同時進行するタスクの“迎撃体制”【実践編】：シゴトハック研究所

タスクリストを作るも、多忙で身動きがとれないヒロシ主任。タスクリストはやることをただ並べるだけではなく、実は工夫が必要なのです。

[大橋悦夫，ITmedia]

　出張から戻ってきたヒロシ主任が机の上に積みあがった書類や溜まったメールの処理に追われています。

ヒロシ主任　久々に会社に来たら書類の山！　そしてメールもいっぱい！　うーん、どれから手をつければいいんだろう…。

マサヨシ課長　ヒロシ君、おはよう。

ヒロシ主任　あ、課長。おはようございます！

マサヨシ課長　先週お願いした営業資料、今日までだったはずだけど……。

マンガ ふじたきりん

ヒロシ主任　え？　あ、すいません、まだやってないんです。昨日まで出張だったもので……。

マサヨシ課長　そうか。それにしても机の上がすごいことになっているみたいだけど。

ヒロシ主任　そうなんです。3日空けるだけでもうハンパないですよ。メールも100通以上溜まってますし。

タカフミ君　ヒロシ主任、おはようございます。あのー、あと5分でミーティングですけど、大丈夫ですか？

ヒロシ主任　わ、そうだった！　えーと、すぐ追いかけます。

　ミーティングが終わり、ヒロシ主任が戻ってきました。

マサヨシ課長　ヒロシ君、ちょっといいかな？

ヒロシ主任　あ、ハイ！

マサヨシ課長　決算前でいろいろと追われているところだとは思うけど、だいぶ厳しそうなんだな。

ヒロシ主任　ええ……。タスクリストは作るようにしているんですけど、もうあまりにも多すぎて、身動きが取れなくなってるんですよ。

マサヨシ課長　ちょっとタスクリストを見せてもらえるかい？

ヒロシ主任　ハイ、これです。

マサヨシ課長　ウム。確かに多いな。これは上から順番にやるのかね？

ヒロシ主任　あ、いえ。それは思いついた順にガーッと書き出したものなので、順番はやりながら考えてます。

マサヨシ課長　それはいかんな。いちいち考えていたらその時間がもったいないし、そもそも何を何時までに終えなければいけないかがわからなくなるだろう。

ヒロシ主任　はい、確かに……。

　ということでマサヨシ課長は「その日のタスクの着手順を最初に決めてしまう」というコツを伝授します。

マサヨシ課長　こうやって一度順番を決めておけば、あとは何も考えずにこのリストに沿って順番に片付けていくだけで済むだろう。

ヒロシ主任　でも、飛び込み作業とかも多くて、順番を決めてもすぐにぐちゃぐちゃになっちゃうんですよね。

マサヨシ課長　そういう時のために、勢いのある午前中はやや詰め込み気味にして、午後に30分くらいの空き時間を2本入れておくんだ。そうすれば、午前中の仕事があふれた場合や飛び込み作業が入った時のバッファになるからね。

ヒロシ主任　あー、なるほど。確かに午後にまできっちり詰め込んだら身動きが取れなくなりますね。

ヒロシ主任のつぶやき

　あえて空き時間を予定しておくというのは今まで考えたこともなかったなー。でも、振り返ってみると、なんだかんだ言っていつも予定外な時間は発生しているわけだから、最初からその時間を見込んで空けておけばいいわけだ。何もなければその分早く帰れるだろうし！　まぁ、無理だけど。