのがありがたかったという。

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photo 画面共有イメージ

 「これまでは、せっかく資料を作ったのに皆が同じところを見てくれなかったり、人によっては“内職”(別の仕事)をされてしまったりと、会議が盛り上がらずに悲しい思いをすることがありました。でも、デジサインTabミーティングで、全員が会議内容に集中できるようになったと思います」とミズホさん。さらに、資料を見ながら気になった点には手書きでメモやイラストを付けることもでき、意見交換の活性化に役立ったという。

 画面共有した資料を参加者がダウンロード可能にするかどうかや、ルームに参加するのにパスワードを求めるかどうかも、ルーム作成者が自由に設定できる。「参加者を限定してのミーティングや、まだ配布できない作成中の書類や重要書類を見てもらうのにも便利でした」とミズホさんは話す。

名刺管理もアプリでラクラク便利

 ミズホさんがもう1つ便利に活用できたのが、「どこでもキャビネット」が備えている名刺管理機能だ。

 これは、名刺をスマートフォン/タブレットの内蔵カメラや複合機のスキャナーで読み取り、OCR(光学文字認識)によってデジタルデータに自動変換するというもの。もらった名刺の情報をPCに手で打ち込むことなく、簡単に名刺管理を行える。

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 「私は新しいお客さまのところに訪問して名刺交換をする機会が多いのですが、あまりに多い名刺の数に『あの人にいま連絡したいのに名刺はどこ行ったっけ……』と困ってしまうことが多々ありました。この名刺管理機能を使えば、いつでも連絡先を探せて便利です」(ミズホさん)

 名刺に書かれている会社名、人名、役職、連絡先、住所などは、OCRで自動的にテキストデータに変換する。ミズホさんは、その精度もなかなか高いと感じているようだ。「これまでに試しに数枚の名刺を取り込んでみましたが、数字違いなどの致命的なミスはありませんでした」(ミズホさん)。

photophoto 名刺データを自動取り込み。電話番号をタップすると通話を開始できる
photophoto 登録日時順で元の名刺を一覧できる機能も

 ミズホさんが特に重宝しているのは、アプリ内で管理している電話番号をタップすれば、自動で電話アプリが立ち上がって通話を始められる点だ。同様に、住所をタップすれば自動で地図アプリが立ち上がるなど、時間のないときにもスムーズに次の動作が行える点に助かっているという。

 「まだ使い始めて数日ですが、この名刺管理機能はより多くの人で使うほど便利になりそうだと感じました」とミズホさん。「営業担当が変わるなど、前任者との引き継ぎがあるタイミングで、名刺情報をデータでやり取りできればとても便利になりそうです。それに、数年前に名刺交換したデータと今のデータを照らし合わせれば、『おっ、○○さんが出世したみたい。この人はキーパーソンなのかな』ということも分かるはず。こうしたデータが積み重なれば、営業部として大きな財産になりそうですね」。

万一の紛失・盗難リスクも低減 MDM機能を標準提供

 これらの機能により、社内外問わずタブレットをどんどん活用できるようになっていったミズホさん。しかしそこで心配なのが「紛失・盗難リスク」だ。タブレットを社外に持ち運べば持ち運ぶほど、そのリスクは大きくなってしまうと言える。

 そこでタブレットビジネスパックでは、MDM(モバイル端末管理)機能を標準提供。タブレットに専用アプリを搭載しておけば、万一の端末紛失・盗難時にも、コンタクトセンターへの電話1本で、リモートロックやリモートワイプ(端末内データ消去)を行ってくれる。

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 このサービスは、大塚商会の「たよれーるコンタクトセンター」が24時間・365日体制で提供。今回のお試しの中では幸い紛失などの事故はなかったが「端末をなくしてしまってから『重要データが入っていたかも……』と心配するのは怖いので、こうしたサービスが1つあるだけで安心感がありますね」とミズホさんは話す。


 タブレットビジネスパックを活用し、はじめてのタブレット営業にチャレンジしてみたミズホさん。「カバンに入れる資料の数が減りましたし、重たいPCを持ち運ぶ必要もなくなりました。営業活動がスムーズに行えるようになっただけでなく、何より肩がこらなくなったのがうれしいですね(笑)」と言う。

 一方、ミズホさんの上司は「これまでもタブレット活用にチャレンジしてみたことがあったものの、結局どんなアプリを使えばいいか分からなくて“挫折”してしまったことがあって……」と打ち明ける。「タブレットビジネスパックなら、必要な機能が最初からそろっているので、タブレットをこれから本格的に導入する会社にとってハードルが低そうだと感じた」という。

 モバイル端末を業務で活用したいと思っていても、業務現場に浸透するか不安がある――そんな会社は、月額980円から使えるタブレットビジネスパックで“最初の1歩”を踏み出してみてはいかが?

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